El esfuerzo coordinado es imprescindible para el funcionamiento de cualquier empresa. Los departamentos deben estar coordinados entre sí para lograr el buen funcionamiento y la consecución de los fines programados. Las funciones clave incluyen la gestión de recursos humanos (RRHH), la organización, la planificación, la coordinación y el desarrollo de técnicas que permitan a los trabajadores alcanzar los objetivos individuales y colectivos.
Funciones Generales del Personal
- Evaluar las actividades realizadas por el personal y potenciar las acciones de liderazgo.
- Reclutar a la persona más idónea para cada puesto de trabajo.
- Garantizar la variedad de los puestos de trabajo.
- Controlar el rendimiento de los empleados.
Funciones Específicas
- Administrativa: Se ocupa de las nóminas, las altas y las bajas de los empleados de la empresa.
- Psico-sociológica: Se ocupa del bienestar psicológico y personal de los empleados.
- Jurídica: Gestiona los derechos de los trabajadores y de la propia empresa.
- Política: Dirección del personal, sujeta a decisiones políticas de instituciones y organismos públicos. Realiza contratos, firma convenios, paga nóminas, etc.
- Técnica: Aplica medios racionales y científicos en continua evaluación.
Funciones según el Cargo
- Gerente: Organizar, motivar, evaluar, supervisar, representar, gestionar.
- Director: Generar beneficios a la empresa, comunicar los objetivos a los trabajadores, proyectar una imagen positiva, controlar el cumplimiento del plan de trabajo y establecer correcciones.
- Trabajadores: Colaborar con compañeros y superiores, realizar la actividad profesional de forma eficaz y segura, aplicar medidas de seguridad laboral, ser leal con la empresa, participar en la organización (sindicatos o comités de empresa).
- Jefe de Departamento: Máximo responsable de la gestión integral de las actividades del departamento, gestionar recursos humanos y materiales, supervisar acciones, participar en la mejora de procesos, desempeñar funciones según la metodología establecida, participar en reuniones organizadas por la dirección.
Relación Interdepartamental
La departamentalización (agrupación de unidades) ayuda a que la empresa alcance sus objetivos. La coordinación implica establecer procedimientos que permitan la transmisión de información.
Tipos de Transmisión de Información
- Información interna: Ejemplo: cambio de horario de entrada al trabajo.
- Información externa: Nace en la empresa y se transmite al exterior (altas de los trabajadores en la Seguridad Social).
- Información entrante: Surge fuera de la empresa y se dirige a ella (pedido de un cliente).
La información afectará a varios departamentos, por lo que debe haber una relación y una transmisión de datos fluida.
Departamentos Típicos en una Empresa
Los departamentos comunes en una empresa son: comercial, RRHH, financiero y administrativo.
Departamento de Recursos Humanos (RRHH)
Se encarga de los asuntos laborales y sociales del personal de la empresa.
Funciones:
- Selección y formación: Elige al personal para el puesto vacante y se ocupa de su formación mediante cursos, estudios especializados, etc.
Departamento Administrativo
Se encarga del control y la realización de todos los trabajos administrativos.
Funciones:
- Contabilidad: Lleva la contabilidad financiera y de costes, confección de balances, la cuenta de resultados, las pérdidas y las ganancias, etc.
- Archivo: Clasifica y custodia la documentación de la empresa.
- Secretaría y comunicación: Comunica la dirección de la empresa tanto con el resto del personal (reuniones, circulares, etc.) como con el exterior (entrevistas, ruedas de prensa o comunicados).
Departamento Comercial
Funciones:
- Compras: Elige a los proveedores y trata de conseguir las mejores materias primas o productos elaborados al mejor precio y en las condiciones más óptimas.
- Ventas: Busca clientes, promociona sus productos y los vende.
- Almacén: Controla la mercancía almacenada.
Departamento Financiero
Controla las actividades relacionadas con el dinero que se producen en la empresa.
Funciones Básicas:
- Presupuestos: Planifica los posibles gastos e ingresos futuros de la empresa.
- Tesorería: Realiza los cobros a clientes y paga a proveedores, acreedores, empleados, etc.
- Inversiones: Estudia las inversiones efectuadas y planifica las futuras, así como su rentabilidad.
- Créditos: Busca el dinero necesario para llevar a cabo las inversiones y controla la amortización de créditos y préstamos.