1.1 Características de la Comunicación Escrita
Debe tenerse en cuenta que en la comunicación escrita, el emisor no puede obtener feedback. Tampoco hay posibilidad de comunicación no verbal. Por ello, para facilitar la adecuada interpretación y comprensión del mensaje, este tipo de comunicación debe reunir las siguientes características:
| Aspectos Fundamentales | Ello Significa que Debe… |
| Adecuación |
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| Coherencia |
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| Cohesión |
|
1.2 ¿Cómo se Elabora un Documento Escrito?
Toda comunicación escrita debe obedecer a un plan concebido de forma lógica y coherente. Debemos expresar el mensaje de forma que nuestro comunicado sea eficaz y logremos los objetivos propuestos.
Los comunicados escritos van a transmitir una imagen de nosotros mismos y un estilo propio.
Las etapas para elaborar un texto escrito son:
- Analizar la situación
- Generar las ideas
- Seleccionar la información
- Ordenar el contenido
- Redactar el texto
- Revisar el escrito
- Revisar el texto
2. Tipología de Documentos Escritos
Las Técnicas de Comunicación Escrita son estrategias o normas prácticas que nos facilitan la comunicación escrita. Sirven para ayudarnos a elaborar y redactar documentos escritos de forma correcta y adecuada y poder lograr nuestros objetivos con mayor eficacia.
Principales Tipos de Documentos:
- Cartas
- Informes
- Documentos privados
- Documentos breves o de régimen interior
- Otros documentos
- Documentos mercantiles
- Otros documentos de empresa
2.1 La Carta
Documento escrito en el que se transmite información dirigida a un particular o a otra empresa.
Carta Comercial
Es el medio de comunicación más eficaz y que mayor influencia tiene en el mundo de los negocios.
Las cartas comerciales pueden ser: Cartas de pedido, cartas de oferta de pedidos, cartas de reclamación.
- La calidad del papel ha de ser adecuada, tamaño DIN A-4 y color blanco o muy tenue.
- Utilizar siempre sobres blancos.
- La separación entre párrafos debe ser mayor que la que hay entre líneas.
- Evitar tachaduras y todo aquello que pueda producir un mal aspecto.
- Nunca escribir en el reverso de la carta.
- Dejar márgenes adecuados.
Las partes de la carta son:
- Encabezamiento
- Cuerpo
- Cierre
La Carta Circular
Es una carta de tipo general dirigida a determinados colectivos para informarles de algún asunto.
La carta circular se redacta en términos que sirvan para todos los posibles lectores.
Se utiliza un modelo único en el que basta poner la dirección de cada persona a la que se envía.
Las cartas circulares deben escribirse en el papel timbrado (con membrete de la empresa) y presentarse de forma cuidadosa, redactadas de modo que parezcan cartas escritas única y exclusivamente para la persona que las recibe.
La Carta de Solicitud
Cuando enviamos el curriculum a alguna empresa tenemos que acompañarlo con una carta de solicitud del puesto de trabajo.
Si en el anuncio se imponen requisitos o condiciones especiales, deberemos manifestar que estamos en posesión de ellos.
El Informe
El informe es una enumeración detallada y ordenada de hechos concretos o actividades y es la respuesta a una pregunta planteada por una institución o persona que busca información.
Se trata de una comunicación escrita sobre acontecimientos internos o externos de la empresa y ordenados de forma que permitan una rápida y fácil comprensión.
| Tipo de Informe | Objetivos | Contenido |
| Expositivo |
| Expone unos hechos de manera clara y objetiva con un orden lógico. |
| Valorativo |
| Incluye recomendaciones y conclusiones. |
| Demostrativo |
| Diferenciación entre demostración de los hechos y su valoración. |
Técnicas de Redacción del Informe
Para redactar un informe es preciso seguir una serie de pautas:
- Redacción de forma directa e impersonal.
- Evitar frases largas.
- Ha de ser comprensible, breve y concreto.
- Evitar ambigüedades.
- Debe ser monográfico, es decir, tratar un solo tema.
- Debe aportar soluciones alternativas a problemas concretos.
2.3 Documentos de Carácter Público y Privado (Instancia y Oficio)
En muchas ocasiones nos vemos en la necesidad de efectuar una solicitud a algún organismo público, o por el contrario es un organismo público el que ha de comunicarnos algo.
En estos casos no se utilizan cartas comerciales, sino que se emplean dos documentos especialmente diseñados para ello: la instancia y el oficio.
La Instancia
Las instancias tienen una gran importancia tanto dentro como fuera del mundo laboral. La instancia es un documento en el que formulamos una petición a un organismo o entidad pública o privada. La instancia está formada por varias partes:
- Encabezamiento: Está formado por la abreviatura del tratamiento de la persona a la que se dirige y por los datos del solicitante.
- Cuerpo o exposición: En él se exponen las razones de la solicitud o petición. Va siempre precedido de la palabra EXPONE. Cada uno de los párrafos del cuerpo o exposición comenzarán con la palabra QUE.
- Petición: Donde se expone la solicitud. Va siempre precedido de la palabra SOLICITA seguida de dos puntos.
- Despedida: Formada por la fecha, firma e identificación del solicitante.
- Pie: Al final de la hoja pondremos en mayúsculas el tratamiento y cargo del destinatario.
2.4 Comunicaciones Breves y de Régimen Interior
La falta de comunicación entre los distintos departamentos de la empresa puede dar lugar a graves problemas. En ocasiones puede resultar difícil transmitir una noticia de forma interna en una empresa; por ello, existen unos documentos especialmente concebidos para este fin. Veamos algunos ejemplos:
El Memorándum
Es una comunicación breve entre diversos departamentos o personas de una misma empresa para dar una información determinada. El contenido del memorándum debe estar referido a un solo tema. No se usan las acostumbradas formas de saludo y despedida de una carta corriente.
El Aviso o Anuncio
Es una comunicación breve con la que se quiere informar de algo que se desea que llegue a conocimiento general en la empresa.
El aviso o anuncio debe ser breve y estar redactado en lenguaje sencillo, que sea comprensible para todos los empleados de la empresa.
Podemos iniciar el documento con las palabras Anuncio, Aviso o con expresiones como: A todo el personal.
Todos los avisos irán fechados y firmados o sellados por el departamento que los emite.
En las empresas suele haber tablones de anuncios destinados a colocar este tipo de comunicados.
El Saluda
Es una comunicación breve que lleva impresa la palabra Saluda precedida del nombre o cargo del remitente. Las personas que detentan cargos públicos o privados utilizan este documento para notificar a sus amigos, clientes o colaboradores ciertos hechos de carácter social.
Este documento consta de tres partes:
- Encabezamiento: En él nos encontramos impreso en letra mayúscula el título o cargo de la persona que lo envía y debajo con letra más grande la palabra SALUDA.
- Cuerpo: Lo iniciamos con la preposición A. Después pondremos el nombre del destinatario en mayúsculas y a continuación el motivo del escrito.
- Pie: Pondremos el nombre y apellidos del remitente y una frase de cortesía como: aprovecha la ocasión para ofrecerle su consideración más distinguida. Terminamos el documento con la población desde donde se escribe y la fecha.
2.5 Otros Tipos de Documentos
Documentos Mercantiles
- Propuesta de Pedido
- Albarán
- Factura
- Cheque
- Letra de Cambio
Documentos de Empresa
- Certificados
- Carteles
- Manuales
- Folletos
- Impresos
- Acta
3. Producción y Reproducción de Documentos
Producción
- Escritura manual
- Máquina de escribir
- Ordenador
- Telégrafo: en la actualidad se tiende a sustituirlo por el burofax.
- Burofax: Permite al ciudadano enviar documentos de forma rápida a cualquier punto del país con total garantía de su entrega y contenido.
Reproducción
- Fotocopiadora
- Fax
- Escáner
4. Registro y Control de la Documentación
Una vez planificadas y organizadas las actividades de la empresa, debe introducirse un sistema de control adecuado, que permita detectar rápidamente todos los errores y desviaciones en los procesos de recepción y emisión de información y documentación.
Por ello, es necesario implantar controles eficaces en todas las áreas de la empresa, atendiendo especialmente a los procesos de información y documentación.
El directivo de la empresa es quien propone cómo y quién controla la recepción y transmisión interna y externa de la información y de la documentación.
El control de la documentación en la empresa puede llevarse a cabo mediante la utilización de sistemas de registro que tendrán lugar en los:
- Registros de entrada de correspondencia
- Registros de salida de correspondencia
- Registros de correspondencia y documentación interna de la empresa
El control de la información consiste en verificar si todo ocurre conforme al plan de comunicación adoptado y a las instrucciones emitidas por la dirección.