1. Identificación de productos en la Oficina de Farmacia (OF)
Para gestionar correctamente los pedidos a proveedores, es fundamental identificar los productos mediante diversos sistemas de codificación:
- Código de barras: Es el estándar internacional (codificación EAN) de 13 dígitos. Al utilizar un lector óptico, se identifica el producto de forma inmediata. En las farmacias españolas, el código suele comenzar con 847000 + Código Nacional (CN). Es obligatorio en medicamentos y muy común en productos de parafarmacia financiada.
- Código Nacional (CN): Compuesto por 7 cifras (6 dígitos más 1 de control tras el punto). Aunque en parafarmacia no es obligatorio (salvo la financiada), su uso es muy frecuente para facilitar la gestión.
- Código Datamatrix: Sistema bidimensional obligatorio desde 2019 para medicamentos con receta. Este sistema, que surge del SEVEM (Sistema Español de Verificación de Medicamentos) para combatir falsificaciones, reemplaza al cupón precinto y garantiza la trazabilidad total. Incluye el CN, lote y fecha de caducidad. Al dar de baja el producto en una «nube» centralizada, se dificultan las devoluciones fraudulentas, requiriendo una reinstalación en el sistema si se devuelve en un plazo limitado.
- Código interno del proveedor: Se utiliza para productos que carecen de código nacional o de barras, especialmente en parafarmacia no financiada. Si no existe código interno, el pedido se realiza mediante la denominación comercial completa.
2. Dispositivos Contra la Manipulación (DCM)
Los medicamentos con receta deben incorporar un DCM para asegurar que el envase no ha sido alterado. Ante un dispositivo alterado, se actúa según el caso:
- Con sospecha de manipulación: Se inmoviliza el producto y se notifica a las autoridades de la Comunidad Autónoma.
- Sin sospecha de manipulación: Se devuelve al proveedor como un envase deteriorado.
3. Política de abastecimiento y previsión de ventas
Criterios de abastecimiento
- Parámetros económicos: Incluyen precios (fijados o libres), ofertas de compra y condiciones de financiación (plazos de pago).
- Condiciones logísticas: Tiempo de entrega, disponibilidad geográfica y servicios de urgencia del proveedor.
- Opciones de almacenaje: Espacio disponible, volumen de los productos y compatibilidad entre artículos.
- Previsión de ventas: Esencial para determinar qué comprar, en qué cantidad y con qué frecuencia.
Factores para la previsión de ventas
Para realizar una previsión acertada, se debe considerar:
- La necesidad de disponer siempre de medicamentos críticos.
- La demanda real del mercado.
- La capacidad de forzar ventas de productos de interés comercial.
- Las limitaciones presupuestarias (no se puede comprar todo por razones de liquidez).
4. Gestión de la rotación de existencias
¿Cuándo es más eficiente la gestión? La gestión es más eficiente con una rotación alta. Esto reduce el riesgo de obsolescencia (caducidad), genera ingresos más rápidos y mejora significativamente la liquidez del negocio.
Factores que influyen en la rotación
- Relación Ventas/Stock: La rotación aumenta si suben las ventas manteniendo el stock, o si se mantiene la venta reduciendo el stock.
- Frecuencia de venta: Influenciada por publicidad o alarmas sociales.
- Volumen físico: Productos que ocupan mucho espacio obligan a una rotación más alta.
- Condiciones del proveedor:
- Plazo de entrega: A mayor plazo, mayor cantidad de unidades se deben retener en stock.
- Unidades mínimas: La obligación de pedir cajas completas puede elevar el stock por encima de las ventas previstas.
5. Alteraciones y conservación en el almacén
Alteraciones frecuentes
- En el transporte: Cajas rotas, aplastadas o sucias.
- En el almacenaje: Envases sucios, roturas de tubos de cremas o amarilleamiento del embalaje exterior.
Condiciones de conservación
- Temperatura: Productos de 2-8 ºC (nevera), o productos que requieren estar por debajo de 30, 25 o 20 ºC.
- Luz: Diferenciación entre productos fotosensibles (no toleran la luz) y fotorresistentes.
6. Definiciones clave en la gestión de stock
- Entradas: Se producen por compras (pedidos) o devoluciones de clientes.
- Salidas: Se producen por ventas, devoluciones a proveedores, roturas, caducidades o robos.
- Existencias: Número de unidades presentes en el establecimiento.
- Stock: Conjunto de existencias. Disminuye con la venta y aumenta con el pedido.
- Stock vivo: Productos expuestos al público.
- Stock ciego: Productos guardados en el almacén.
- Stock óptimo: Nivel que cubre la demanda con la mínima inversión posible.
- Coeficiente de rotación: Número de veces que se renueva el stock en un periodo (normalmente un año).
- Stock medio anual: Promedio de unidades en stock durante el año.
7. Parámetros de control de stock
- Stock Máximo: Determinado por el espacio, volumen, capacidad de inversión y ofertas competitivas.
- Stock Mínimo: Basado en la previsión de ventas promedio, picos de demanda y requisitos legales.
- Punto de Pedido: Nivel de stock que, considerando el tiempo de entrega del proveedor, obliga a realizar un nuevo pedido para evitar el desabastecimiento.
8. Inventarios en la farmacia
Diferencia entre Inventario y Libro de Inventarios
- Inventario: Recuento físico de las existencias en un día concreto.
- Libro de Inventarios: Documento contable que refleja el contenido y la valoración económica de las existencias. Es el documento que suele requerir la Inspección Fiscal.
Tipos de inventario físico
- Periódico: 1 o 2 veces al año, abarcando toda la farmacia.
- Continuo: Diario o semanal, por zonas específicas.
- Permanente: Control diario y exhaustivo.
La utilidad del inventario físico es verificar que el stock teórico (informático) coincida con el stock real. Para ello, se deben agrupar y ordenar las referencias antes del recuento.
9. El Almacén Sanitario: Requisitos y Tipos
Son espacios habilitados para medicamentos y productos sanitarios (PS) con condiciones controladas de temperatura, humedad, luz e higiene.
Requisitos de eficiencia
- Evitar caducidades y roturas.
- Prevenir errores en la dispensación.
- Maximizar el aprovechamiento del espacio.
- Facilitar la reposición rápida.
Tipos de almacén en la OF
- Almacén de reposición: Para excesos de stock que no caben en la zona de dispensación diaria.
- Almacén de dispensación: Zona organizada para el acceso inmediato durante la venta.
- Almacén de exposición: Zona de libre acceso para el cliente (merchandising), exclusiva para parafarmacia.
10. Estancias y zonas de la Oficina de Farmacia
Una OF se divide en: dispensación y atención, recepción y almacenamiento, atención personalizada, aseo y laboratorio.
En el almacén de reposición deben existir zonas diferenciadas para:
- Devoluciones (alertas, caducados, errores).
- Material administrativo y promocional.
- Residuos.
- Material de limpieza.
- Stock de exceso.
11. Gestión de residuos farmacéuticos
- Medicamentos: Caducados o deteriorados se gestionan vía proveedores o SIGRE (el distribuidor los lleva a la planta de eliminación).
- Residuos de Fórmulas Magistrales (FM): Eliminación mediante empresas especializadas bajo cuota.
- Residuos sanitarios: Material en contacto con sangre; requiere empresas especializadas.
- Copias de recetas: Destrucción segura del papel.
- Basura urbana: Gestión municipal estándar.
12. Almacenamiento de productos especiales
- Estupefacientes: Caja fuerte cerrada, acceso restringido y fuera de la vista del público.
- Termolábiles: Frigorífico (2-8 ºC) con registro continuo de temperatura.
- Materias primas para FM: En el laboratorio, en armarios cerrados y zonas oscuras.
- Psicotrópicos: No requieren requisitos especiales de almacenamiento físico, aunque sí control documental.
13. Sistemas de ordenación y método FEFO
Sistemas comunes
- Alfabético: Por nombre comercial.
- Formas Farmacéuticas: Por subzonas (comprimidos, jarabes, etc.). Muy eficiente para el espacio.
- Tipo de dispensación: Los más vendidos, más cerca del mostrador.
- Actividad farmacológica: Agrupados por patología.
- Por proveedor o categoría: Común en dermocosmética.
Sentido de la reposición y dispensación
Se debe seguir el sistema FEFO (First Expired, First Out): lo primero que caduca es lo primero que debe salir.
- Reposición: El producto nuevo se coloca al fondo, abajo o a la izquierda.
- Dispensación: Se toma el producto de delante, arriba o a la derecha.