Entrevistas
Las entrevistas se utilizan para recabar información de forma verbal, a través de preguntas. Sirven para obtener información acerca de las necesidades y la manera de satisfacerlas.
Preparación de la Entrevista
- Determinar la posición que ocupa el entrevistado en la organización.
- Preparar las preguntas y documentos necesarios.
- Fijar la hora y el día de la entrevista.
- Elegir un lugar cómodo.
- Hacer la cita con anticipación.
Conducción de la Entrevista
- Explicar el propósito de la entrevista.
- Explicar la función como analista y la función que se espera del entrevistado.
- Hacer preguntas específicas para obtener respuestas cuantitativas.
- Evitar las preguntas que exijan opiniones interesadas o subjetividad.
- Evitar hablar en voz baja y usar frases carentes de sentido.
- Ser cortés y profesional.
- Evitar las divagaciones y los comentarios innecesarios.
- No anticiparse a las respuestas; permitir que el entrevistado termine.
Seguimiento de la Entrevista
- Documentar los resultados inmediatamente después.
- Entregar una copia de las notas o resumen al entrevistado para su validación.
- Archivar los resultados de forma organizada.
Tipos de Datos Recabados
Mediante la entrevista se pueden recabar datos tanto cualitativos (opiniones, políticas, descripciones narrativas de actividades o problemas) como cuantitativos (números, frecuencia, cantidades).
Tipos de Entrevista
La elección del tipo de entrevista depende de los objetivos:
- Entrevistas Estructuradas: Utilizan preguntas estandarizadas, preparadas de antemano. El formato de respuestas puede incluir:
- Preguntas abiertas: Los entrevistados responden con sus propias palabras.
- Preguntas cerradas: Se selecciona una respuesta de opciones dadas.
- Entrevistas No Estructuradas: Buscan información general mediante una sesión de preguntas y respuestas más libres y flexibles.
- Sondeo: Técnica utilizada en ambos tipos de entrevista para ir más allá de la respuesta inicial y conseguir mayor profundidad o significado. Puede constar de preguntas abiertas o cerradas adicionales.
Estructuras de Preguntas en la Entrevista
La secuencia de las preguntas puede seguir diferentes estructuras:
- Pirámide: Se comienza con preguntas específicas y se avanza hacia preguntas más generales. Útil si se cree que el entrevistado necesita motivación para profundizar o cuando se desea una opinión concluyente sobre el tema general al final.
- Embudo: Se empieza con preguntas generales y se avanza hacia preguntas más específicas. Adecuado para empezar de forma cómoda y sencilla, especialmente cuando el entrevistado tiene opiniones fuertes sobre el tema y necesita libertad inicial para expresarse.
- Rombo: Combina las estructuras de pirámide y embudo. Se empieza con preguntas específicas, se amplía a temas generales en la mitad y se vuelve a limitar para obtener respuestas específicas al final. Permite ‘calentar’ el proceso y obtener diferentes perspectivas.
Selección de Entrevistados
La selección debe basarse en quién puede proporcionar la información más útil, relevante y precisa para los objetivos del estudio.
Claves para la Realización Exitosa
El tacto, la imparcialidad, la escucha activa y una vestimenta adecuada contribuyen a asegurar una entrevista exitosa y productiva.
Ventajas y Desventajas de los Tipos de Entrevista
Entrevistas Estructuradas
Ventajas
- Facilitan la comparación entre respuestas de diferentes entrevistados.
- Aseguran la cobertura de todos los temas clave.
- Son más fáciles de administrar y analizar.
- Reducen el sesgo del entrevistador.
Desventajas
- Alto costo y tiempo de preparación de las preguntas estandarizadas.
- Rigidez; puede no adaptarse bien a todas las situaciones o entrevistados.
- Reduce la espontaneidad en las respuestas y la posibilidad de explorar temas imprevistos.
Entrevistas No Estructuradas
Ventajas
- Mayor flexibilidad para el entrevistador y el entrevistado.
- Permite explorar áreas y temas espontáneamente a medida que surgen.
- Puede producir información sobre áreas no consideradas inicialmente importantes.
- Fomenta un ambiente más natural y abierto.
Desventajas
- Puede llevar a un uso ineficiente del tiempo.
- Mayor riesgo de introducir sesgos por parte del entrevistador en las preguntas o en el informe de resultados.
- Posibilidad de recopilar información irrelevante o dispersa.
- La interpretación y el análisis de los resultados pueden ser más largos y complejos.
- Puede requerir tiempo extra para asegurarse de recabar todos los hechos esenciales.
Cuestionarios
Los cuestionarios proporcionan una alternativa útil a la entrevista para la recopilación de datos.
Cuándo Usar Cuestionarios
Se recomienda su uso si:
- Las personas a encuestar se encuentran en ubicaciones geográficamente dispersas.
- Una gran cantidad de personas está involucrada en el estudio.
- Se está haciendo un estudio preliminar y se desea medir la opinión general antes de determinar el rumbo detallado del proyecto.
- Se busca obtener respuestas anónimas sobre temas sensibles.
- Se necesita estandarizar la recopilación de datos de forma eficiente.
Tipos de Cuestionarios
Según el tipo de preguntas predominantes:
- Cuestionarios Abiertos: Contienen principalmente preguntas abiertas. Útiles cuando se quieren conocer sentimientos, opiniones y experiencias generales, permitiendo respuestas libres.
- Cuestionarios Cerrados: Contienen principalmente preguntas cerradas, que limitan las respuestas a opciones predefinidas (ej. opción múltiple, escalas Likert, sí/no). Facilitan la cuantificación y el análisis.
Nota: Muchos cuestionarios combinan ambos tipos de preguntas.
Elección del Lenguaje del Cuestionario
Es crucial para obtener respuestas válidas:
- Utilizar una redacción sencilla, clara y directa.
- Ser específico en lo que se pregunta, pero evitar preguntas excesivamente detalladas si no es necesario.
- Formular preguntas breves y concisas.
- No ser condescendiente ni utilizar jerga innecesaria.
- Evitar preguntas que puedan resultar ambiguas, tendenciosas u ofensivas.
- Dirigir las preguntas a los encuestados adecuados, asegurándose de que tengan el conocimiento para responder.
- Asegurar la corrección técnica y conceptual de las preguntas.
- Considerar el uso de software o revisiones para verificar el nivel de lectura o claridad.
Diseño del Cuestionario
Reglas para un buen diseño visual y estructural:
- Dejar suficientes espacios en blanco para evitar una apariencia saturada.
- Proveer espacio adecuado para escribir las respuestas en preguntas abiertas.
- Facilitar que los encuestados marquen sus respuestas con claridad en preguntas cerradas (ej. casillas de verificación, círculos).
- Mantener un estilo visual y de formato consistente en todo el cuestionario (fuentes, tamaños, alineación).
Ordenación de las Preguntas
Lineamientos para la secuencia:
- Colocar las preguntas más importantes o centrales al principio.
- Agrupar preguntas sobre temas o constructos similares.
- Empezar con las preguntas menos polémicas, sensibles o difíciles.
- Considerar una progresión lógica en las preguntas.
Observación
La observación es una técnica de recopilación de datos que implica observar sistemáticamente personas, eventos o procesos.
Tipos de Observación
Existen diferentes enfoques según el rol del observador y el conocimiento de los observados:
- Observación Encubierta: Observar sin que la persona o grupo se dé cuenta (consideraciones éticas importantes).
- Observación Participante Pasiva: Observar una operación o comportamiento sin intervenir directamente, pero con el conocimiento del observado.
- Observación Participante Activa: Observar mientras se participa activamente en las actividades o el contexto de las personas observadas.
Preparación para la Observación
- Definir claramente qué comportamientos, eventos o aspectos se van a observar.
- Estimar el tiempo necesario y los momentos más adecuados para la observación.
- Obtener la autorización necesaria (ej. de la gerencia, comité de ética).
- Explicar a las personas involucradas (si la observación no es encubierta) qué se va a hacer y las razones, asegurando la confidencialidad si aplica.
- Preparar herramientas de registro (ej. listas de verificación, notas de campo, grabadoras).
Técnica STROBE
STROBE (STRuctured OBservation of the Environment) es una técnica de observación estructurada enfocada en el entorno físico de trabajo. Busca obtener una mejor comprensión sobre la manera en que los gerentes o tomadores de decisiones recopilan, procesan, almacenan y usan información, a través del análisis sistemático de su ambiente físico.
Elementos Clave de STROBE
Los 7 elementos clave a observar y analizar en STROBE son:
- Ubicación de la oficina: Accesibilidad, proximidad a otros, visibilidad.
- Ubicación del escritorio del tomador de decisiones: Posición dentro de la oficina (ej. de cara a la puerta, de espaldas), organización.
- Equipo de oficina fijo: Tipo, cantidad y modernidad de computadoras, teléfonos, impresoras, etc.
- Objetos y accesorios: Presencia y tipo de calculadoras, pantallas de video adicionales, material de escritura, pizarras, etc.
- Publicaciones: Presencia y tipo de revistas, periódicos, libros y publicaciones de negocio.
- Iluminación y color: Tipo de iluminación, uso del color en paredes y mobiliario.
- Vestimenta: Estilo de vestimenta habitual de los tomadores de decisiones (formal, informal).
Uso de Fotografías en STROBE
Consiste en fotografiar el ambiente de los tomadores de decisiones para un análisis posterior detallado, basado en los elementos STROBE.
Ventajas
- Crea un registro documental permanente al que se puede hacer referencia posteriormente.
- Ayuda a enfocarse sistemáticamente en los elementos STROBE durante el análisis.
- Permite comparaciones detalladas (ej. antes y después de un cambio, o entre diferentes oficinas).
- Captura detalles visuales que podrían pasarse por alto durante la observación directa en tiempo real.
Desventajas
- Requiere decidir qué fotografiar y desde qué ángulo para que sea representativo y útil.
- El análisis de las fotos puede ser menos estructurado que el uso directo de listas de verificación o escalas durante la observación in situ.
- Pueden surgir problemas de privacidad o requerir permisos específicos para fotografiar espacios de trabajo.