El proceso de selección de ofertas y presupuestos se puede iniciar para adquirir un producto de compra habitual o un producto nuevo. Cuando la empresa dispone de un fichero de proveedores, la oferta recibida se compara con la del suministrador de cada material. Sin embargo, si no disponemos de datos de referencia, el estudio comparativo se realiza entre todas las ofertas recibidas.
Los factores que debemos evaluar son: calidad del producto, precio, descuentos, plazo de entrega, gastos de transporte, embalaje, forma de pago y otros como reputación del proveedor o servicios de reposición y posventa. Los pasos que se deben seguir para evaluar y comparar la información recibida son:
- Preseleccionar las ofertas recibidas, eliminando las que no se ajusten a nuestras condiciones principales.
- Confeccionar una ficha para cada proveedor.
- Elaborar un cuadro comparativo con las ofertas preseleccionadas, cuyo contenido debe reflejar información sobre las condiciones de cada uno de los proveedores.
Factores Clave en la Selección
Los factores a considerar son:
- Factores económicos
- Factores de calidad: Se obtienen examinando las muestras recibidas.
- Factores de servicio
Criterios de Evaluación de Ofertas
Consiste en asignar un total de puntos repartidos entre los tres factores en función de la importancia que tenga cada uno de ellos.
- Primero: se establece el baremo.
- Segundo: se calcula la puntuación.
- Tercero: se suma la puntuación total.
Selección del Proveedor
Después del análisis, comprobar si la información proporcionada es real. Es importante buscar relaciones comerciales a largo plazo para evitar riesgos y acortar tiempos.
Fichero de Proveedores y Productos
La finalidad es obtener rápidamente los datos de los suministradores. Las características esenciales son:
- Todos los datos correctos y actualizados.
- Ordenados bajo un sistema de fácil localización.
- Realizar un duplicado para los casos de extravío.
Contenido:
- Datos de identificación del proveedor.
- Artículos que fabrica o comercializa.
- Condiciones comerciales.
- Observaciones.
Clasificación de las Fichas
Alfabética, numérica, alfanumérica o mixta.
Negociación de la Compra
Se define como la relación que establecen dos o más personas sobre un asunto determinado, con el fin de acercar posiciones y llegar a un acuerdo que sea beneficioso para todos. Si no se llega a un acuerdo, puede pasar:
- Que la parte perdedora no cumpla lo acordado, rebajando la calidad del producto o prestando un mal servicio.
- Que la parte perdedora cumpla lo acordado pero que no se encuentre dispuesta a negociar otras compras y, por tanto, las relaciones comerciales no sean duraderas.
Elementos Negociables
(Si el precio lo marca el fabricante, solo podrás llegar a acuerdos con tal de abaratar costes). Además de negociar el precio, se negocian condiciones como descuentos, transporte (y demás incoterms), envases y embalajes, y gastos por servicios.
Plazos de Pago
El plazo de pago es el tiempo que transcurre desde que se realiza la compra hasta que se cancela la deuda contraída con el proveedor. Este tiempo, conocido como período de crédito, se inicia el día que el vendedor emite la factura y finaliza el día que figura en el propio documento como fecha de vencimiento.
El comprador negocia la fecha de pago o vencimiento por varias razones:
- Para conocer el día que debe liquidar la deuda.
- Porque los proveedores suelen ofertar descuentos por pago al contado.
- Para pagar al proveedor una vez recuperada la inversión (con el cobro a los clientes).
Plazos de pago más utilizados:
- Pago a plazo ordinario (fecha de pago = fecha de factura, suele coincidir con la entrega de la mercancía).
- Pago con plazo posfechado: cuando el vencimiento se fija en una fecha posterior a la de la factura; es decir, en la factura se especifica el vencimiento.
- Pago con plazo extra: más días de los acordados (ej. 90 + 10 extras).
- Pago a partir de FDM (fin de mes): el plazo de crédito se inicia a finales del mes en el cual tuvo lugar la compra y no a partir de la fecha de la factura.
- Pago con plazo a partir de RDP (recepción del producto): el plazo de pago se inicia el día que el comprador recibe la mercancía y no en la fecha de la factura. Este tipo de vencimiento se utiliza para los casos en que exista mucha distancia entre el comprador y el vendedor, de esta forma se puede inspeccionar la mercancía y beneficiarse del descuento antes de tener que pagar la deuda.
- Pago bajo la condición COD (cobrese o devuélvase): el pago se efectúa cuando se recibe la mercancía. Estas condiciones se utilizan en compras por correo (pago contra reembolso) o cuando el vendedor duda sobre la capacidad de pago del cliente.
- Pago anticipado: en este caso, para aprovechar el descuento, el importe de la factura se paga antes de la fecha establecida por el proveedor. Normalmente, cuando el comprador paga antes del vencimiento, además del descuento por pronto pago, recibe otro extra equivalente al interés legal por los días que anticipa el pago del importe.
Etapas del Proceso de Negociación
Tres fases diferenciadas e igualmente importantes: preparación, desarrollo y cierre.
Preparación
Durante esta fase hay que realizar un trabajo de investigación muy meticuloso, pues determina, en gran medida, el éxito de la negociación y, además, permite que se desarrolle con mayor fluidez. Los aspectos sobre los que hay que trabajar durante la preparación son:
- Recopilar información sobre nuestra oferta: características técnicas, gama de productos, plazos de entrega, garantías, servicio posventa, condiciones de pago, etcétera.
- Definir objetivos, distinguiendo entre un resultado óptimo (el mejor posible), aceptable y mínimo (por debajo del cual no interesa cerrar un acuerdo). También hay que preparar alternativas para los objetivos inalcanzables.
- Contactar con aquellos departamentos de la empresa a los que les pueda afectar la negociación, con objeto de informar, unificar criterios y definir una postura común.
- Conocer nuestro margen de maniobra: hasta dónde podemos ceder, qué acuerdos podemos firmar y cuáles requieren autorización de órganos superiores.
- Buscar información sobre la empresa y el negociador de la otra parte: de quién se trata, cuáles son sus objetivos, qué cargo desempeña, dónde residen sus fortalezas, debilidades y cómo negocia.
- Recopilar datos sobre los competidores: cuáles son sus productos, cómo valoran los nuestros, sus puntos fuertes y débiles, los precios, etc. Se debe conocer qué aspectos de nuestra oferta son superiores y cuáles no.
- Realizar averiguaciones sobre procesos similares que puedan servir de referencia, en aspectos como precios o condiciones pactadas.
Una vez que conseguimos toda la información anterior, hay que preparar los argumentos, las estrategias y las tácticas que vamos a utilizar para persuadir a la otra parte.
Existen dos cuestiones que debemos tener muy claras:
- Ser muy convincente: llevar la lección aprendida para evitar tener que improvisar.
- Ser muy selectivo: utilizar los argumentos de mayor peso, anticiparse a las posibles objeciones que pueda plantear la otra parte y preparar las respuestas oportunas.
Desarrollo
Las partes se sientan frente a frente para iniciar la negociación y termina cuando finalizan las deliberaciones, sea con o sin acuerdo. Se discuten sus puntos de vista, siendo primordial un primer buen contacto.
Una buena relación personal puede ser la clave de un buen acuerdo. Luego, la parte que hace la oferta expone su información, desarrollo gradual y no hacerla muy larga.
Cierre
Tratados todos los temas, se termina. El acuerdo final es un momento clave en la negociación. No se puede recular una vez fijadas, acaso persuadiendo o vía judicial. Recoger por escrito los acuerdos y leer bien la letra pequeña.
Estrategias de Negociación
Estrategia «Ganar-Perder»
Cada parte trata de alcanzar el máximo beneficio a costa del oponente, confrontación, la otra parte se ve como rival.
Características:
- El único objetivo del comprador es conseguir el precio más bajo, incluso inferior al de mercado.
- El comprador utiliza tácticas de persuasión y expone objeciones simuladas basadas en habilidades pícaras.
- El comprador no mantiene relaciones comerciales duraderas: cambia de proveedor en busca de precios cada vez más bajos.
- Los proveedores desconocen el uso que el comprador dará a los materiales o productos y, como consecuencia, no saben si satisfacen al consumidor final.
- Entre el comprador y el vendedor existe desconfianza mutua y continuas fricciones por cuestiones de calidad, precios o entregas.
- El comprador mantiene a sus proveedores en permanente rivalidad, para ver cuál realiza más concesiones.
Estrategia «Ganar-Ganar»
Acuerdo que sea mutuamente beneficioso. Durante la negociación se genera un clima de confianza; se defienden los intereses propios, pero también se tienen en cuenta los del oponente. No se percibe a la otra parte como un contrincante sino como un colaborador. Comprador y vendedor asumen que deben realizar concesiones y que no se pueden estancar en sus posiciones.
Las dos partes estarán satisfechas con el resultado obtenido; ello garantiza que cada una cumpla su parte del acuerdo. Además, el buen entendimiento permite que, durante la negociación, se pueda ampliar el área de colaboración y, al final:
- Conseguir una operación equilibrada, con un buen acuerdo para ambas partes; esto implica que siempre se debe ceder en algo.
- Obtener relaciones comerciales duraderas a largo plazo y con pocos proveedores.
- Defender un objetivo común entre empresas y ofrecer al mercado un producto final de alta calidad.
- Mantener confianza mutua, amplio intercambio de información y mucha cooperación entre las empresas.
Relaciones Proveedor-Cliente: Comakership
Los altos niveles de competitividad y las exigencias de clientes/consumidores han llevado a las empresas a sumar esfuerzos e innovación en la búsqueda de nuevas ventajas estratégicas, en lo referente a nuevos bloques económicos, ciclos de productos en reducción, inversiones en investigación y desarrollo, etcétera.
Dentro de este desarrollo competitivo se ha implantado la filosofía comakership, término que va mucho más allá de una integración de las relaciones operativas respecto a desarrollo, diseño, mejora y gestión, lo cual lleva a dichas empresas (proveedor-cliente) a una vía de progreso común absolutamente inseparable.
Esta forma de trabajo mancomunado se basa en una nueva filosofía de aprovisionamiento que se apoya en la Gestión de Calidad Total y en la producción Just In Time, que engloba el desarrollo de mejora continua y eliminación de desperdicios. Hacer realidad esta asociación proveedores-clientes conlleva reducir el número de proveedores. La nueva forma de relacionarse supone para los clientes:
- Mantener relaciones estables a largo plazo.
- Limitar la cantidad de proveedores activos.
- No cambiar frecuentemente de proveedores.
- Establecer un sistema global de valoración o calificación.
- Calificar a los proveedores por los costes totales en lugar del precio.
- Lograr una óptima cooperación con los proveedores, para hacer más fiable y menos caros sus procesos.
El comakership es una forma de gestionar las relaciones entre el comprador y el proveedor. Ambas empresas comparten un espíritu de socios que defiende objetivos comunes: cumplimiento de los acuerdos, flexibilidad en las entregas y suministro de un producto de calidad al precio más bajo posible.
Las relaciones comerciales establecidas bajo la filosofía comakership se apoyan sobre tres pilares básicos:
- Precio sano: es el precio que realmente cuesta un producto, incluido el beneficio razonable del empresario y sin olvidar la coyuntura del mercado (la oferta y la demanda).
- Calidad total: los productos se fabrican con la calidad que exigen los clientes; así se eliminan o reducen los costes de control de calidad. Esto implica que el comprador debe encontrar fuentes de suministros competitivas y mejorarlas, aunque para ello deba orientar o asesorar al proveedor en la fabricación del producto que necesita su empresa.
- Just in Time: el proveedor ha de suministrar los pedidos en un corto espacio de tiempo, en función de la demanda, para reducir al máximo el coste de almacenamiento de su cliente.
Tipologías de Compradores
El buen comprador se debe formar en técnicas de compra y negociación y, para ser eficaz, debe conocer su estilo y reconocer el del vendedor. Entre los buenos compradores destacan tres actitudes que, está demostrado, son eficaces a la hora de negociar aunque, en la práctica, resulta raro encontrar compradores que se ajusten a los patrones tipo, pues cada uno tiene un estilo propio.
- Comprador metódico: muy organizado, prepara su plan y es metódico, y toma en cuenta las opciones del vendedor. Se olvida de la relación humana.
- Comprador receptivo: abierto al diálogo, presta atención a las propuestas y las comenta, expresa su opinión con amabilidad, y crea ambiente de respeto mutuo. Se lo puede calificar como ingenuo.
- Comprador combativo: experimentado, luchador y ambicioso, analiza tanto lo técnico como lo humano. Argumentos sólidos y siempre va a ganar. Su defecto es que su ambición es excesiva.
Características y Tipos de Negociadores
- Enfocado en los resultados: solo le importa alcanzar objetivos, no le importa el oponente, ni sus intereses, utiliza cualquier estrategia.
- El negociador enfocado en las personas: le preocupa mantener una buena relación personal y evita el enfrentamiento; prefiere ceder antes que molestar a la otra parte. Es un negociador que busca la colaboración, facilitando información y planteando claramente sus condiciones. Le gusta jugar limpio, por lo que no utiliza ninguna táctica de presión. Confía en la palabra del otro, cede generosamente y no manipula.
Características del Buen Negociador
- Le gusta negociar
- Entusiasta
- Se expresa con convicción.
- Persuasivo
- Muy observador
- Sociable
- Respetuoso
- Honesto
- Firme, sólido
- Autoconfiado
- Ágil
- Resolutivo
- Arriesgado
- Paciente
- Creativo