Protocolos Operacionales y Gestión de Riesgos en Clínicas Dentales

Gestión de Tiempos y Documentación Clínica

Duración Estimada de Citas

La planificación del tiempo es crucial para la eficiencia operativa. Los tiempos se clasifican según la complejidad del procedimiento:

• Citas Cortas (5-15 minutos): Suficientes para procedimientos rápidos como: Retirada de suturas, revisiones, retoques de prótesis, urgencias menores y revisiones de ortodoncia.
• Citas Medias (30-45 minutos): Requeridas para tratamientos como: Obturaciones, tartrectomía, endodoncias simples, curetajes y exodoncias simples.
• Citas Largas (60-90 minutos): Necesarias para procedimientos extensos como: Endodoncias complejas y rehabilitaciones (ej. carillas, prótesis).
• Citas Muy Largas: Tratamientos extensos que exigen un campo estéril, como cirugías complejas.

El Presupuesto Odontológico

El presupuesto es el documento formal emitido al paciente donde se detallan los tratamientos propuestos y el precio individual de cada uno, junto con el coste total del tratamiento. Debe:

• Ser emitido tras la exploración exhaustiva y corresponder al plan de tratamiento propuesto por el odontólogo.
• Ser entregado por escrito en un lenguaje claro y comprensible.
• Contar con dos copias firmadas: una para el paciente y otra para la clínica.

Tipos de presupuestos:

1. Rígidos: No admiten modificaciones.
2. Flexibles: Más comunes, permiten posibles cambios durante el tratamiento.

Procedimiento ante Impago

Se establece un protocolo escalonado para la gestión de pagos pendientes:

1. Primer Contacto (Día 1 de retraso): Llamar al paciente para indicar el importe adeudado e invitar al pago. Se puede repetir a la semana siguiente.
2. Comunicación Formal (Email): Enviar un correo electrónico formal recordando la obligación financiera. Se puede reiterar si no hay respuesta, indicando el aumento de la gravedad.
3. Notificación Legal (Carta Formal): Si el impago persiste, se envía una carta formal informando sobre las obligaciones legales de pago por los servicios recibidos.

Formas de Pago Aceptadas

La clínica puede ofrecer diversas modalidades de cobro:

1. Por Adelantado: El paciente abona la totalidad al inicio. Suele incluir un descuento. Asegura el pago, aunque puede verse afectado si el plan de tratamiento se modifica.
2. Según Tratamiento: El paciente paga lo realizado en cada cita (efectivo o tarjeta). Es más común en tratamientos con costes inferiores a 250 $.
3. Mixto: Aplicado a tratamientos que requieren servicios de laboratorio dental. Se solicita un pago inicial, ya que el laboratorio emitirá su factura independientemente de la finalización del tratamiento por parte de la clínica.
4. Financiación: El paciente firma un contrato con una entidad financiera que abona el importe total a la clínica al comienzo del tratamiento, y el paciente paga las mensualidades a dicha entidad.

Tipos de Facturación

• Completas: Las más frecuentes; incluyen datos del receptor y emisor, y descripción detallada del servicio.
• Simplificadas: Solo para importes menores a 400 $. No requieren datos completos del receptor y la descripción del servicio es mínima.
• Rectificativas: Sustituyen a una factura emitida previamente con errores.
• Recapitulativas: Resumen de las facturas acumuladas durante un periodo específico.

Estrategias de Marketing y Captación

Definición y Herramientas de Marketing

El Marketing es la disciplina que estudia la gestión comercial de las empresas para captar, retener y fidelizar clientes mediante la satisfacción de sus necesidades.

Herramientas clave para la fidelización:

1. Ofrecer servicios gratuitos en la primera visita.
2. Facilitar la financiación de tratamientos.
3. Cuidar la puntualidad en las citas.
4. Disponer de un área infantil.
5. Habilitar un espacio de espera confortable.
6. Obsequiar kits de cepillado personalizados.

Planificación Estratégica de Marketing

El proceso de planificación sigue estos pasos:

1. Análisis de la situación actual.
2. Definición de objetivos.
3. Definición de estrategias.
4. Definición de técnicas y acciones específicas.
5. Calendarización de acciones.
6. Establecimiento del presupuesto.

Objetivos de Marketing

• Cuantitativos: Conseguir más pacientes, elevar el número de primeras visitas, fidelizar a los pacientes existentes y recuperar pacientes perdidos.
• Cualitativos: Mejorar la satisfacción general de los pacientes.

Canales de Promoción

Se distinguen dos enfoques principales:

• Marketing Tradicional: Boca a boca, la primera visita como oportunidad, diseño corporativo de la clínica y publicidad general.
• Marketing Digital: Uso de nombre de dominio y correo profesional, newsletters, redes sociales y blog, página web optimizada, segmentación de audiencias y posicionamiento en motores de búsqueda (SEO y SEM).

SEO (Search Engine Optimization): Mejorar la visibilidad en resultados orgánicos gracias a las opiniones de usuarios.

SEM (Search Engine Marketing): Campañas de publicidad mediante anuncios de pago.

Prevención de Riesgos Laborales (PRL) en el Entorno Sanitario

Estrés y Riesgos Psicosociales

La salud mental y el bienestar del personal son prioritarios:

• Estrés: Percepción agobiante de exigencias superiores a la capacidad de respuesta, lo que provoca tensión y puede derivar en trastornos psicológicos o reacciones psicosomáticas.
• Burnout: Agotamiento extremo y falta de motivación derivados de un estrés continuo y avanzado, común en profesiones de contacto directo y alto rendimiento.
• Envejecimiento Prematuro: Aceleración del envejecimiento como consecuencia directa del estrés laboral.
• Mobbing: Acoso laboral o moral sistemático, manifestado a través de acciones psicológicas violentas y continuadas contra una persona en el trabajo.

Factores que contribuyen a la Insatisfacción: Condiciones laborales precarias, falta de autonomía, dependencia de la maquinaria, malas relaciones interpersonales, ausencia de reconocimiento y factores de personalidad.

Fatiga: Asociada a trabajos repetitivos, ritmo rápido, alta responsabilidad y constante toma de decisiones, o control sensorial elevado.

Actuaciones Preventivas:

1. Medidas Técnicas: Adopción de medidas para evitar o disminuir los riesgos materiales.
2. Información y Formación: Dirigidas a las personas trabajadoras.

Señalización: Incluye paneles, avisos luminosos, acústicos, verbales, gestuales y de emergencia.

Gestión del Plan de Prevención

Organización de la Prevención

La Gestión de P.R.L. implica:

• Organización de la prevención.
• Elaboración del plan de prevención.
• Evaluación de riesgos.
• Planificación de la actividad preventiva.
• Adopción de medidas preventivas.
• Formación e integración de trabajadores.
• Vigilancia de la salud.
• Adopción de medidas de emergencia.

El Plan de Prevención

Documento que debe cumplirse mediante la evaluación de riesgos y la planificación de la acción preventiva, conteniendo:

1. Identificación de la empresa.
2. Estructura organizativa de la empresa.
3. Organización de la producción.
4. Organización de la prevención.
5. La política, objetivos y metas.

Evaluación de Riesgos Laborales (R.L.)

Proceso para valorar la magnitud de los riesgos no evitados y determinar las medidas necesarias para reducirlos. Evalúa las condiciones generales, específicas y la sensibilidad en los puestos de trabajo.

Directrices de la Valoración de Riesgos

Implica la determinación de puestos y riesgos, el análisis normativo y la caracterización del riesgo.

Escala de Valoración del Riesgo:

1. Trivial: No requiere actuación específica.
2. Tolerable: Soluciones más rentables y comprobaciones periódicas para mantener la eficacia de las medidas de control.
3. Moderado: Esfuerzo para reducir el riesgo, determinando inversiones y periodo de implantación.
4. Importante: Paralizar el trabajo hasta que el riesgo se reduzca.
5. Intolerable: Prohibir el trabajo y dedicar recursos ilimitados para eliminar el riesgo.

Participación en la Prevención

La implicación de los trabajadores se articula a través de:

1. Delegados de Prevención: Representantes con funciones específicas en P.R.L.:
   • Colaboran con la empresa en la mejora preventiva.
   • Promueven y fomentan la cooperación.
   • Controlan el cumplimiento normativo.
   • Reciben consultas previas a la toma de decisiones.
2. Comité de Seguridad y Salud: Órgano paritario y colegiado para consulta periódica:
   • Obligatorio en empresas con 50 o más trabajadores.
   • Elabora y evalúa los planes de prevención.
   • Informa a la empresa sobre deficiencias detectadas.
   • Analiza los daños a la salud de los trabajadores.

Medidas de Emergencia

1. Norma Básica de Autoprotección (NBA): Plan de emergencia o actuación cuyo fin es prevenir y controlar riesgos sobre personas y bienes, y dar una respuesta adecuada a las situaciones de emergencia.
2. Plan de Emergencias o Autoprotección:
   • Identificación y clasificación de emergencias: Internas, de entorno tecnológico, de origen natural o social.
   • Procedimientos de actuación: Plan de alerta, intervención, evacuación/confinamiento y recepción de apoyo exterior.
3. Equipos de Emergencia: Personal formado, entrenado y organizado para actuar en caso de emergencia dentro del establecimiento.
4. Normas y Plan para la Evacuación.

Riesgos Específicos en el Trabajo

Riesgos de Condiciones de Seguridad

Causados por elementos que pueden provocar accidentes de trabajo:

• Lugares de trabajo: Caídas (mismo o distinto nivel), pisadas sobre objetos, choques (móviles o inmóviles), incendios y explosiones.
• Equipos de trabajo:
  • Uso de máquinas: Riesgos mecánicos (atrapamientos, cortes), ruidos y vibraciones.
  • Uso de herramientas: Golpes, cortes, pinchazos y trastornos musculoesqueléticos.
  • Equipos con nuevas tecnologías.

Condiciones Ergonómicas

Problemas ocasionados por requerimientos:

• Físicos: Conjunto de exigencias a las que está sujeto el trabajador (consecuencia principal: fatiga física).
• Psicológicos: Esfuerzo intelectual necesario para desarrollar el trabajo diario, incluyendo las exigencias del puesto y las características del individuo.

Riesgos de Condiciones Psicosociales

Aspectos del diseño, organización, dirección del trabajo y entorno social que afectan negativamente a la salud física y psíquica. Factores influyentes: Organización del trabajo y Características personales.

Asistencia Sanitaria Inicial

Primeros Auxilios

Medidas iniciales adoptadas en el lugar de los hechos hasta la llegada de asistencia sanitaria profesional, aplicadas a una persona accidentada o enferma repentinamente.

Objetivos de los Primeros Auxilios

1. Mantener la vida de la persona accidentada.
2. Evitar que las lesiones se agraven.
3. Aliviar el dolor.
4. Garantizar un traslado adecuado a un centro sanitario.
5. Colaborar en la recuperación de la víctima.

Triaje: Procedimiento para clasificar a las personas heridas cuando hay un número indeterminado de ellas, con el fin de asegurar la supervivencia de las más graves.

Manejo de Parada Cardiorrespiratoria

Protocolo de actuación:

1. Comprobar el nivel de consciencia.
2. Comprobar la respiración.
3. Realizar Compresiones Torácicas (RCP): Ciclo de 30 compresiones por 2 ventilaciones.
4. Utilizar el DEA (Desfibrilador Externo Automático): Seguir las instrucciones de la máquina tras colocar los parches; el DEA analizará el ritmo cardíaco y administrará una descarga si es necesario para restablecer el ritmo normal.

Atragantamientos

Obstrucción de las vías respiratorias que impide la llegada de aire a los pulmones, pudiendo causar pérdida de consciencia por hipoxia.

Tipos de obstrucción:

• Obstrucción Incompleta o Parcial: El cuerpo extraño no tapa totalmente la entrada de aire, y la persona tose como mecanismo de defensa.
• Obstrucción Completa o Total: El aire no puede entrar ni salir de la boca.