MONTAJES DE STAND Y EXPOSICIONES
Necesario en caso de participar en ferias o se necesitan escenarios o tarimas para algún evento. Los principales montajes son: Carpas, plataformas, hinchables, escenarios, construcción y montajes de stands/ Decorados, flores y plantas / Rotulación y señalización
Sanitarios portátiles
Espacio del stand
Conocer la dimensión del espacio disponible, el personal q trabajará y la afluencia de visitantes para q tenga suficiente espacio para caminar. /
Diseño del stand y colores
Si la identidad corporativa tiene su propia combinación de colores, no seguir con ella podría confundir a los posibles visitantes. En cuanto al diseño, se tiene q tener en cuenta el tamaño y la naturaleza del evento
Seguros
El fundamental y necesario es el de responsabilidad civil, para organizadores y promotores del evento, es obligatorio y un requisito básico. Otras modalidades de seguro:
- Cancelación de congreso: pudiendo ser por climatología, luto nacional, incapacidad de uso de la sede, revueltas, etc. Normalmente son los grandes eventos los q contratan este seguro, y no los pequeños y medianos eventos.
- Seguros para participantes: dificultades en el desplazamiento, imposibilidad de asistencia, pérdida de equipajes, asistencia médica, etc.
- Seguro de suspensión de evento por inasistencia del personaje principal
- Seguros de accidentes e invalidez en eventos deportivos: eventualidad en celebraciones deportivas con asistencia de atletas y público es masiva
EVALUACIÓN DE OFERTA DE PROVEEDORES
Una empresa debe trabajar con unos presupuestos ajustados y atendiendo al rendimiento del capital invertido (ROI). Por eso, a la hora de elegir proveedores se deben evaluar bien las diferentes alternativas q existan. Los primero en lo que se fija una empresa a la hora de evaluar proveedores es el precio y la calidad, sin embargo, hay otros aspectos a tener en cuenta: Precio: llegar con proveedores cuyo precio sea acorde a la calidad del producto o servicio, y a los precios promedio del mercado. Además hay q tener en cuenta que pueden haber gastos adicionales, como transporte, seguros, embalaje, etc. Al igual q hay que ver los diferentes descuentos q el proveedor pueda ofrecer, como descuentos por pronto pago, volumen de compra, contratación anticipada, etc. Calidad: se debe procurar q los proveedores ofrezcan un producto o servicio de buena calidad, y q sea acorde con los precios que tiene. Pago: evaluar las formas de pago q ofrece el proveedor, así como las condiciones y plazos de pago o algún recargo. Entrega: evaluar si se requiere un pedido mínimo, así como la capacidad de entrega, la rapidez y los plazos de entrega. Servicio postventa: son las garantías q el proveedor puede brindar y su período, la asistencia técnica, servicios especiales, de mantenimiento, devoluciones, etc.
Otros factores: Experiencia: a mayor experiencia mayor eficiencia y seguridad de abastecimiento /Reputación: opinión de otros clientes /Organización: personal cualificado y buen sistema de distribución/ Localización/Servicio al cliente/ Convenios publicitarios: posibilidad de intercambio de producto por publicidad/ Situación económica: una situación estable puede significar productos de calidad y abastecimiento seguro./ Tamaño: si es un proveedor pequeño la atención es más directa y con más flexibilidad de adaptación a las necesidades del cliente; si es grande hay una mayor eficiencia, eficacia y seguridad de abastecimiento/Fabricante o mayorista: el fabricante ofrece precios bajos; el mayorista ofrece variedad de productos
COORDINACIÓN DE RECURSOS Y PROVEEDORES
Técnico, reclamaciones y quejas: Las agencias especializadas en organización de eventos pueden dar o alquilar servicios para la organización técnica de eventos. Estas agencias coordinan ellas mismas a los diferentes proveedores, técnicos, trabajadores y demás personal q sea necesario, así como los recursos necesarios para realización del evento. En el caso de q el evento se haga con medios propios se designa un coordinador qu coordine los siguientes factores: Puntualidad/ Protocolo/Seguridad /Servicio técnico/ Reclamaciones y quejas
Coordinador general:
Responsable de q se cumplan los objetivos y metas, así como administrar y ejecutar el evento. Su función es dirigir y supervisar q los coordinadores de áreas y su grupo cumplan con sus obligaciones. Para presupuestar un trabajo del coordinador general para un evento, hay q tener en cuenta: Número de participantes y expositores/ Número de hoteles y habitaciones requeridas/ Especificaciones del lugar/ Fechas y horarios del evento/ Programas de trabajo, sociales, culturales, deportivos, artísticos y de acompañantes/ Necesidades de servicios y de infraestructura/ Invitados especiales/ Antecedentes y estadísticas de eventos anteriores/ Objetivos perseguidos
Coordinación mediante áreas:
Técnica: especialistas en el tema del evento/ Administrativa: se ocupa del personal, organización, adquisiciones, contratación de servicios , evaluación, aspectos jurídicos, etc./ Comercialización y difusión: elaboración de estrategias de merchandising y comunicación del evento/ Operaciones: se encarga de la puesta en escena ejecutiva del evento/ Información y RRPP: se encarga de las invitaciones, sistemas de comunicación en el evento, atención a invitados especiales, prensa, etc./ Finanzas: conseguir y manejar los recursos financieros durante el evento/ Soporte: coordinación general en determinadas tareas claves durante el evento.
Reclamaciones y quejas: Cualquier consumidor afectado en sus intereses puede presentar una queja o reclamación. Cualquier entidad debe tener a su disposición un libro de quejas y reclamaciones numerado y sellado, teniendo la obligación de ponerlas a disposición del cliente, en caso necesario.
LA SEGURIDAD EN LA ORGANIZACIÓN DE EVENTOS
Seguridad de registro:
El sistema de registro de los participantes y de otros intervinientes en el evento es responsabilidad de la coordinación de administración. En el folleto promocional y material publicitario, se incluye un documento de inscripción al evento y una solicitud de hospedaje, si es el caso. El proceso de registro empieza desde las primeras reservas telefónicas y vía e-mail. La lista de reservas para inscribirse al evento es el primer documento para iniciar el registro y facilitar los trámites a los participantes.
Sistemas de señalización:
Las señalizaciones ayudan a tener una buena organización. Hay q colocarlas en todos los exteriores e interiores posibles para evitar confusiones, debiendo contener toda la información necesaria y el diseño adecuado para su fácil identificación. Algunas señales comunes son: Área restringida /Auditorio /Estacionamiento / Exposición/ Invitados especiales/ Sala de prensa/ Sanitarios/Teléfono privado
Sistema de seguridad:
Los eventos requieren implantar y coordinar el sistema de seguridad, cuyo encargado debe tener conocimientos y experiencia en la materia, Es recomendable tener personal propio de seguridad, aunque, si no es posible se puede contratar o solicitar a la autoridad correspondiente. En este caso habría q detallar las características generales del evento y las necesidades de seguridad. Hay q asegurar q las propuestas de las empresas de seguridad cuenten con personal capacitado, estrategias, recomendaciones, experiencia en otros eventos y costes. Tras la contratación, hay q hacer una inspección física de los diferentes lugares en donde se realicen las actividades, para definir la cantidad y perfil del personal necesario.
Emergencias:
Tener planes de evacuación y lugares seguros, para los participantes, en caso de riesgo, siendo conveniente hacerles conocer la causa de la evacuación y estimar un tiempo para regresar a la normalidad de las actividades.
Simulacros o ensayos:
Es recomendable q los integrantes de la coordinación participen en los ensayos, ya q intervienen en la mayoría de las actividades. También es necesario definir cuándo y cuántos simulacros se harán antes del evento.
PROTOCOLO Y CEREMONIAL EN EVENTOS Y ACTOS
Protocolo:
Conjunto de reglas q por norma o costumbre, rigen actos, ceremonias y otros eventos. Por lo q el protocolo se encarga de dar prioridad a las personas y cosas, atendiendo a criterios eminentemente jerárquicos. La diferencias del protocolo con la etiqueta, es q la etiqueta regula la conducta personal, estilo, usos y costumbres; mientras q el protocolo regula el comportamiento y las relaciones, el orden, la jerarquía, normas, usos y costumbres a seguir en un acto, para su correcta realización. Ordenación protocolaria, indica el sitio que le corresponde a cada persona, ordenándolos en función de la precedencia. Para aplicar la precedencia hay q tener en cuenta: Aplicarla con flexibilidad/ Aplicar un orden de precedencia según criterios previamente establecidos/ Las personas con más de una precedencia, serán ordenadas según el acto/ Si se duda hay q aplicar la superior/ Ser coherente en la aplicación./// Documentación en el protocolo: Hay q tener en cuenta las necesidades y el tipo de evento a realizar. Habrá que seguir las normas protocolarias para hacer esta documentación, y cuidar las formas con: Folletos corporativos/ Revistas de la empresa/ Dossier de la empresa /Artículos de prensa
Tipos de actos y eventos según su protocolo
-Eventos diplomáticos: Regula la relación con otros países, culturas, formas de comportarse. -Eventos académicos: Buscan transmitir conocimientos respecto a un tema de interés. Los tipos de eventos académicos son: Simposio: reunión de especialistas para tratar y discutir sobre un tema en concreto./ Congreso: reunión donde personas de una misma profesión presentan exposiciones sobre un tema relacionado con su trabajo para intercambiar información./ Foro: evento donde un grupo discute un tema, hecho o problema, conducido por un coordinador./ Convenciones: evento donde se expone un tema y se llega a una decisión o propuesta./ Taller: curso breve en el q se enseña una determinada actividad./ Seminario: reunión especializada, de naturaleza técnica y académica./ Debate: discusión en la q se expone un tema y una problemática./ Panel: exposición de ideas sobre un determinado tema en un auditorio en forma de diálogo./ Mesa redonda: debate entre expertos para tratar sobre un asunto, ante un público.
-Eventos deportivos: Actividades realizadas de manera esporádica, con repercusiones positivas en el lugar de organización. El protocolo deportivo es el conjunto de normas, usos y costumbres, q rigen los actos y ceremonias deportivas. Estos eventos se pueden clasificar en: Eventos deportivos locales/ Eventos deportivos regionales/nacionales/ Macro eventos deportivos/ Mega eventos deportivos.
La entrega de medallas y trofeos se realiza en podios, exceptuando el fútbol. La entrega se realiza en orden inverso a las clasificaciones, además se interpretará el himno nacional del país ganador en la versión breve (27s), si es un evento oficial e internacional.
-Eventos musicales: Usados por las empresas para hacerse publicidad, patrocinando el evento o usando cartelera propia. Algunos tipos de eventos musicales son macroconciertos de música pop y rock, actuaciones de un grupo musical, manifestaciones de folklore, conciertos de música clásica, medieval, etc. y actuaciones de bandas de música, etc.
Protocolo empresarial: Son el conjunto de normas q regulan las relaciones entre las personas de una empresa y de ésta con las otras organizaciones. Las funciones de un responsable de protocolo son muchas y diversas., pero sus actividades deben estar incluidas en el Programa General de la Identidad Corporativa. Un identidad q viene definida por símbolos, elementos corporativos, correspondencia e invitaciones
-Símbolos: Manifestación física de la marca, su función es resaltar la solidez de la imagen corporativa. Otro tipo de símbolo es la enseña de la empresa.
-Correspondencia e invitaciones: Correspondencia es la encargada de gestionar las cartas, invitaciones y otros documentos enviados y recibidos. Algunos tipos son: Cartas
Invitaciones, Etiqueta electrónica
Ceremonial y protocolo institucional:
Este protocolo regula la correcta ordenación de las personas y las cosas durante la celebración de un acto público oficial. Aquí el tono es más protocolario y el mensaje resulta muy informativo, y debe apoyarse de material gráfico. Entre los actos institucionales están: Actos oficiales: con presencia de autoridades y representantes de las instituciones, en el que preside quién organiza, sino ocuparía un lugar inmediato a la presidencia/ Actos no oficiales: no son organizados por instituciones públicas, con un protocolo determinado por el organizador, con una presidencia igual que en actos oficiales
Ceremonial institucional: Tras definir el acto, hay que tener en cuenta algunas formalidades como: Invitaciones/ Recepción de autoridades/ Ubicación de los invitados/ Uso de banderas nacional e institucional/ Himno nacional/ Tratamientos/ Colocación de atriles/ Orden para hablar
Normas y usos habituales: El uso del protocolo es empleará en: Actos de la empresa: según unas líneas generales predefinidas/ La presidencia de los actos: siendo el presidente quién preside los actos promocionales/ Cesión de presidencia: ceder la presidencia a una alta autoridad o invitado relevante/ Miembros del consejo de administración: se sentarán en el lugar de honor fuera de la presidencia/ Colocación de invitados: al margen de la mesa de presidencia y autoridades, dividiéndose en especiales y convencionales/ Visitas a sedes de la empresa: establecer normas de visita, como recibimiento, atención, regalos, etc./ Patrocinio de actos a otra institución: el representante de la empresa debería estar en la presidencia o tratarlo como anfitrión/ Actos organizados por instituciones del Estado: el presidente de la empresa será tratado con el cargo de Director General./ Presidencias de los actos: confeccionarse de acuerdo a un protocolo mixto, alternando cargos de empresa con autoridades o invitados especiales/ Los consortes: en actos no sociales estarán ubicados en lugar especial fuera de la presidencia, de lo contrario junto a sus cónyuges/ Enseñas: en actos de organizaciones privadas se usarán banderas de la empresa/ Disposición de mesas: en las mesas siempre tendrán a un miembro de la empresa a modo de anfitrión./ Elaboración de invitaciones: debe prevalecer el nombre de la empresa a la consideración personal del cargo que invita.