Órganos de Gobierno de una Persona Moral: Funciones y Obligaciones
Consejo de Administración y Administrador Único
En las sociedades mercantiles, la administración puede adoptar diversas formas para ejercer el poder de representación y gestión.
Tipos de Administración en Sociedades Mercantiles
- Administrador Único: Un único administrador ejerce el poder de representación de la sociedad. El Administrador Único tomará las decisiones que considere correctas sin necesidad de consultar a otra parte.
- Administración Solidaria: Es aquella administración compuesta por dos o más personas que ejercen la gestión de forma conjunta o separadamente, teniendo ambos los mismos poderes para administrar la sociedad.
- Administración Mancomunada: Los administradores actúan conjuntamente, de común acuerdo y de forma inseparable; es decir, no es posible la actuación de uno sin el otro.
- Consejo de Administración: Ejerce colegiadamente la representación de la sociedad, salvo que los estatutos atribuyan a uno o varios consejeros en concreto el poder de representación de la sociedad, ya sea individualmente o conjuntamente.
Para proteger a los socios y limitar las libertades del administrador, se puede firmar un contrato privado en el cual se establezcan las obligaciones, la forma de tomar decisiones, y el tipo, contenido y periodicidad de los informes que debe presentar el administrador.
Cualquier persona física o jurídica puede ser nombrada Administrador, sin que sea necesario que sea socio de la sociedad.
Responsabilidad Solidaria de los Administradores
Los administradores son solidariamente responsables para con la sociedad por:
- La realidad de las aportaciones hechas por los socios;
- El cumplimiento de los requisitos legales y estatutarios establecidos con respecto a los dividendos que se paguen a los accionistas;
- La existencia y mantenimiento de los sistemas de contabilidad, control, registro, archivo o información que prevé la ley;
- El exacto cumplimiento de los acuerdos de las Asambleas de Accionistas.
En pocas palabras, el administrador será quien se hará cargo de toda la administración de la empresa.
Funciones del Consejo de Administración
- Aprobación de las estrategias generales e impulso del plan estratégico de la empresa.
- Control de la ejecución y consecución de los objetivos del plan estratégico.
- Establecimiento y control de la gestión presupuestaria de la empresa.
- Creación de los mecanismos adecuados para obtener información de gestión veraz y de calidad para la empresa.
- Toma de decisiones en el caso de inversiones importantes o enajenación de activos.
- Supervisión de operaciones de cualquier tipo (compraventas, fusiones, joint-ventures, etc.).
- Control y supervisión de los altos directivos de la compañía.
- Aprobación de alianzas estratégicas.
- Establecimiento de la política de retribuciones de los altos directivos.
- Establecimiento de la política de comunicación e información al accionista.
Consejeros
Un consejero puede ser tanto la persona que ofrece asesoramiento a otra como el miembro de un consejo o consejería perteneciente a alguna institución pública o privada.
Tipos de Consejeros
- Consejo de administración
- Consejero delegado
- Consejería parlamentaria
El Comisario
La Ley General de Sociedades Mercantiles (LGSM) establece que el comisario es el encargado de la vigilancia de una empresa.
En el artículo 166 de la LGSM se listan las facultades y obligaciones del comisario, las cuales se resumen a continuación:
Facultades y Obligaciones del Comisario
- Ámbito contable: Exigir a los administradores información financiera mensual que incluya por lo menos un estado de situación financiera y un estado de resultados.
- Ámbito operativo: Examinar las operaciones, documentación, registros y demás comprobaciones necesarios para su vigilancia de las operaciones de la sociedad.
- Información a los accionistas: Hacer que se inserten en la orden del día de las sesiones del consejo de administración y de las asambleas de socios los puntos que crea pertinentes. Asimismo, convocar a asambleas de socios cuando lo juzgue conveniente.
- Información anual a la asamblea de socios: Rendir anualmente informe a la asamblea de socios respecto a la información presentada por los administradores a la misma, incluyendo en su caso, las denuncias por escrito que reciban de cualquier socio, en cuanto a hechos que el socio estime irregulares en la administración, mencionando el comisario las consideraciones y proposiciones que estime pertinentes.
- Ante la comunidad: En general, vigilar ilimitadamente y en cualquier tiempo las operaciones de la sociedad.
Adicionalmente, el comisario es solidariamente responsable con quienes lo hayan precedido por las irregularidades en que estos hubieren incurrido, si conociéndolas no las denuncia.
Asambleas Ordinarias y Extraordinarias de Socios
- La asamblea de socios se deberá reunir cuando menos una vez al año. Estas asambleas son convocadas por los gerentes; si no lo hicieran, por el Consejo de Vigilancia y, a falta u omisión de este, por los socios que representen más de la tercera parte del capital social.
- Para que haya quórum se requiere al menos la mitad de la representación del capital social, a menos que el contrato social exija una porción más elevada.
- Si no se reúne la representación requerida para la Asamblea, los socios serán convocados por segunda vez y la Asamblea se llevará a cabo con cualquier porción del capital representado, y las decisiones se toman por mayoría de votos.
- De las asambleas que se realicen deberá constar por escrito lo tratado. A este documento se le denomina Acta de Asamblea, y deberá contener al menos las siguientes formalidades:
- Número de acta y tipo de asamblea.
- Lugar de la reunión (en la jurisdicción del domicilio social).
- Fecha, hora de convocatoria y hora de inicio de la asamblea.
- Número total de asociados concurrentes.
- Cantidad de miembros titulares presentes de los Órganos de Administración y Fiscalización.
- Transcripción del Orden del Día.
- Síntesis fiel del proceso y deliberaciones de la asamblea, tal como fuera asentado en el Libro de Actas respectivo.
- Deberán precisarse claramente las resoluciones adoptadas en el tratamiento de cada tema de la convocatoria.
- Forma de votación en cada caso, conforme al Estatuto Social.
- Mayorías y casos especiales: votos a favor, en contra, anulados y abstenciones.
- Expresa constancia de que los consejeros y fiscalizadores titulares, gerentes o auditores, no participan con voto en las resoluciones sobre la Memoria, Balance General y demás asuntos relacionados con su gestión.
- Hora de cierre de la asamblea.
- Consignar al final del texto del acta los nombres completos de las autoridades firmantes y sus cargos, así como los de los asociados que la asamblea designara para firmar en su representación.
- Firmas de puño y letra del Presidente y del Secretario al pie del acta, con sello aclaratorio de las mismas y cargos.
- En su caso, protocolizarla.
Las Asambleas tienen facultades específicas en cada sociedad en particular, pero en términos generales son las siguientes:
- Discutir, aprobar, modificar o reprobar el informe de los administradores y la información financiera.
- Nombrar y remover comisarios, consejo de vigilancia, gerentes, administradores, etc.
- Aumentar o disminuir el capital social.
- Modificar el contrato social: duración, objeto, nacionalidad, transformación, etc.
- Decidir sobre la disolución anticipada, transformación, fusión o escisión de la sociedad.
Tipos de Asambleas
Las asambleas pueden ser:
- Constitutiva: Donde se aprueba el contrato social.
- Ordinaria: La que debe celebrarse al menos una vez al año para la toma de decisiones sobre el curso de las operaciones normales.
- Extraordinarias: En las que se toman decisiones sobre reformas de escrituras y asuntos que no derivan de las operaciones normales de la empresa.
En las asambleas extraordinarias se requiere al menos una representación de las tres cuartas partes del capital, y las resoluciones se toman por el voto de las acciones que representen la mitad del capital social (Art. 190 LGSM).
Las asambleas serán presididas por el administrador, el presidente del consejo, algún consejero o, a falta de ellos, por quien designen los accionistas presentes.
Las actas de las Asambleas Generales de Accionistas se asentarán en el libro respectivo y deberán ser firmadas por el Presidente y el Secretario de la Asamblea, así como por los Comisarios que concurran. Se agregarán a las actas los documentos que justifiquen que las convocatorias se hicieron en los términos que esta Ley establece.
Cuando por cualquier circunstancia no pudiere asentarse el acta de una asamblea en el libro respectivo, se protocolizará ante Notario.
Las actas de las asambleas extraordinarias serán protocolizadas ante fedatario público.