Optimización de la Programación de Obras: Fundamentos, Procesos y Estrategias Clave

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Propósito de la Programación en Obra

a) Interno:

  • Planificar y optimizar los recursos y el trabajo (mejorar productividad).
  • Establecer una base para la medición de la gestión.
  • Generar experiencia documentada.
  • Fomentar el compromiso de las personas.

b) Externo:

  • Cumplir con exigencias contractuales.
  • Comprometer plazos contractuales.
  • Establecer una base para la medición del avance.

Características de un Programa de Obra Efectivo

Un programa de obra efectivo debe ser:

  • Oportuno: Elaborado y presentado en el momento adecuado.
  • Explícito: Claro y sin ambigüedades en sus componentes.
  • Inteligible: Fácil de comprender por todos los involucrados.
  • Flexible: Capaz de adaptarse a cambios y contingencias.
  • Controlable: Que permita el seguimiento y la medición del progreso.

Conceptos Fundamentales en la Programación de Obras

  • Ruta Crítica: Conjunto de actividades que definen la duración total del Programa de Trabajo, o el mínimo tiempo en que el Proyecto puede ejecutarse.
  • Alteración de la Secuencia Constructiva: Consiste en cualquier modificación que produce alteraciones en el Programa de Obra vigente. Es importante señalar que no necesariamente afecta la duración total del Proyecto.
  • Programa Impactado: Programa de obra que grafica la existencia de situaciones que generan impacto sobre el desarrollo previsto de las actividades, lo que no implica necesariamente afectar la ruta crítica.
  • Reprogramación: Actualización del Programa de Obra, donde se grafican los nuevos plazos de obras, de acuerdo al avance real a la fecha. No siempre es evidente el origen de los nuevos plazos.

Nivel de Detalle en la Programación

a) Cerrado:

  • Menos compromisos de fechas.
  • Menor precisión en la planificación y control.
  • Dificultad para demostrar impactos.

b) Abierto:

  • Mayor precisión en la planificación.
  • Mayor tiempo de elaboración.
  • Mayor compromiso de fechas.

El Plazo del Contrato en Proyectos de Construcción

  • Periodo en que el Contratista se compromete a ejecutar las obras descritas en el Contrato.
  • Puede considerar un plazo total, o plazos parciales por obras específicas o hitos.
  • Requiere estar respaldado por una Programación detallada.

Errores Comunes en la Planificación de Obras

  • Explicitar sólo vínculos que obedecen al método constructivo (secuencia de construcción), omitiendo otras dependencias.
  • No presentar detalle de especialidades.
  • Presentarse por mera formalidad (“parte del papeleo”), y no ser realizada en forma coordinada con quienes ejecutarán el proyecto.
  • Concentrar ficticiamente actividades en el periodo final de la obra para evitar que el proyecto se evidencie atrasado.
  • No ser revisada en detalle por el mandante, salvo para verificar hitos y plazos totales.

Factores que Definen la Naturaleza del Programa de Obra

La naturaleza del programa de obra está influenciada por diversos factores, como:

  • a) Características de la obra: Complejidad, tamaño, tipo de construcción.
  • b) Restricciones externas: Permisos, regulaciones, condiciones del entorno.
  • c) Cantidad de recursos: Disponibilidad de mano de obra, maquinaria, materiales.
  • d) Tipo de recursos disponibles: Especificaciones y capacidades de los recursos.
  • e) Vínculos entre actividades: Dependencias lógicas, físicas o de recursos.

Características de un Buen Programa de Obra

Un buen programa de obra debe considerar los siguientes aspectos fundamentales:

  • Predecesora constructiva claramente definida.
  • Ingeniería disponible y completa.
  • Terreno disponible y accesible.
  • Suministro de materiales asegurado.
  • Recursos disponibles y asignados.

Principios Clave para un Programa de Obra Exitoso

  • Considerar las Particularidades del Proyecto: Adaptar la planificación a las especificidades de cada obra.
  • Construirse sobre la Experiencia: Aprovechar lecciones aprendidas de proyectos anteriores.
  • Definir Claras Responsabilidades del Mandante: Establecer las obligaciones y roles del cliente.
  • Detallar Partidas Identificables: Dividir el trabajo en tareas concretas por cada recinto o sector, en las que puedan ser evaluados los potenciales impactos en forma sencilla y clara para ambas partes.
  • Evidenciar la Secuencia Constructiva Requerida: Mostrar claramente el orden lógico de las actividades.
  • Establecer Vinculación por Recursos: Considerar las dependencias entre actividades basadas en la disponibilidad de recursos.
  • Contemplar Rendimientos Diferenciales por Condiciones: Ajustar las estimaciones de duración según las condiciones específicas del entorno o tarea.
  • Diferenciar Actividades Aparentemente Iguales: Reconocer y planificar matices entre tareas que podrían parecer similares pero tienen requisitos distintos.
  • Subrayar la Relevancia de los Plazos de Suministros Especiales: Dar prioridad y seguimiento a la entrega de materiales o equipos críticos.
  • Analizar Internamente la Relación Temporalidad de la Modificación / Impacto: Evaluar cómo los cambios afectan el cronograma y los costos.
  • Realizar Chequeos y Buscar Optimizaciones Continuamente: Revisar y mejorar el programa de forma proactiva.
  • Explicitar Holguras: Identificar y comunicar los márgenes de tiempo disponibles en las actividades no críticas.

Participantes en la Confección del Programa de Obra

Gerente de Proyecto (Visitador)

  • Definir junto al Administrador de Obra (IA) el alcance del trabajo.
  • Verificar a lo largo del proceso la correcta confección del Programa (secuencias, recursos, plazos, hitos, EDT del Programa, Nivelación, etc.).

Administrador de Obra (de Contrato)

  • Verificar el alcance del trabajo y definir la Estructura Detallada del Trabajo (EDT o WBS).
  • Definir la estrategia constructiva (secuencias, recursos críticos, etc.).
  • Verificar plazos e hitos y monitorear el proceso completo.
  • Participar en la optimización del programa (nivelar recursos).

Jefe de Terreno (y Supervisores)

  • Planificar secuencias constructivas y definir duraciones.
  • Planificar los recursos más importantes por actividad y definir cuadrillas.

Jefe de Oficina Técnica (Programador)

  • Desarrollar el programa con software de acuerdo a criterios definidos con el Administrador de Obra (IA) y Jefe de Terreno (JT).
  • Ingresar recursos de acuerdo a rendimientos teóricos, presupuesto y asignaciones del JT.
  • Nivelar los recursos de acuerdo a criterios definidos por el IA.
  • Generar curvas e información base para la medición de avance.

Control de Avance del Proyecto

a) Seguimiento Semanal del Programa Contractual e Internos

Realizar un seguimiento periódico para comparar el avance real con el planificado.

b) Utilización de Cuadros y Curvas de Control

Emplear herramientas visuales para monitorear el desempeño y detectar desviaciones.

c) Aplicación de la Curva S (Programa Contractual)

Utilizar la Curva S como referencia para evaluar el progreso acumulado del proyecto.

Tipos de Atrasos en Proyectos de Construcción

a) Excusables y Compensables (atribuibles al cliente):

Se excusan las multas y existe derecho a compensación económica y/o de plazo.

b) Excusables pero No Compensables (causas compartidas o fuerza mayor):

Ejemplos: condiciones climáticas adversas, epidemias, catástrofes naturales. Se excusan multas pero no hay compensación económica.

c) No Excusables y No Compensables (errores del contratista o atrasos bajo su control):

Incluye mala gestión, planificación deficiente, mala fortuna y personal incompetente. El contratista asume las consecuencias.

Impactos en la Programación de Obra

Los impactos son situaciones que alteran el desarrollo previsto de las actividades. Algunos ejemplos son:

  • Trabajos adicionales que se insertan en la secuencia constructiva.
  • Esperas y demoras por indefiniciones, respuestas técnicas tardías o ingeniería deficiente.
  • Interferencias con otros contratistas o elementos ajenos que hacen más lento el avance.
  • Cambios de proyecto que hacen crecer el alcance del trabajo o requieren rehacer trabajos ya ejecutados.

Gestión del Programa Impactado

17.1) Programa Intermedio (PI)

  • Elaboración: Mensual, con una visión de 6 semanas.
  • Objetivo: Definir la estrategia, identificar restricciones y planificar recursos futuros con anticipación.
  • Crear una secuencia y determinar la velocidad de flujo del trabajo.
  • Balancear el flujo de trabajo y su capacidad.
  • Descomponer el programa maestro de actividades en partes de trabajo y operaciones manejables.
  • Desarrollar métodos detallados de ejecución de los trabajos que permitan cumplir los requisitos.

17.2) Programa de Corto Plazo (PAC)

  • Elaboración: Semanal, con una visión de 2 semanas.
  • Objetivo: Organizar el trabajo de las próximas dos semanas de acuerdo con los recursos disponibles y las restricciones identificadas.

Análisis de Restricciones

Identificar y gestionar los factores que pueden impedir el avance del trabajo, tales como:

  • Diseño o Proyecto: Planos incompletos, indefiniciones técnicas.
  • Materiales: Falta de suministro, entregas tardías.
  • Mano de Obra: Escasez de personal cualificado, baja productividad.
  • Equipos: Maquinaria averiada, falta de equipos necesarios.
  • Prerrequisitos: Trabajos previos no completados, permisos pendientes.

El Sistema Último Planificador (SUP)

El Sistema Último Planificador (SUP) “se refiere tanto a las personas como a los procesos”. No sustituye otros sistemas de planificación, sino que los enriquece y los complementa, enfocándose en la planificación a corto plazo y la eliminación de restricciones.

Nivel de Planificación Intermedia (Programa Trisemanal)

Este nivel de planificación cubre un periodo de aproximadamente 4 semanas, con un enfoque detallado en las próximas 3 semanas (trisemanal), buscando asegurar que las tareas estén listas para ser ejecutadas.

Procesos Específicos de Planificación

Incluyen etapas como:

  • Definición de actividades.
  • Definición de los recursos necesarios.
  • «Tiro» del trabajo (Pull Planning).
  • Balanceo de carga y capacidad.

Actividades para Remover Restricciones

  • Confirmar el tiempo de respuesta: Determinar quién es el proveedor de la entrada (información, material, etc.) y su tiempo de respuesta estimado.
  • Tirar (Pull): Pedirle al proveedor certeza sobre las entradas provenientes de este, asegurando su disponibilidad cuando se necesiten.
  • Apresurar: Si el periodo de respuesta es demasiado largo, puede ser necesario asignar recursos adicionales o tomar acciones para acortarlo.

Ciclo de Compromiso

Se refiere al proceso mediante el cual se establecen, comunican y cumplen los compromisos entre los diferentes actores del proyecto, fundamental para la ejecución efectiva del plan.