Comunicación Oral: La Voz y la Palabra Hablada
La comunicación oral se transmite a través de la voz y utilizando la palabra hablada, ya sea de forma presencial o no presencial.
Componentes y Elementos de la Comunicación Oral
- Volumen: Intensidad o potencia de emisión de la voz.
- Intensidad baja: Tranquilidad, intimidad, tristeza, cercanía.
- Intensidad alta: Alegría, rabia, agresividad.
- Tono:
- Grave: Sugiere madurez y genera confianza.
- Agudo: Puede provocar falta de confianza y resultar molesto para el receptor.
- Timbre: Es la principal seña de identidad de cualquier sonido. Es la cualidad que hace que, al percibir la voz, podamos diferenciarla de la otra persona.
- Ritmo: Es el número de palabras por emisión de voz.
- Ritmo rápido: Se asocia con tensión, nerviosismo o deseo de ocultar información.
- Ritmo lento: Genera desconexión o falta de interés.
- Ritmo monótono: Se percibe como falta de naturalidad.
- Silencio: La ausencia de silencio también puede servir para comunicar. Por ejemplo, un profesor se calla porque sus alumnos no paran de hablar. Con el silencio expresa que no puede seguir dando clase en esas condiciones.
Ventajas e Inconvenientes de la Comunicación Oral
- Ventajas:
- Favorece la socialización.
- Retroalimentación inmediata.
- Se complementa con la comunicación no verbal.
- Inconvenientes:
- Menor permanencia.
- Menor tiempo para la elaboración.
- Necesidad de improvisar.
Principios Básicos de la Comunicación Efectiva
- Adecuación: El mensaje debe adaptarse al receptor y al contexto (ej: profesor hablando a alumnos).
- Claridad: Mensaje fácil de comprender con las explicaciones y aclaraciones necesarias.
- Concisión: Hay que expresar las ideas dando toda la información necesaria, sin rodeos.
- Corrección y Cortesía: Hay que utilizar la lengua con corrección. Ser amables, no groseros, y con adecuación al contexto.
- Coherencia: Los elementos verbales (palabras) y paraverbales (tono de voz, intensidad, etc.) deben estar en consonancia con el mensaje que se desea transmitir.
- Riqueza de vocabulario: Utilizar un vocabulario variado y preciso, evitando repetir las mismas palabras.
Habilidades Sociales y Protocolo en la Comunicación
- Empatía: Es la capacidad de ponerse en el lugar de otro y comprender sus sentimientos y necesidades (para comprender mejor su mensaje transmitido).
- Asertividad: Es la habilidad para expresar nuestras ideas, sentimientos y opiniones de forma clara y directa, respetando nuestras necesidades, pero también las opiniones y sentimientos de los demás. Seguridad, pero sin ofender. No ser pasivo/agresivo. Expresar deseos, necesidades y derechos. Aceptar/respetar a los demás.
- Escucha activa: Consiste en escuchar con atención, concentrándonos en el mensaje que nuestro interlocutor nos quiere comunicar (siendo empático y asertivo).
- Reglas de protocolo: El protocolo es el conjunto de reglas de cortesía establecidas por norma o por costumbre para ceremonias y actos oficiales, así como para relaciones sociales de cualquier tipo (presentaciones/saludos).
Comunicación No Verbal: El Lenguaje del Cuerpo
La comunicación no verbal es aquella que se produce sin utilizar palabras, a través de los movimientos corporales y gestos, ya sean voluntarios (saludar con la mano, afirmar o negar con la cabeza) o involuntarios (morderse las uñas, mover una pierna, etc.).
Elementos de la Comunicación No Verbal
- Expresiones faciales: Expresión del rostro (mirada).
- Expresiones corporales: (Postura, movimientos y gestos).
- Distancia y contacto físico (consideraciones sobre el COVID-19).
- Imagen corporal: Vestimenta, higiene personal, lenguaje personal y conducta.
Tipos de Comunicaciones Profesionales Presenciales
- Diálogo: Conversación entre dos o más personas.
- Entrevista: Comunicación en la que una persona (entrevistador) realiza preguntas a otra persona o personas (entrevistado) para obtener información sobre un asunto de interés.
- Discurso: Exposición oral realizada por una sola persona ante un público. Formal, redactado con anterioridad.
- Debate: Discusión entre varias personas en la que cada uno quiere hacer prevalecer su opinión frente a las opiniones de los demás.
Comunicación en la Recepción de Visitas
- Acogida: Recepción, imagen personal, saludo.
- Identificación: Recepcionista, visitante.
- Gestión: El personal intentará resolver la situación siempre que sea posible.
- Despedida: Acompañan o indican la salida al visitante. Se agradece la visita.
Cómo Hablar en Público
Dominar el tema, organizar el contenido, practicar, controlar los nervios, no decir el contenido de memoria, prestar atención al lenguaje verbal, paralenguaje e imagen personal, no leer, controlar el tiempo…
Comunicaciones No Presenciales
Realización de Llamadas
Presentación, desarrollo, cierre, despedida.
Recepción de Llamadas
Inicio, saludo e identificación, motivo, acción, cierre y despedida.
Normas y Recomendaciones para Llamadas
Utilizar el nombre, tratar con cortesía, aplicando habilidades sociales, estilo positivo, seguridad, sonreír.
Videoconferencia
Es un sistema de comunicación no presencial que permite que dos o más usuarios puedan mantener una conversación por medio de la transmisión en tiempo real de imagen y sonido a través de internet. De forma que no solo pueden escucharse, sino también verse.
Aspectos Clave en Videoconferencias
Preparación, conexión, conocimiento de la aplicación, imagen personal, entorno, intervenciones, micrófono.