1. Definição de Projeto
É um empreendimento não repetitivo, caracterizado por uma seqüência clara e lógica de eventos, como início, meio e fim, que se destina a atingir um objetivo claro e definido, sendo conduzidos por pessoas dentro de parâmetros predefinidos de tempo, custo, recursos envolvidos e qualidade. É um conjunto de ações, executado de maneira coordenada por uma organização transitória, ao qual são alocados os insumos necessários para, em um dado prazo, alcançar o objetivo determinado
2. Características dos projetos
2.1 São temporariedade, a individualidade do produto ou serviço a ser desenvolvido pelo projeto, a complexidade e a incerteza.
2.1.1 Temporariedade significa que todo projeto possui um início e um fim definidos, ou seja, é um evento com duração finita, determinada em seu objetivo. Wideman afirma que o ciclo de vida do projeto caracteriza a sua temporariedade, partindo de um processo de trabalho estratégico inicial até atingir um topo de trabalho executivo de produção que antecede o seu término.
2.1.2 Individualidade do produto ou serviço produzido pelo projeto, conforme o guia de conhecimento de gerenciamento de projetos do PMI, significa realizar algo que não tinha sido realizado antes. Como o produto de cada projeto é único, suas características precisam ser elaboradas de maneira progressiva de modo a garantirem as especificações do produto ou serviço a ser desenvolvido.
• Seqüência clara e lógica de eventos:
O projeto é caracterizado por atividades encadeadas logicamente de modo a permitir que, durante a execução, o acompanhamento e o controle sejam precisos.
• Início, meio e fim:
Todo projeto respeita um determinado ciclo de vida, isto é, tem uma característica temporal. Muitas vezes, o término de um projeto coincide com o início de outro. Ter inícios meio e fim não significa ser longo ou curto em duração. Podem existir projetos de 1 dia ou de 10 anos. Porém, um projeto que não tem término não é um projeto, é rotina
Gestor de Projeto
Este profissional raramente participa das atividades diretas do projeto que produzem os resultados. Sua função é gerenciar o progresso do empreendimento e através das variáveis (qualidade, custo, prazo e âmbito) verificar seus desvios. Desta forma, seu objetivo geral é proporcionar que as falhas inerentes aos processos sejam minimizadas. Um gerente de projeto tem que determinar e executar as necessidades do cliente, baseado nos seus próprios conhecimentos. A habilidade de adaptar-se aos diversos procedimentos pode lhe proporcionar um melhor gerenciamento das variáveis e desta forma uma maior satisfação do cliente.
Características do gerente de projetos
• Conhecimento:
Refere-se ao que o gerente de projetos sabe a respeito de gerenciamento de projetos.
• Desempenho:
Refere-se ao que o gerente de projetos é capaz de realizar enquanto aplica seu conhecimento.
• Pessoal:
Refere-se ao comportamento do gerente na execução do projeto.
Habilidades e Atuação
• Liderança:
Estabelecer direção – desenvolver uma visão de futuro e as estratégias de mudanças para atingir essa visão, Alinha pessoas – Comunicar esta visão, através de palavras e ações, às pessoas cuja cooperação possa ser necessária para atingir essa visão e Motivação e insipiração – ajudar as pessoasa adquirirem energia para superar as mudanças políticas, burocráticas e relacionadas a recursos.
• Comunicação:
• Negociação:
Negociar significa discutir com outros com o objetivo de se chegar a um acordo. Durante todo o projeto deve-se negociar objetivos de escopo, custo e cronograma, mudanças de escopo, custo e cronograma, termos e condições contratuais, designações e recurso.
• Solução de problemas:
Solucionar problemas envolve uma combinação entre definição do problema e tomada de decisão. Problemas podem ser internos ou externos, natureza técnica, gerencial ou interpessoal, A tomada de decisão consiste em analisar o problema para identificar possíveis soluções.
9. Gerenciamento de Qualidade
O principal objetivo é garantir que o projeto será concluído dentro da qualidade solicitada, conseguindo assim a satisfação das necessidades de todos envolvidos do projeto. A qualidade do projeto está associada a inúmeras dimensões, tais como defeito zero, manter o cliente mais próximo do processo, fazer correto da primeira vez e uma melhora contínua.
9.1 Processos de Gerenciamento da Qualidade
• Planejar a qualidade: O processo de identificar os requisitos e/ou padrões de qualidade do projeto e do produto, bem como documentar de que modo o projeto demonstrará a conformidade.
• Realizar a garantia da qualidade: O processo de auditoria dos requisitos de qualidade e dos resultados das medições de controle de qualidade para garantir que sejam usados os padrões de qualidade e as definições operacionais apropriadas.
• Realizar o controle da qualidade: O processo de monitoramento e registro dos resultados da execução das atividades de qualidade para avaliar o desempenho e recompensar as mudanças necessárias.
5. Gerenciamento de Integração
Consiste em garantir que todos os processos estão integrados. Com o objetivo de estruturar o projeto de um modo em geral que possa garantir que as necessidades das partes envolvidas sejam realizadas pelo projeto.
5.1 Processos de Gerenciamento de Integração
• Desenvolver termo de abertura do projeto: É o processo de desenvolvimento de um documento que formalmente autoriza um projeto ou uma fase e a documentação dos requisitos iniciais que satisfaçam as necessidades e expectativas das partes interessadas.
• Desenvolver o plano de gerenciamento do projeto: É o processo de documentação das ações necessárias para definir, preparar, integrar e coordenar todos os planos auxiliares.
• Orientar e gerenciar a execução do projeto: É o processo de realização do trabalho definido no plano de gerenciamento do projeto para atingir os objetivos.
• Monitorar e controlar o trabalho do projeto: É o processo de acompanhamento, revisão e ajuste do progresso para atender aos objetivos de desempenho definidos no plano de gerenciamento.
• Realizar o controle integrado de mudanças: É o processo de revisão de todas as solicitações, aprovação e gerenciamento de mudanças em entregas, ativos de processos organizacionais, documentos de projeto e plano de gerenciamento do projeto.
• Encerrar o projeto ou fase: É o processo de finalização de todas as atividades, de todos os grupos de processo de gerenciamento do projeto, para encerrar formalmente o projeto ou a fase.
5.2 No gerenciamento da integração é importante que se atente para os seguintes aspectos:
• Verifica se todas as outras áreas têm processo de controle de mudanças especificas que atuam como subsídio ao processo global de controle de mudança;
• Manter sempre os registros de desempenho para garantir um melhor monitoramento do desempenho;
• Avaliar sempre se as metas e os objetivos do projeto estão sendo evidenciado em todos os outros planos do projeto;
• Avaliar sempre de maneira integrada qualquer necessidade de replanejamento;
• Utilizar-se do plano de gerenciamento das comunicações para garantir que todas as informações relativas à integração estejam disponíveis para as demais áreas.
6. Gerenciamento de Escopo
O gerenciamento de escopo tem como objetivo principal definir e controlar os trabalhos a serem reutilizados pelo projeto de modo a garantir que o produto, ou serviço, desejado seja obtido através da menor quantidade de trabalho possível, sem abandonar nenhuma premissa estabelecida no objetivo do projeto.
6.1 Genericamente, o escopo pode ser subdividido em:
Escopo Funcional :
Conjunto de características funcionais do produto, ou serviço, a ser desenvolvido pelo projeto, tais como capacidade, mercado, filosofia, etc. Normalmente são direcionados ao cliente e são também denominados requisitos funcionais;
Escopo Técnico:
Características técnicas do projeto, destacando os padrões e as especificações a serem utilizadas, normas legais a serem obedecidos, procedimentos de qualidade (ISSO) etc. Normalmente são direcionadas para a equipe do projeto e são também denominados requisitos técnicos;
6.1.3 Escopo de Atividades
Trabalho a ser realizado para prover o escopo técnico e o escopo funcionais do produto, ou serviços, do projeto, normalmente evidenciado na Estrutura Analítica do Projeto (EAP).
6.2 Processos de Gerenciamento do Escopo
• Coletar os requisitos:
Processo de definir e documentar as funções e funcionalidades do projeto e do produto necessárias para atender às necessidades e expectativas das partes interessadas.
• Definir o escopo:
É o processo de desenvolvimento de uma descrição detalhada do projeto e do produto. A preparação detalhada da declaração do escopo é crítica para o sucesso e baseia-se nas entregas, premissas e restrições que são documentadas durante a iniciação do projeto.
• Criar a EAP:
É o processo de subdivisão das entregas e do trabalho do projeto em componentes menores e de gerenciamento mais fácil.
• Verificar o escopo:
É o processo de formalização da aceitação das entregas concluídas do projeto. Inclui a revisão das entregas com o cliente ou patrocinado para assegurar que foram concluídas satisfatoriamente e obter deles a aceitação formal das mesmas.
• Controlar o escopo:
É o processo de monitoramento do andamento do escopo do projeto e do produto e gerenciamento das mudanças feitas na ilha de base do escopo.
7. Gerenciamento de Tempo
O gerenciamento do tempo, juntamente com o gerenciamento de custos, são as mais visíveis áreas do gerenciamento de projeto. A grande maioria das pessoas que se interessam por projetos tem como objetivo inicial controlar prazos, confeccionar cronogramas e redes etc.
7.1 Processos de Gerenciamento de Tempo
• Definir as atividades
É o processo de identificação das ações especificas a serem realizadas para produzir as entregas do projeto.
• Seqüenciar as atividades:
É o processo de identificação e documentação dos relacionamentos entre as atividades do projeto.
• Estimar os recursos das atividades:
É o processo de estimativa dos tipos e quantidades de material, pessoas, equipamentos ou suprimentos que serão necessários para realizar cada atividade.
• Estimar as durações das atividades:
É o processo de estimativa do numero de períodos de trabalho que serão necessários para terminar as atividades especificas com os recursos estimados.
• Desenvolver o cronograma:
É o processo de análise de seqüências das atividades, suas durações, recursos necessários do cronograma visando criar o cronograma do projeto.
• Controlar o cronograma:
É o processo de monitoramento do andamento do projeto para atualização do seu progresso e gerenciamento das mudanças feitas na linha de base do cronograma.
7.2 No gerenciamento de tempo, é importante que se atente para os seguintes aspectos:
• Nenhum cronograma é perfeito, mas isso não impede que o projeto faça sempre a melhor estimativa possível.
• Cronograma do projeto determina, em parte, o seu orçamento;
• O nível de detalhamento dos cronogramas é mais uma função do tamanho do projeto;
• Sempre deve-se estimar o tempo baseado no melhor e no pior cenário;
• Gerenciamento de projetos não é somente gerenciamento de tempo.
8. Gerenciamento de Custos
O gerenciamento de custos tem como objetivo principal garantir que o capital disponível será suficiente para obter todos os recursos para se realizarem os trabalhos do projeto. O gerenciamento de custos não pode considerar os custos incorridos no próprio projeto.
8.1 As maiores causas de falhas no gerenciamento de custos podem ser atribuídas a elementos externos ao processo isolado de custos. São elas:
• Interpretação errada do trabalho a ser realizado
• Omissão na definição do escopo do trabalho
• Cronograma pobremente definido ou excessivamente otimista;
• Fracasso na avaliação de riscos;
• Estrutura analítica do projeto (WBS) mal definida;
• Parâmetros de qualidade mal estabelecidos
• Fracasso na estimativa dos custos indiretos e administrativos do projeto
8.2 Processos de Gerenciamento de Custos
• Estimar os custos:
É o processo de desenvolvimento de uma estimativa dos recursos monetários para executar as atividades do projeto.
• Determinar o orçamento:
É o processo de agregação dos custos estimados de atividades individuais ou pacotes de trabalho para estabelecer uma linha de base dos custos autorizada.
• Controlar os custos:
É o processo de monitoramento do progresso do projeto para atualização do seu orçamento e gerenciamento das mudanças feitas na linha de base dos custos.
8.3 No gerenciamento de custos, é importante que se atente para os seguintes aspectos:
• Em projetos sob contrato, é importante diferenciar estimativas de custos de precificação: custo são resultados das necessidades de recursos etc. do projeto, enquanto o preço é uma decisão de estratégica de negocio da organização.
• Qualquer estimativa de custos deve ir acompanhada por sua memória do cálculo;
• Bancos de dados comerciais sempre podem ser utilizados na estimativa de recursos e custos, bem como os registros obtidos em projetos anteriores;
• Muitas empresas patrocinam seus projetos, mesmo com os custos não sendo recuperados, por que tem interesse em atingir uma meta de longo prazo para a organização.