Manual de compras


Sist. De compras y ctas. A pagarObjetivos:


Tiene a su cargo la gestión de abastecimiento de los recursos necesarios para El funcionamiento de la empresa, incluyendo la administración de las ctas a Pagar y de los pagos a proveedores.Se debe Aprovechar al máximo las posibilidades que tienen las computadoras; lograr la Actualización automática de los registros que se ven afectados por las Diferentes operaciones, y el almacenamiento de las transacciones con el objeto De generar los subdiarios correspondientes, el respectivo asiento resumen para El libro diario y otros informes.

2-

Aspectos A tener en cuenta:

que admitan op. En moneda nacional como en Extranjera; que las órdenes de compra incluyan adicionales como fletes e Impuestos, cotizados por el proveedor en forma separada; que juntamente con la Captura de datos del informe de recepción, remito del proveedor o factura, etc. El control de cumplimiento de la orden de compra se realice en forma Automática.

3-

Emisión De documentos:

son necesarios los pedidos de cotización, las órdenes De compra y los Info de recepción, también generar las solicitudes de compra de Los usuarios y los pedidos de reaprovisionamiento del sector de almacenes.

4-

Archivos:

el Sist. Hará uso de una serie de archivos como por ej. Maestro de proveed., Solicitud de compras, pedidos pendientes, saldos, etc.

5-

Módulos Adicionales:

módulos adicionales optativos para administrar Documentos a pagar; en caso de cancelarse una deuda en cta. Cte. Con Documentos, el sist. Realiza automáticamente tanto la baja de la deuda en cta. Cte. Como el alta del doc. Entregado.

6-

Estructura Del sistema:

los antiguos sistemas separaban las compras de las Ctas. Ctes. Con proveedores en respectivos sistemas. Las mejores piezas de Software los agrupan en subsistemas o módulos que pueden comprender en adm. De Proveed., de solicitudes de compras, pagos cta. Cte., etc. Estos archivos Estarán afectados por el sector de ventas, compras o producción.

7-Módulos del sistema- Modulo Detección De la necesidad de compras:

A) Artículo Con Stock: El sector de almacenes es el encargado de pedir reaprovisionamiento Cuando el stock de artículos vulnere su punto de pedido.
Stock mínimo: Corresponde al consumo estimado de un producto durante su reaprovisionamiento. Punto de pedido: Stock mínimo + margen de seguridad

b) Artículos Sin stock: Artículos de consumo no habituales, para los cuales se emitirá un Formulario de solicitud de compra desde los distintos sectores.

Limites de Autorización de compras. Precisos y relacionados tanto con el nivel jerárquico Como con la especialidad del funcionario que pueda autorizar la compra.

Modulo de selección del proveedor y adjudicación: Recibidos los pedidos de reaprovisionamiento y solicitudes de compras, compras Procede a cotejar las firmas en dichos formularios, y, a consultar el registro De proveedores para proceder a solicitarles cotización. El pedido de cotización Se hace por escrito y la cotización del proveedor también. Recibidas las Cotizaciones, se selecciona la mas conveniente en cuanto a precio, calidad, Plazos de entrega, condiciones de pago, plazo de mantenimiento de la oferta, Garantías, etc. Y se emite OC al proveedor.

Modulo de recepción: control y almacenamiento: La Entrega de las mercaderías se produce en el sector de recepción, quien emite el Formulario de informe de recepción luego de efectuar controles. La mercadería Sufre control de calidad antes de su almacenamiento , dejando tanto el sector De control de calidad como almacenamiento constancia de ello.

De esta manera Compras da por concluida la gestión de compras, y, contaduría prepara Adecuadamente las tareas que le esperan en el próximo modulo, almacenes procede A la registración del ingreso de mercaderías, recibiendo las mismas junto con El remito y el informe de recepción (copias)

Modulo control de la compra y registración: El Sector de contaduría reúne los documentos representativos de los distintos Pasos del circuito de compras: OC; OCI; IR;REMITO. AL recibir la factura Procederá a su control y registración quedando como una cuenta por pagar.

-Módulo de Adm. De proveedores: se encarga de la adm. De datos fijos de los Proveedores, ej. Código de proveed. Apellido y nombre, tel., etc.

Este módulo Trabaja con archivos que contienen Info poco volátil, ya que no es frecuente la Pérdida de vigencia de Info. También deben Administrarse adecuadamente los precios de las últimas compras. Los precios, Condiciones, etc.

-Módulo 2. La Secuencia de transacciones: compras- pagos: este proceso Genera y utiliza archivos de transacciones, aquellos que nacen con la carga de Los datos de las solicitudes y pedidos de los usuarios y almacenes. Luego de Una selección, depuración y agregado de los datos de los archivos, se pueden Generar las solicitudes de compra y pedidos de reaprovisionamiento, selección De proveedores, emisión de pedidos de cotización, etc.————-Para mayor Claridad los descomponemos en 6 sub procesos:A-Detección de la necesidad de compra.B-Selección del proveedor.C-Evaluación de propuestas y adjudicación.D-Revisión y control.E-Control de compras y registración.F-Pagos.

Dejar un Comentario

Tu dirección de correo electrónico no será publicada. Los campos necesarios están marcados *

Puedes usar las siguientes etiquetas y atributos HTML: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <s> <strike> <strong>