Pasos Clave para Formalizar tu Empresa: Trámites Esenciales

1. Elaboración de la Minuta

Para la constitución de una micro o pequeña empresa, la utilización de la minuta es opcional, ya que puedo acudir directamente ante un notario y hacerlo a través de una declaración de voluntad.

El Acto Constitutivo

Es la declaración de voluntad de los socios/accionistas de una empresa, no requiere ser firmado por un abogado, contiene el estatuto de la empresa a formar¹.

Requisitos para la Elaboración de la Minuta

Para la elaboración de la minuta necesito cumplir con los siguientes requisitos:

1. La Reserva del Nombre en Registros Públicos. Además de adoptar la modalidad o sociedad empresarial que me conviene (E.I.R.L., S.R.L., S.A. o S.A.C.).
2. Presentación de los Documentos Personales. Se acompaña copia simple del DNI vigente del titular o de los socios. Las personas casadas adjuntarán copia del documento de identidad del cónyuge.
3. Descripción de la Actividad Económica.
4. Capital de la Empresa. Debo indicar el aporte del titular o de los socios que se hace para la constitución de la empresa.

2. Elaboración de la Escritura Pública

Es un documento en el que se hace constar un determinado hecho o derecho, contiene una o más declaraciones de las personas intervinientes, es autorizado por un fedatario público (Notario), que da fe sobre la capacidad jurídica de los otorgantes, el contenido del mismo y la fecha en que se realizó.

3. Inscripción en el Registro de Personas Jurídicas

Hay dos tipos distintos de Registro de Personas Jurídicas empresariales:

1. Registro de Sociedades. En este registro se inscriben la Sociedad Comercial de Responsabilidad Limitada S.R.L., la Sociedad Anónima S.A. y la Sociedad Anónima Cerrada S.A.C.
2. Registro de la Empresa Individual de Responsabilidad Limitada. En este registro se inscribe la constitución de las empresas individuales de Responsabilidad Limitada y el nombramiento de sus gerentes, entre otros rubros.

Para inscribirme en el Registro de Sociedades, debo seguir los procedimientos registrales indicados por la SUNARP.

4. Inscripción en el RUC – SUNAT

Si tengo mi empresa, o deseo iniciar una nueva, requiero saber la documentación que se debe presentar para inscribirme en las oficinas de la SUNAT y obtener mi número de RUC.

En primer lugar, debo tener en cuenta si soy: Persona Natural o Persona Jurídica (en este caso, qué tipo de organización he formado).

En segundo lugar, debo conocer el tipo de régimen del Impuesto a la Renta al cual se acogerá mi empresa. (Atención: en el caso de negocios, la renta será siempre de 3era Categoría).

Tipos de Régimen a los que me puedo acoger

Hay tres tipos de régimen:

1. Nuevo Régimen Único Simplificado (Nuevo RUS). En este régimen no estoy obligado a pagar el Impuesto General a las Ventas (IGV).
2. Régimen Especial del Impuesto a la Renta (RER).
3. Régimen General del Impuesto a la Renta.

En estos dos últimos regímenes sí estoy obligado a pagar el Impuesto General a las Ventas (IGV).

Ya me he informado sobre los requisitos que necesito para inscribirme y he decidido por el tipo de régimen que me corresponde. Ahora debo acercarme a la dependencia o al Centro de Servicios al Contribuyente de la SUNAT que corresponda a mi domicilio fiscal y proceder con mi inscripción.

5. Autorización de Planillas de Pagos

Es el documento llevado a través de medios electrónicos, presentado mensualmente a través del medio informático desarrollado por la SUNAT, en el que se encuentra registrada la información de mis trabajadores, pensionistas, prestadores de servicios, prestador de servicios – modalidad formativa, personal de terceros y derechohabientes. Es una obligación laboral formal, de periodicidad mensual.

Sustituye a las planillas de pagos y remuneraciones, que son llevadas en libros. No requiere ser autorizada por la Autoridad Administrativa de Trabajo; se remite directamente a través de aplicativo informático descargado del portal de la SUNAT y el MTPE, hojas sueltas o microformas.

6. Essalud

El registro de la entidad empleadora se realiza mediante el Programa de Declaración Telemática (PDT) o el Formulario Nº 402, los cuales pueden adquirirse en la SUNAT o en las entidades bancarias.

7. Autorizaciones y/o Permisos Especiales de Otros Sectores

Son permisos o requisitos que me pide la autoridad competente, según el giro de mi negocio. Ello me permite determinar mi compromiso al momento de registrarme en las entidades públicas respectivas, donde se comprueba y se constata que cumplo con normas técnicas de salud, de seguridad, de infraestructura, etc., para que pueda operar mi negocio sin poner en riesgo la vida humana.

8. Licencia Municipal de Funcionamiento

Es la autorización que me otorga la municipalidad para el desarrollo de actividades económicas (comerciales, industriales o de prestación de servicios profesionales) en su jurisdicción, ya sea como persona natural o jurídica, entes colectivos, nacionales o extranjeras.

Esta autorización previa, para funcionar u operar, constituye uno de los mecanismos de equilibrio entre el derecho que tengo a ejercer una actividad comercial privada y convivir adecuadamente con mi comunidad.

9. Legalización de Libros Contables

La legalización es la constancia, puesta por un notario, en la primera hoja útil del libro contable. Si uso registros por medio computarizado, esta constancia debe estar en la primera hoja suelta.

La constancia asigna un número y contiene el nombre o la denominación de la razón social, el objeto del libro, el número de folios, el día y el lugar en que se otorga, y el sello y firma del notario (o juez de paz si no hubiera notario en el lugar). Además, cada hoja, debidamente foliada (o sea, numerada en forma consecutiva), debe contar con el sello del notario o juez de paz, de ser el caso.

Un modelo de solicitud para la legalización de los libros contables se muestra en el anexo al final de este capítulo.¹

Libros para Régimen Especial

1. Balance de Comprobación Anual.
2. Detalle anual de saldos de las cuentas contables.
3. Control mensual de la cuenta: 10 Caja y Bancos.
4. Control anual de las cuentas: 20 Mercaderías y 21 Productos Terminados.
5. Control mensual de los bienes del Activo Fijo Propios.
6. Control mensual del Activo Fijo de Terceros.
7. Registro de Compras.
8. Registro de Ventas e Ingresos.
9. Libro de Planillas de Sueldos y Salarios, en caso de tener trabajadores dependientes.
10. Libro de Retenciones de Renta de 5ta. Categoría.

Libros para Régimen General

Debo llevar contabilidad completa:

1. Libro de Inventarios y Balances.
2. Libro Diario.
3. Libro Mayor.

Libros y registros auxiliares:

1. Libro Caja y Bancos.
2. Libro de Remuneraciones (sueldos y/o salarios).
3. Registro de Compras.
4. Registro de Ventas.