MUESTREO E INVESTIGACIÓN DE DATOS IMPRESOS
El proceso de seleccionar sistemáticamente elementos representativos de una población es llamado muestreo. El objeto del muestreo es seleccionar y estudiar documentos tales como facturas, reportes de ventas y memorándums, o tal vez seleccionar y entrevistar, dar cuestionarios u observar a miembros de la organización. El muestreo puede reducir costos velocidad de recolección de datos hacer potencialmente que el estudio sea más efectivo y posiblemente reducir la ascendencia en el estudio. Cuatro tipos principales de muestras que tiene el analista. Un analista de sistemas debe seguir cuatro pasos en el diseño de una buena muestra. Primero, se tiene la necesidad de determinar la población misma. Segundo, se debe decidir el tipo de muestra. Tercero, se debe calcular el tamaño de muestra. Por último, se deben planear los datos que necesitan ser recolectados o descritos. Tipos de información buscada en la investigación Los tipos de muestras útiles para un analista de sistemas son: de conveniencia, intencionada, aleatoria simple y aleatoria compleja. El último tipo incluye las subcategorías de muestreo sistemático y muestreo estratificado. Hay varios lineamientos a seguir para la determinación del tamaño de muestra. El analista de sistemas puede hacer una decisión subjetiva en relación con el estimado de intervalo aceptable. Luego se selecciona un nivel de confianza y puede ser calculado el tamaño de muestra necesario.
El analista de sistemas necesita investigar datos relevantes, incluyendo reportes, documentos, estados financieros manuales de procedimientos y memorándums. Los datos relevantes muestran dónde ha estado la organización y hacia dónde creen sus miembros que están yendo. Es necesario que sean analizados documentos cuantitativos y cualitativos. Debido a que los documentos son mensajes persuasivos, debe ser reconocido que el cambiarlos también puede cambiar a la organización. Las consignas que se colocan revelan la cultura oficial de la organización Hay muchas formas de analizar documentos cuantitativos y cualitativos. Sin embargo, es importante recordar que la investigación de los datos archivados tiene ventajas y desventajas. Debido a que muchas de las desventajas pueden ser superadas, vale la pena la investigación de archivos . Una de las desventajas del uso de datos archivados es que los datos pueden ser importantes solamente para aquel que originalmente los guardó.
. ENTREVISTAS
El proceso de las entrevistas es un método que usa el analista de sistemas para la recolección de datos sobre los requerimientos de información. El analista de sistemas escucha buscando objetivos, sentimientos, opiniones y procedimientos informales en entrevistas con los tomadores de decisiones de la organización. También vende el sistema durante las entrevistas. Las entrevistas son diálogos de preguntas respuestas planeados por anticipado entre dos personas.Hay cinco pasos que deben tomarse para la planeación previa de la entrevista
:1. Lectura de material de fondo 2 . Establecimiento de objetivos de la entrevista 3. Decisión de a quién entrevistar 4. Preparación del entrevistado 5. Decisión sobre el tipo y estructura de las preguntas
Las preguntas tienen dos tipos básicos: abiertas y cerradas. Las preguntas abiertas dejan abiertas todas las opciones de respuesta para el entrevistado, Las preguntas cerradas limitan las opciones posibles de la respuesta. Las averiguaciones pueden ser abiertas o cerradas, pero le solicitan al interlocutor una respuesta más detallada. Las entrevistas pueden estar estructuradas en tres formas básicas, estructura de pirámide, de embudo o de rombo. Las estructuras piramidales comienzan con preguntas cerradas y detalladas y se amplían a preguntas más generales. Las estructuras de embudo comienzan con preguntas abiertas generales y luego se estrechan a preguntas cerradas más específicas. Las estructuras de rombo combinan las fuerzas de las otras dos estructuras pero se llevan más tiempo para realizarse. Hay compromisos involucrados sobre la decisión de cómo estructurar para realizar las preguntas y secuencias de preguntas de la entrevista Las entrevistas deben ser grabadas por medio de grabadoras de cinta o la toma de notas. Después de la entrevista, el entrevistador debe escribir un reporte que liste los puntos principales que se proporcionaron, así como opiniones acerca de lo que fue dicho. Es extremadamente importante documentar la entrevista lo más pronto posible después de que haya sido realizada. Para reducir tanto el tiempo como el costo de las entrevistas personales, los analistas pueden considerar el diseño conjunto de aplicaciones (JAD) como una alternativa. Mediante el uso del JAD los analistas logran tanto el análisis de requerimientos como el diseño de la interfaz de usuario con los usuarios en un lugar de reuníón de grupo. La valoración cuidadosa del lugar de reuníón para la organización ayudará a juzgar al analista si el JAD es una alternativa adecuada.
OBSERVACIÓN DEL COMPORTAMIENTO DE LOS TOMADORES DE DECISIONES Y EL AMBIENTE DE OFICINA
Los analistas usan la observación como una técnica de recopilación de ir, formación. Por medio de la observación obtienen apreciaciones sobre lo que se hace realmente, ven de primera mano las relaciones entre los tomadores de decisiones en una organización, comprenden la influencia del ambiente físico de éste, interpretan los mensajes enviados por el tomador por medio de su vestimenta y el acomodo de su oficina y comprenden la influencia del tomador de decisiones con respecto a los demás. Usando el muestreo de tiempos o eventos , el analista observa las actividades típicas del tomador de decisiones y su lenguaje corporal. Hay varios sistemas para registrar tales observaciones, incluyendo sistemas di categorías, listas de verificación, escalas, notas de campo y guiones. Además de la observación del comportamiento del tomador de decisiones, el analista de sistemas debe observar también lo que le rodea. Un método para la observación estructurado del ambiente es llamado STROBE, Un analista de sistemas usa STROBE en la misma forma que un crítico de cine usa un método llamado mise-en-scène para analizar una toma de una película Varios elementos concretos del ambiente del tomador de decisiones pueden ser observados e interpretados. Estos elementos incluyen (1) la ubicación de la oficina, (2) la ubicación del escritorio del tomador de decisiones, (3) el equipo de oficina fijo, (4) las propiedades, tales como calculadoras y pantallas, (5) revistas del negocio y periódicos, (6) iluminación y color de la oficina y (7) la vestimenta usada por el tomador de decisiones. Se puede usar STROBE para obtener una mejor comprensión sobre la manera en que los tomadores de decisiones actualmente recopilan, procesan, guardan y comparten información, Hay varias alternativas para la aplicación de STROBE en una organización. Estas incluyen el análisis de fotografías, el uso de una lista de verificación con base en la escala Likert, la adopción de una lista anecdótica con símbolos y la simple escritura de una comparación de observación/narrativa, Cada método tiene determinadas ventajas, así como desventajas, que el analista debe sopesar cuando seleccione una alternativa sobre la otra.
PROTOTIPOS
La elaboración de prototipos es una técnica de recopilación de información útil para complementar el ciclo de vida de desarrollo de un sistema tradicional. Cuando el analista de sistemas usa prototipos está buscando reacciones, sugerencias, innovaciones y planes de revisión del usuario para hacer mejoras al prototipo y, por lo tanto, modificar los planes del sistema con un mínimo de gastos y trastornos. Los sistemas que apoyan la toma de decisiones semiestructuradas (tal como lo hacen los sistemas de apoyo a decisiones) son buenos candidatos para la elaboración de prototipos.
El término prototipo tiene diferentes significados, de los cuales son comúnmente usados cuatro de ellos. La primera definición de la elaboración de prototipos es la de construcción de un prototipo parchado. Una segunda definición es un prototipo no operacional que es usado para probar determinadas carácterísticas del diseño Un tercer concepto es la creación de un prototipo primero de la serie que es completamente operacional. Este tipo de prototipo es útil cuando están planeadas muchas instalaciones del mismo sistema de información bajo condiciones similares). El cuarto tipo es un prototipo con carácterísticas seleccionadas que tiene algunas, pero no todas, de las carácterísticas esenciales del sistema. Usa módulos autocontenidos como bloques de construcción, para que si las carácterísticas prototípicas son satisfactorias puedan ser conservadas e incorporadas en el sistema terminado mucho más grande.
Los cuatro lineamientos principales para el desarrollo de un prototipo son: (1) trabajar en módulos manejables, (2) construir el prototipo rápidamente, (3) modificar el prototipo y (4) enfatizar la interfaz de usuario. Una desventaja de los prototipos es que el manejo del proceso de elaboración del prototipo es difícil, debido a la rapidez del proceso y a sus muchas iteraciones. Una segunda desventaja es que puede haber presiones para que sea puesto en servicio un prototipo incompleto, como si fuera un sistema completo. Aunque la elaboración de prototipos no es siempre necesaria o deseable, debe hacerse notar que hay tres ventajas principales interrelacionadas de su uso: (1) el potencial para cambiar el sistema en etapas tempranas de su desarrollo, (2) la oportunidad de detener el desarrollo de un sistema que no es funcional y (3) la posibilidad de desarrollar un sistema que satisfaga en mejor forma las necesidades y expectativas de los usuarios. Los usuarios tienen un papel distinguido en el proceso de elaboración de prototipos. Su primer interés debe ser interactuar con el prototipo mediante experimentación. Los analistas de sistemas deben trabajar sistemáticamente para obtener y evaluar las reacciones de los usuarios ante el prototipo, y luego trabajar para incorporar las sugerencias e innovaciones de los usuarios que valgan la pena en las modificaciones subsecuentes.