1. Factores Determinantes en la Organización de un Evento
La correcta organización de un evento depende de la consideración de múltiples variables interrelacionadas. A continuación, se detallan los factores esenciales:
- Factor Político: Implica el apoyo del poder político institucional al evento.
- Grado de Interés: Nivel de interés generado para el municipio, comunidad autónoma o país anfitrión.
- Apoyo Institucional: Colaboración y respaldo de diversas instituciones, tanto públicas como privadas.
- Factor Demográfico: Tamaño y estructura de la pirámide de edad de la población, lo cual influye en el interés y en la promoción boca-oreja.
- Entusiasmo Ciudadano: Apoyo y fervor de los ciudadanos por el deporte en general y por el acontecimiento específico. Esto impacta directamente en la calidad, lealtad, notoriedad e imagen del evento.
- Factor Mediático: Cobertura a través de prensa, radio, televisión, internet, etc., fundamental para la difusión.
- Factor Económico: Opiniones realistas sobre la obtención de financiación externa y la seguridad de ingresos derivados de entradas, *merchandising*, derechos de retransmisión, etc. Estos aspectos deben preverse con antelación.
- Factor Infraestructuras y Equipamientos: Existencia de una red local de equipamientos deportivos que cumplan los requisitos necesarios para la celebración. Además, se considera la red de infraestructuras de acceso, movilidad, transporte público y equipamiento en plazas o espacios recreativos y culturales.
- Factor Impacto: Evaluación del efecto a nivel económico, social, laboral y medioambiental; actuando como catalizador para el desarrollo de inversión, productividad y empleo en la zona.
- Factor Técnico: Accesibilidad a un mercado laboral cualificado en técnicos y personal de apoyo.
- Factor Externo: Definición del tipo y deseo del cliente para el que se organiza el evento, fomentando la colaboración entre entidades afectadas y expertos especialistas.
- Stakeholders: Consideración de los intereses de otros participantes con poder de negociación, tales como proveedores de material, infraestructuras, personal, financiación; organizaciones políticas, voluntarios, los propios deportistas, etc.
2. Segmentación de la Población Destino para la Animación
La animación sociodeportiva debe adaptarse a las características y necesidades específicas de cada grupo poblacional, trabajando la psicomotricidad y la socioafectividad a través de valores.
Población Infantil (entre 5 y 12 años)
- Objetivos: Aprender a usar útilmente su tiempo libre y ocio, promover su creatividad y entretenimiento, y formar hábitos saludables.
- Requisitos: Ofrecer programas muy variados, instalaciones específicas y seleccionar cuidadosamente a los profesionales.
Población Joven (entre 12 y 18 años)
- Objetivos: Educar en el correcto uso del ocio y tiempo libre, promover la creatividad, el disfrute y la participación en actividades deportivas y sociales.
- Enfoque: Potenciar actividades que refuercen el seguimiento grupal y ayudar en su desarrollo personal, trabajando los aspectos psicológicos y sociales.
Población Adulta (entre 18 y 60 años)
- Objetivos: Desarrollar una actitud crítica, toma de conciencia, compromiso sociocultural y participación activa, promoviendo su disfrute.
- Programación: Debe contar con un ambiente físico y social adecuado, enfocado a la autorrealización de la persona.
Personas Mayores
- Objetivos: Promover la realización de diferentes tipos de actividades, desarrollar su creatividad, disfrute y favorecer las relaciones sociales.
- Consideración: La programación debe ser concebida y diseñada como inclusiva.
Personas en Riesgo de Exclusión Social
- Colectivos: Personas en situación de pobreza, drogodependientes, enfermos de VIH, inmigrantes, minorías étnicas, reclusos, personas en programas de reinserción, etc.
- Enfoque: Se debe tener en cuenta sus intereses, pero también ayudar en su reeducación social, trabajando la autoestima, responsabilidad o independencia, promoviendo una ocupación sana y provechosa del tiempo de ocio.
Personas con Discapacidad
- Tipos: Personas con discapacidad física, intelectual o sensorial.
- Objetivo: Enseñarles a utilizar su ocio de forma activa, saludable y placentera.
- Adaptación: Adaptar las actividades (basadas en valores y apoyos para su autonomía) a sus necesidades y dificultades específicas.
Personas que Padecen Alguna Enfermedad (Animación Sanitaria)
- Contexto: Se denomina animación sanitaria u hospitalaria, ya que se lleva a cabo en centros de salud u hospitales.
- Foco: Se centra en la prevención, mantenimiento o mejora de la salud física y mental del paciente.
3. Modelo Metodológico y Fases de Intervención
Cualquier intervención en animación debe basarse en un modelo metodológico estructurado en cuatro fases fundamentales:
1) Análisis de Realidad (Diagnóstico)
Esta fase busca analizar las necesidades, demandas o intereses de la población objetivo, así como su entorno, los recursos existentes y las barreras o dificultades presentes. Es crucial conocer la situación actual, considerando:
- El Entorno de Intervención: Situación económica y localización geográfica.
- Recursos Disponibles: Dotación de servicios básicos de dinamización social, existencia de espacios libres para actividades de interrelación social y posibilidad de contar con entidades profesionales.
- El Colectivo Objetivo: Nivel formativo o cultural, situación económica, gustos e intereses, entre otros.
2) Programación del Proyecto
Diseño organizado de la intervención, asegurando que sea acorde tanto al análisis de la realidad como a los recursos materiales, económicos y humanos disponibles.
3) Ejecución del Proyecto
Puesta en práctica efectiva del proyecto previamente programado.
4) Evaluación del Proyecto
Revisión y valoración del desarrollo del proyecto implementado, con el objetivo de identificar deficiencias e incorporar mejoras en el programa diseñado para futuras ediciones.
4. Técnicas para la Recogida y Procesamiento de Información
El análisis de realidad se puede desglosar en dos subfases, cada una requiriendo técnicas específicas de recogida de información.
Fase 1: Determinación de Necesidades
- Descripción del Contexto: Detallar los factores políticos, sociales y económicos que influyen, su historia, los recursos disponibles y las carencias existentes.
- Percepción Social del Contexto: Conocer la opinión de los habitantes, especialmente del colectivo al que va dirigida la intervención.
- Análisis de la Información y Explicación de Causas: Determinar las causas que han llevado al contexto a su situación actual, para que el colectivo tome conciencia de su realidad y colabore en el cambio. Esta información fundamentará y justificará la intervención, permitiendo establecer objetivos y promover la participación.
Para recoger información en esta primera fase se pueden emplear observaciones, entrevistas, cuestionarios, etc., para luego analizar los datos y obtener conclusiones.
Fase 2: Establecimiento de Prioridades
- Exploración de Alternativas: Diseñar posibles soluciones para satisfacer las necesidades detectadas en el colectivo.
- Integración de la Información: Consolidar todos los datos para tomar decisiones adecuadas sobre las prioridades a abordar con la animación sociodeportiva y asegurar una ejecución exitosa.
En esta segunda fase se utilizan técnicas que ayudan a ordenar la información y definir las actuaciones, como, por ejemplo, la matriz DAFO.
Fase Preliminar (Fase 0)
Esta fase previa o preliminar implica la presentación de la candidatura. Aunque el proyecto cuente con el apoyo del centro y financiación específica, es fundamental asegurar el apoyo externo: poder político, medios de comunicación, instituciones públicas y privadas, patrocinadores, subvenciones, infraestructuras y recursos humanos. Se trata de vender la idea a los stakeholders.
Las actuaciones clave en esta fase preliminar son:
- Búsqueda, recogida y análisis de información.
- Conversaciones y reuniones con los implicados.
- Preparación y confección de un dossier del proyecto con la información recogida.
- Elaboración del portafolio o memoria inicial del evento: el primer diseño del acontecimiento.
El informe debe ser innovador, diferente a otras ofertas o presentar novedades respecto a ediciones anteriores. Es necesario plantear la estrategia de presentación tras un análisis exhaustivo del cliente/competencia y sus expectativas.