3. LA ORGANIZACIÓN COMO UN SISTEMA DE FLUJOS
Las 5 partes de la organización, ¿cómo funciona de manera conjunta?Están unidades entres sí mediante distintos flujos:àSistema de autoridad formal.
ÀSistemas de flujos controlados.àSistema de comunicación informal.
ÀSistema de constelaciones de trabajo.*
La organización como sistema de autoridad formal
Describe a la organización de un organigrama, aunque el organigrama no nos muestral las relaciones informales, proporciona una fiel representación de la división del trabajo, permitiéndonos ver con una rápida ojeada (1) las posiciones existentes dentro de la organización, (2) cómo se agrupan éstas en unidades y (3) cómo fluye entre ellas la autoridad formal.*
La organización como sistema de flujos regulados
Representando a la organización como un sistema ordenados de flujo, de perfecto funcionamientos.Esta era la visión predominante en los primeros teóricos organizativos, y sigue en primerplano en la literatura actual sobre sistemas de planificación y control.Mecanismos de coordinación: la normalización.Pueden identificarse en el sistema regulado 3 flujos claramente diferenciados:àEl flujo de trabajo en organizaciones.
El flujo de trabajo que atraviesa el núcleo de operaciones.Abarcan los movimientos de los materiales y de la información en muchas combinaciones distintas.El control de flujode operaciones varía según la organización.Pude también producirse en otros niveles de la jerarquía (entre grupos financiero y producción).àLos flujos de control regulados.
El sistema formal de control regula los flujos verticales de información y de toma de decisiones, subiendo desde el núcleo de operaciones y atravesando la cadena de autoridad.-Flujo ascendente:
La información de feedback respecto al trabajo de operaciones.-Flujo descendente:
Ordenes e instrucciones de trabajo.-Flechas circulares: indican el rol de decisión de los directivos medios en el sistema de control.Las órdenes e instrumentos van transmitiéndose en sentido descendente a partir del ápice estratégico o de un puesto de línea media, elaborándose a medida que va bajando. En el proceso de planificación formal, por ejemplo, los planes “estratégicos” generales se establecen en el ápice estratégico, elaborándose a continuación sucesivamente para formar programas, presupuestos de capital o de operaciones, y planes de operaciones (ejemplo, de marketing), alcanzando finalmente el núcleo de operaciones en forma de conjuntos de detalladas instrucciones de trabajo.El sistema de control ascendente existe como sistema de información de directiva que recopila y clasifica datos sobre el rendimiento a partir del núcleo de operaciones. A medida que la información atraviesa cada nivel de la jerarquía, se va agregando, hasta alcanzar finalmente el ápice estratégico en forma de un resumen aproximado del rendimiento global de la organización.Los directivos de distintos niveles pueden interrumpir dichos flujos para tomar decisiones adecuadas para su nivel: flechas circulares. Las órdenes que bajan en la jerarquía pueden detenerse en determinado nivel y reciben un tratamiento determinado, ejemplo, como sucede cuando un director general recibe la queja de un cliente y se le transmite al jefe de ventas de la región para que reciba el debido tratamiento.Por otro lado, la información sobre “excepciones” (situaciones de decisiones que no pueden tratarse en un niveldeterminado) va subiendo con la escala jerárquica hasta llegar a manos de un directivo con suficienteautoridad formal como para poder efectuar la gestión debida.àEl flujo de información de staff.
Es el flujo de comunicación entre líneas y staff, cuyo fin consiste en proporcionar la información y asesoramiento del staff a las decisiones de línea.*
La organización como sistema de comunicación informal
Son centros de poder carentes de reconocimiento oficial. Las vías reguladas se ven complementadas y a veces incluso burladas por fuertes redes de comunicación informal, y los procesos de decisión atraviesan la organización independientemente del sistema regulado.Mecanismos de coordinación: adaptación mutua.Importancia de la comunicación informal:-
Motivos de trabajo:
Es escaso el trabajo que pueda realizarse sin comunicación informal alguna: la normalización tiene que verse complementada por al adaptación mutua.Los directivos de todo tipo se inclinan más por las vías verbales del sistema informal que por los documentos protocolarios, dedicados entre un 65 y un 80% de su tiempo al contacto verbal. Así pues los directivos suelen prescindir del SID para conseguir gran parte de su información, construyendo redes de contactos informales que constituyen sus auténticos sistemas de información y de inteligencia.-
Motivo social
Los trabajadores necesitan relacionarse como seres humanos, tanto por razones de amistad como para descargar tensión. En la mayoría de los casos la comunicación social representa un elemento imprescindible para el éxito de la organización. Un sistema de comunicación informal de la organización dispone de múltiples y varias vías. Podría concebirse la red de comunicación informal como una serie de vías informales conectadas por “centros neurálgicos” (individuos situados en las encrucijadas entre distintas vías). Esta red sirve para que los individuos puedan prescindir del sistema de autoridad formal y comunicarse directamente.–
Contacto directo de dos compañeros
Dos compañeros se comunican directamente en vez de hacerlo a través de sus jefes, sustituyendo de hecho la supervisión directa del sistema de autoridad formal por la adaptación mutua propia del sistema informal.-
Contacto directo diagonal
El individuo de un nivel jerárquico se pone en contacto directo con el subordinado de un compañero, situado en un nivel inferior.–
Salto de escalón en la cadena
Se prescinde de la autoridad de un directivo, efectuándose un salto de escalón en la cadena jerárquica al comunicarse su superior directamente con el subordinado de dicho directivo, generalmente para evitar la agregación o la distorsión de la información transmitida. Una importante red de comunicación informal es el “rumor”.*
La organización como sistema de constelaciones de trabajo
Supuesto: la rede de comunicación informal está íntimamente relacionada con el sistema de autoridad formal.Las personas suelen trabajar en grupo exclusivos, pequeños círculos de compañeros basados en relaciones horizontales y no verticales. àLos niveles inferiores, estos se forman de acuerdo con la especialización funcional del flujo de trabajo.àLos niveles directivos suelen abarcar distintas especialidades y funciones.La organización adopta la forma de un conjunto de constelaciones de trabajo, de exclusivos círculos, prácticamente independiente de individuos que intentan tomar decisiones adecuadas a su particular nivel jerárquico.Las constelaciones de trabajo oscilan entre lo formal y lo informal, entre grupos de trabajo que figuran como unidades claramente diferenciada en el organigrama y grupos constituidos de modo informal, al reunirse individuos de unidades distintas para fomular decisiones de cierto tipo.La mayoría de constelaciones de trabajo del núcleo de operaciones corresponden al flujo de trabajo, quedando reflejadas como unidades formales en el organigrama. En el staff de apoyo encontramos una correspondencia directa entre muchas de las unidades formales y las constelaciones de trabajo. De hecho, cada unidad de apoyo constituye una constelación con el estrecho acoplamiento interno pero ligeramente acoplado con el resto de la organización. En cuanto a la teconoestructura y la línea media, las constelaciones de trabajo serían menos formales, atravesando a menudo las fronteras oficiales entre distintos departamentos. Ejemplo: los analistas realizan su trabajo modificando el de los demás, por lo que tienen que formar constelaciones con otros a fin de llevar a cabo dichos cambios. Los directivos de línea, por su parte, y tal como señalamos anteriormente, participan en complejos conjuntos de relaciones no sólo con los analistas, sino también con determinados miembros de staff de apoyo con directivos de otras unidades.