Tema 2-
vamos a estudiar el concepto real de archivo basándonos en dos definiciones:
2CONCEPTO DE ARCHIVO
vamos a estudiar el concepto real de archivo basándonos en dos definiciones:
a) Artículo 59 de la Ley del Patrimonio Histórico Español: “Son Archivos los conjuntos orgánicos de documentos, o la reuníón de varios de ellos, reunidos por las personas jurídicas, públicas o privadas, en el ejercicio de sus actividades, al servicio de su utilización para la investigación, la cultura, la información y la gestión administrativa.
Asimismo, se entiende por Archivos las instituciones culturales donde se reúnen, conservan, ordenan y difunden para los fines anteriormente mencionados dichos conjuntos orgánicos”.
Asimismo, se entiende por Archivos las instituciones culturales donde se reúnen, conservan, ordenan y difunden para los fines anteriormente mencionados dichos conjuntos orgánicos”.
b) Artículo 1.3 de la Ley de Archivos y Patrimonio Documental de la Regíón de Murcia. “Son archivos los conjuntos orgánicos de documentos o la agrupación de varios de ellos reunidos por cualesquiera instituciones y entidades públicas y personas físicas o jurídicas en el ejercicio de sus actividades, al servicio de su utilización para la gestión administrativa, la investigación, la cultura y la información. También, se entiende por archivos las instituciones culturales donde se reúnen, conservan, organizan y difunden para los fines anteriormente mencionados dichos conjuntos orgánicos.
Como se puede apreciar ambas definiciones son muy parecidas y de ellas se desprende:
1. Un archivo es un conjunto de documentos (no documentos aislados) acumulados en un proceso natural: el archivo no es el resultado de un acto
voluntario o caprichoso de un seleccionador o coleccionista. Una biblioteca es producto de un acto voluntario de reunir una serie de libros de acuerdo con unos planteamientos previos y con un presupuesto determinado.
Una pinacoteca, es la reuníón de cuadros hecha voluntariamente por un coleccionista.
En todos los casos es la documentación que genera la actividad de un organismo o persona.
2. Son documentos de archivo desde el mismo momento de su producción, no tiene nada que ver la antigüedad ni es una cualidad para formar parte de un archivo el paso de los años1. Los documentos que se producen en las oficinas administrativas son documentos de archivo, lo mismo que el documento de hace 500 años que se encuentra en un archivo histórico
3. Son conjuntos orgánicos de documentos: conjunto en tanto que no son documentos aislados, y orgánico porque deben estar ordenados. La cualidad de orden es esencial en el concepto de archivo. Los documentos, en el momento de producirse lo hacen necesaria e inevitablemente de forma ordenada, siguiendo un lógico proceso de gestión administrativa
voluntario o caprichoso de un seleccionador o coleccionista. Una biblioteca es producto de un acto voluntario de reunir una serie de libros de acuerdo con unos planteamientos previos y con un presupuesto determinado.
Una pinacoteca, es la reuníón de cuadros hecha voluntariamente por un coleccionista.
En todos los casos es la documentación que genera la actividad de un organismo o persona.
2. Son documentos de archivo desde el mismo momento de su producción, no tiene nada que ver la antigüedad ni es una cualidad para formar parte de un archivo el paso de los años1. Los documentos que se producen en las oficinas administrativas son documentos de archivo, lo mismo que el documento de hace 500 años que se encuentra en un archivo histórico
3. Son conjuntos orgánicos de documentos: conjunto en tanto que no son documentos aislados, y orgánico porque deben estar ordenados. La cualidad de orden es esencial en el concepto de archivo. Los documentos, en el momento de producirse lo hacen necesaria e inevitablemente de forma ordenada, siguiendo un lógico proceso de gestión administrativa
4. Al servicio de su utilización para la información y la gestión administrativa, investigación y la cultura.
El archivo debe prestar servicio:
El archivo debe prestar servicio:
a) A la propia Administración, para que pueda actuar con eficacia y garantizar la objetividad que exigen la Constitución y las Leyes. En las administraciones públicas los documentos constituyen una garantía de transparencia de la gestión administrativa y son considerados piezas básicas para la información. Las instituciones, en el ejercicio de las funciones que tienen asignadas, generan documentos que sirven para la tramitación de los asuntos corrientes. Esos documentos, a su vez, son utilizados por el propio organismo como elemento de apoyo para la toma de decisiones y se guardan por el valor probatorio que les concede la ley. b) A los ciudadanos, en defensa de sus derechos frente a la propia Administración o a terceros (Tarjetas de embarque, escrituras de venta) 2 c) A la investigación y a la cultura, para lo que es preciso que la documentación tenga, desde el primer momento, un adecuado tratamiento que permita su utilización en el futuro.
5. Se considera también archivo al continente, además de al contenido, al considerar como tales a las instituciones creadas a posteriori para reunir, conservar y ordenar la documentación de otras instituciones. Un archivo es también un organismo que produce documentos en el ejercicio de sus funciones: expedientes económicos, solicitudes y resguardos de fotocopias o digitalizaciones, expedientes de subvenciones….
Por tanto, podemos concluir que constituyen el archivo todos los documentos gráficos, textuales, fotográficos, sonoros, audiovisuales o informáticos que se generan o se reciben en cada órgano o unidad administrativa en el ejercicio de sus funciones, conservados y organizados de forma que sirvan como antecedente y testimonio de derechos y obligaciones y como fuente de información a la administración y a los ciudadanos.
5. Se considera también archivo al continente, además de al contenido, al considerar como tales a las instituciones creadas a posteriori para reunir, conservar y ordenar la documentación de otras instituciones. Un archivo es también un organismo que produce documentos en el ejercicio de sus funciones: expedientes económicos, solicitudes y resguardos de fotocopias o digitalizaciones, expedientes de subvenciones….
Por tanto, podemos concluir que constituyen el archivo todos los documentos gráficos, textuales, fotográficos, sonoros, audiovisuales o informáticos que se generan o se reciben en cada órgano o unidad administrativa en el ejercicio de sus funciones, conservados y organizados de forma que sirvan como antecedente y testimonio de derechos y obligaciones y como fuente de información a la administración y a los ciudadanos.
2-la documentación administrativa
Según el Artículo 1.2 de la Ley de Archivos y Patrimonio Documental de la Regíón de Murcia, documento de archivo es “toda expresión en lenguaje natural o co
nvencional, con exclusión de los que por su índole forman parte del patrimonio bibliográfico, y cualquier otra expresión gráfica, sonora o en imagen, recogidas en cualquier tipo de soporte material, incluso el informático.”
Hay muchas definiciones sobre el concepto de documento en un sentido general y amplio. En definitiva, es cualquier expresión recibida o emitida en virtud de las actividades de cualquier persona o entidad en cualquier lenguaje y sobre cualquier soporte material. Pero el documento de archivo tiene unos elementos diferenciadores: •