Dominando la Comunicación Escrita y Documentos Empresariales Clave

La Comunicación Escrita: Fundamentos y Aplicaciones

La comunicación escrita es el tipo de comunicación en la que el emisor, a través del lenguaje escrito, transmite un mensaje al receptor sin coincidir en el espacio ni en el tiempo. Se aplican diversos elementos de la comunicación escrita, como el envío de una factura o un correo electrónico.

Características Clave de la Comunicación Escrita

Las principales características que definen la comunicación escrita son:

Comunicación Diferida: No hay retroalimentación inmediata. El emisor no recibe una respuesta instantánea del receptor, lo que la convierte en una comunicación asíncrona.
Precisión y Dominio del Lenguaje: Para utilizarla correctamente, se necesita un mayor dominio de las palabras y la gramática. Sin embargo, permite pensar y especificar mejor lo que se desea expresar antes de redactarlo.
Evidencia y Obligación Legal: Lo escrito sirve como prueba del contenido del mensaje; además, es una obligación legal comunicar determinados mensajes por escrito, como facturas, contratos o notificaciones oficiales.
Capacidad para Documentos Extensos: Posibilita el envío de documentos más largos, y la información puede ir acompañada de anexos o documentación adicional.
Ausencia de Comunicación Verbal: A diferencia de la comunicación oral, carece de los matices y la información adicional que aporta la comunicación verbal (tono de voz, lenguaje corporal), lo que puede requerir mayor claridad en la redacción.

Redacción de Documentos: Requisitos Formales Esenciales

Para una presentación profesional y efectiva, es crucial considerar los siguientes requisitos formales al redactar cualquier documento:

Tipo de Papel: Generalmente, se utiliza papel DIN A4 de 80g. Organismos oficiales y empresas suelen emplear papel con membrete corporativo.
Márgenes: Es fundamental dejar márgenes adecuados tanto para una buena presentación visual como para facilitar el archivo correcto del documento.
Estructura Básica: Los documentos suelen tener al menos tres partes diferenciadas:
- Encabezado: Información de identificación (logotipo, datos de la empresa, etc.).
- Cuerpo: Contenido principal del mensaje.
- Pie de Página: Información adicional (dirección, contacto, etc.).
Uso de Párrafos: Facilitan la lectura y la comprensión. Cada párrafo debe comenzar con mayúscula y terminar con un punto.
Interlineado: Se recomienda un interlineado de 1.5 para mejorar la legibilidad.
Alineación: Siempre que sea posible, se aconseja utilizar la alineación justificada para un acabado más profesional.
Tipo de Letra: Debe ser funcional, simple, eficaz y comunicativa. Muchas empresas y organizaciones utilizan un tipo de letra corporativo específico.
Tamaño de Letra: Para asegurar la legibilidad, el tamaño de la letra debe ser al menos de 11 o 12 puntos.
Color de Letra: El color ideal para el texto es negro o azul oscuro, garantizando una óptima legibilidad. Se pueden usar recursos como el subrayado, el cambio de color o la negrita para enfatizar frases o palabras clave.

Tratamiento Adecuado en Documentos Escritos

El uso del tratamiento adecuado es un aspecto muy importante en cualquier documento escrito, ya que refleja respeto y profesionalidad. A continuación, se detallan los tipos más comunes:

Muy Formal: Se utiliza en casos donde el destinatario tiene un rango superior al remitente o en comunicaciones de alta solemnidad.
Ejemplo: Excelentísimo Sr. Martínez.
Personal e Informal: Implica una relación de mucha confianza entre el remitente y el destinatario.
Ejemplo: Querido Carlos.
Amable y Respetuoso: Existe una relación personal, pero se mantiene un tono de respeto.
Ejemplo: A la atención de Carlos Martínez.
Neutral: Es amigable pero neutral, recomendado para la mayoría de la correspondencia, excepto la muy formal.
Ejemplo: Estimado Sr. Martínez.
Educado: Es neutral pero con un grado de formalidad, usado para la correspondencia general de oficina.
Ejemplo: A la atención del Sr. Martínez.

Ortografía y Sintaxis para una Imagen Profesional

Para no transmitir una imagen deficiente de la empresa o del emisor, se debe prestar especial atención a los siguientes aspectos de la ortografía y sintaxis:

La correcta división y separación de palabras en sílabas.
El uso adecuado de la tilde.
El uso correcto de mayúsculas y minúsculas.
La escritura apropiada de números.
La correcta concordancia en género y número de las frases.
La construcción lógica y coherente de oraciones.

Puntuación en Documentos Escritos

Los signos de puntuación son herramientas fundamentales que ayudan a expresarse claramente en el lenguaje escrito. Su función es estructurar el texto, ordenar las ideas y delimitar los párrafos y oraciones del documento. Por lo tanto, si no se utilizan correctamente, dificultarán la comprensión del mensaje. Algunos de estos signos de puntuación son: el punto (.), la coma (,), el punto y coma (;), los dos puntos (:), los puntos suspensivos (…), entre otros.

Comunicación Interna Empresarial: Documentos Clave

La comunicación interna es aquella que utilizan las empresas para comunicarse directamente con las personas y agentes que participan en las actividades que en ella se desarrollan, tales como trabajadores, accionistas o representantes sindicales.

Documentos de Comunicación Interna: El Aviso

Definición: Es un documento breve que se escribe con el objetivo de comunicar instrucciones o noticias de interés general a un gran número de destinatarios, tanto internos como externos. Suelen colocarse en lugares públicos como tablones de anuncios.

Características:

Utiliza un lenguaje sencillo y comprensible.
Es emitido con el membrete oficial de la empresa.
Siempre incluye las palabras «AVISO» o «AVISO» resaltadas dentro del texto.
Debe terminar con la fecha, el nombre del departamento que emite el aviso y la firma de la persona responsable.

Documentos de Comunicación Interna: El Memorándum o Nota Interna

Definición: Documento utilizado por la organización para transmitir órdenes, exponer temas, hacer recomendaciones, solicitar algo, etc.

Características:

Relación sencilla, breve y sin mucho protocolo.
La información debe ser clara, precisa y referida a un solo tema.

Estructura: Se compone de encabezado, cuerpo y pie de página.

Estructura Detallada del Memorándum o Nota Interna

Encabezado: Incluye destinatario, remitente, fecha y asunto. No lleva saludo.
Cuerpo: Contiene la información a transmitir o las solicitudes, etc.
Pie de Página: No tiene despedida. Incluye la fecha (si no consta en el encabezado) y la firma de quien envía la carta, así como el departamento, si aplica. Puede incluir un anexo o cualquier otra nota de interés para el destinatario.

Documentos de Comunicación Interna: La Memoria

Definición: Documento que se elabora a petición de alguien y contiene una exposición detallada y ordenada de hechos, situaciones, actividades o personas.

Estructura: Típicamente incluye portada, índice, introducción, desarrollo, conclusiones, bibliografía y anexos.

Tipos: Descriptivo, evaluativo y demostrativo.

Tipos de Memorias y sus Diferencias

Memoria Descriptiva: Se limita a relatar hechos de forma objetiva.
Memoria Evaluativa: Incluye un examen de los hechos, una visión personal, recomendaciones y conclusiones.
Memoria Demostrativa: Verifica o comprueba que se han producido unos hechos e incluye las pruebas correspondientes.

Documentos de Comunicación Interna: La Convocatoria

Definición: Llamamiento por escrito que se hace a determinadas personas para que asistan a una reunión, asamblea, etc.

Estructura o Partes:

Cuando se dirige a particulares y no a un colectivo, deben señalarse las personas convocadas con sus nombres y apellidos.
Fecha, hora y lugar donde se celebra la reunión.
Orden del día.
Firma del remitente o remitentes.

Es importante enviar la convocatoria con tiempo suficiente para que los asistentes puedan acudir a la reunión y preparar el tema a tratar. El orden habitual de los elementos en una convocatoria es: personas convocadas, hora, fecha y lugar, orden del día y la firma.

Documentos de Comunicación Interna: El Acta

Definición: Es un escrito donde se relaciona todo lo sucedido, tratado y acordado durante una reunión o asamblea.

Redacción: La redacción del Acta corresponde al secretario de la reunión, de forma impersonal y siguiendo el orden cronológico de los hechos.

Contenido y Estructura:

Encabezamiento: Debe figurar en primer lugar la fecha, la hora y el lugar donde se ha mantenido la reunión. A continuación, deben recogerse los nombres y apellidos de todos los asistentes. Luego, se enumeran los asuntos que serán tratados según el orden del día de la convocatoria.
Cuerpo: Debe recoger las intervenciones de todos los participantes, los acuerdos a los que se ha llegado, así como los ruegos y preguntas, de haberlos.
Pie: Se recogen las firmas de los asistentes y la hora de finalización de la reunión. El secretario firmará el documento para dar fe de lo sucedido en la misma.

Documentos de Comunicación Interna: Memoria de Actividades

Definición: Documento que elaboran las empresas cuyo contenido, estructura y forma de presentación serán distintos dependiendo de a quién vaya dirigido.

Propósito: La memoria de actividades se centra en destacar los logros conseguidos durante un periodo de tiempo determinado. Ejemplos: Memoria de El Corte Inglés, Memoria de Mercadona.