Nivel de Existencias
Stock de seguridad/mínimo: Número de unidades de producto que hay en el almacén cuando te llega un pedido. Aumenta de manera inesperada y no puede ser 0.
El Inventario
Inventario Tradicional
Recuento manual de todos los productos y de cada equipo presente en el establecimiento en un momento dado. Se repite cada cierto tiempo, generalmente una vez al año. Conlleva mucho tiempo y es necesario cerrar el establecimiento.
Inventario Rotativo
Agrupación de productos (no físicamente) según su valor y rotación, cada uno con un periodo de tiempo diferente. Siguen el principio de Pareto.
- Grupo A: Productos de mayor valor (mayor venta, mayor posibilidad de estropeo…). Es el 10% del total de los productos y el 75% del valor de lo almacenado. Se realiza semanalmente.
- Grupo B: 30% de los productos y un valor del 20%. Se realiza el seguimiento mensualmente.
- Grupo C: Productos de ventas escasas, 60% de productos y 5% del valor. Se realiza el seguimiento trimestralmente.
Inventario Permanente
Revisar al final de la jornada los productos que han tenido movimiento, ya sea de entrada o salida. Es útil en almacenes farmacéuticos, pero no en oficinas de farmacia (OF).
Inventario Informatizado
Dar por válidos los datos reflejados en las fichas de almacén informatizadas.
Ventajas:
- Inmediatez. Es necesario que en el programa estén reflejadas las fechas de caducidad.
- Si no se introducen, no es posible identificar los productos.
Desventajas:
Todas las operaciones y sus incidencias quedan reflejadas en el programa.
Compraventa de Productos
Cadena Compra-Venta
Este proceso tiene dos conceptos fundamentales: cliente y proveedor.
Proveedor/fabricante (Ej: NORMÓN) → Cliente proveedor/almacén mayorista (Ej: Bidafarma) → Cliente (OF) → Consumidor (Usuario de la farmacia)
El cliente es la persona, profesional o empresa que compra bienes o servicios a otro profesional o empresa. El proveedor es el profesional o empresa que suministra bienes o servicios a otro profesional o empresa para que pueda desarrollar su actividad.
El beneficio es la diferencia entre el precio de venta y el precio de compra.
Compra-Venta en la OF
Petición de Presupuesto
- Proceso: Se solicita a varios proveedores precio y condiciones.
- Documentos: Presupuesto, documento que obliga al vendedor, precio transporte o no, plazo de entrega, validez y condiciones de pago.
Realización de Pedido
- Proceso: Se elige el presupuesto más conveniente para la farmacia.
- Documentos: Pedido, documento que obliga al comprador.
Recepción del Pedido
- Proceso: Revisión de productos recibidos y estado.
- Documentos: Albarán, se debe firmar y debe constar el número de unidades y que corresponda lo pedido con lo que ha llegado.
Almacenaje
- Proceso: Según las especificaciones.
Pago
- Proceso: Se realiza según las condiciones en un plazo de 30-60 días.
- Documentos: Proveedor envía la factura, obliga al minorista a pagar en el plazo y condiciones. Al recibir el pago, el proveedor firma el recibí.
2 Venta de Productos
Venta al Usuario Final
- Proceso: El cliente compra el artículo en la OF y finaliza la cadena compra-venta.
Cobro
- Proceso: Efectivo o tarjeta.
- Documentos: La OF genera un recibo y, si este solicita, una factura.
Pedidos en la OF
Petición de Presupuesto
Cuando se trata de productos de venta libre, la OF valora:
- Presupuesto del proveedor
- Duración del presupuesto
- Inclusión de transporte o no y seguro
- Plazo de entrega
- Condiciones de pago
Generación del Pedido
- Diarios: Se realiza a diario, dos veces al día. La finalidad es reponer productos que han alcanzado el nivel mínimo de existencias. Se pueden llamar pedidos de reposición.
- Estacionales: Se realiza antes de que comience un periodo que se repite cada cierto tiempo, ya que se prevé la venta de estos artículos.
- Extraordinarios: Situación extraordinaria, como los pedidos antes de las guardias.
Presupuesto de pedido: El programa de gestión lo realiza donde incluye productos que han alcanzado el punto de pedido, salvo aquellos que se hayan excluido manualmente.
Pedido transfer: Se realiza directamente al laboratorio o distribuidor sin pasar por el almacén mayorista.
El Albarán
Se debe comprobar:
- Datos del proveedor
- Producto y número de unidades
- Datos del cliente
- Precio, descuentos y total
Se debe comprobar si han subido los precios y primero se colocan los productos refrigerados y estupefacientes.
La Factura
Es documento fundamental de la OF que debe archivarse junto al albarán, es decir, una factura agrupa varios albaranes.
Datos del proveedor:
- Nombre y apellidos, denominación social, domicilio y NIF
- Número de factura
- Número y serie
Datos del cliente:
- Nombre y razón social
- Nombre y apellidos del destinatario
- Dirección, pueblo, CP y provincia
- Domicilio
- NIF
- Número de identificación fiscal
- Producto, número unidades, precio, descuento y total
- Importe bruto: Suma de todos los importes
- Descuentos
- Importe neto: Cantidad resultante al aplicar los descuentos al importe total bruto
- IVA aplicable: 4%, 10% y 21%
- Incluye el importe neto, gastos del seguro y el envío
Factura Electrónica
Se hace a través de internet, de la página factura de papel.
Las regulaciones de las facturas electrónicas se recogen en el REAL DECRETO 1619/2012 DE 30 DE NOVIEMBRE.
A. Legibilidad, autenticidad e integridad de la factura electrónica: Proporciona legibilidad, autenticidad e integridad y no se puede modificar.
B. Ventajas:
- Ahorro en papel, costes de impresión y envío
- Evita que se pierda
- Ahorro de espacio y tiempo
- Facilita a la administración la detección de fraude con las facturas
- Mejora de la gestión
- Adaptación de la empresa a una economía sostenible
Impuestos en la Cadena Compra-Venta
IVA y RE
- IVA: Impuesto sobre el valor añadido, es un impuesto indirecto, que lo paga el consumidor a cambio de bienes y servicios.
- Recargo de equivalencia (RE): Régimen especial del IVA para el comercio minorista. A cambio de no hacer liquidaciones trimestrales del IVA.
Tipos de IVA y RE:
- IVA 21% RE 5,2: Tipo general producto para farmacia, efecto higiene y femenina.
- IVA 10% RE 1,4: Tipo reducido: Medicamentos, alimentos para animales, alimentos para celíacos, ortopedia.
- IVA 4% RE 0,5: Tipo superreducido: Medicamentos de uso humano.
Precio de medicamentos financiados: Interviene el CISMED, el Ministerio de Sanidad fija el precio de venta al público (PVP) así como los márgenes para los distribuidores de medicamentos y oficinas de farmacia.
Descuentos: Los únicos descuentos que el mayorista hace a la oficina de farmacia por la compra de medicamentos financiados son: pronto pago (5%) y volumen de compra (10%).