El Proceso Administrativo: Fundamentos y Etapas
Un proceso ocurre cuando sus etapas se realizan en un orden determinado, en una secuencia. La administración es una actividad permanente y el conjunto de sus funciones forma el proceso administrativo.
Al realizar cualquier actividad, planificamos lo que haremos. Esto se desglosa en cuatro etapas:
- El qué hacer: Planificación
- El cómo: Organización
- El hacerlo: Dirección
- La evaluación: Control
Las funciones administrativas, que conforman el ciclo administrativo, son: Planear – Organizar – Dirigir – Controlar.
A medida que el ciclo se repite, se realizan correcciones y ajustes en cada iteración, ya que cada función se relaciona entre sí.
Las Funciones del Proceso Administrativo
Las funciones administrativas en su conjunto forman el Proceso Administrativo, que es el siguiente:
- Planeación: Establecimiento de planes para cumplir los objetivos.
- Organización: Asignación de recursos y actividades para alcanzar los objetivos, definiendo atribuciones, responsabilidades, cargos y funciones.
- Dirección: Orientación hacia el objetivo, incluyendo liderazgo y motivación del personal.
- Control: Garantizar el cumplimiento de lo planeado.
La Planeación en la Gestión Administrativa
Las organizaciones no improvisan; deben planear los pasos para lograr sus objetivos, determinando adónde llegar, qué hacer, cómo, cuándo y en qué orden.
Definición de Planeación
Es la etapa del proceso administrativo que implica la selección de objetivos y de las acciones necesarias para alcanzarlos. Requiere tomar decisiones, es decir, elegir entre diferentes alternativas de cursos de acción. (Según Harold Koontz)
Tipos de Planes
- Visión: El camino a largo plazo hacia el cual se dirige la organización. (Ejemplo: Walmart; “Le ahorramos dinero para que viva mejor”)
- Misión: La función o tarea básica de una empresa o de cualquier parte de ella.
- Objetivos o Metas: Fines a los que se orientan las actividades; el destino hacia el cual se encamina la organización.
- Estrategias: Determinación de objetivos y líneas de acción, así como la asignación de recursos para conseguirlos.
- Políticas: Ideas generales que guían o encauzan los razonamientos para la toma de decisiones.
- Procedimientos: Planes que establecen un método o secuencia de acciones para llevar a cabo las actividades de manera específica.
- Reglas: Acciones u omisiones de carácter obligatorio que no permiten discrecionalidad.
- Programas: Conjunto de metas, políticas, procedimientos, reglas, pasos, recursos, etc. (Ejemplo: un programa de clases).
- Presupuesto: Declaración de resultados esperados en términos cuantificables.
La premisa de la planeación es: ¿dónde estamos y dónde queremos llegar?
Ventajas de la Planeación
- Facilita el cumplimiento de actividades y propósitos.
- Permite visualizar escenarios futuros.
- Responde anticipadamente a las preguntas clave.
- Proporciona una base sólida para el control.
- Fomenta el logro de objetivos.
- Ofrece una visión integral.
- Optimiza el uso de recursos.
- Facilita la dirección y coordinación.
Planear implica: definir objetivos, establecer la situación actual, formular premisas sobre el futuro, determinar los medios para conseguir los objetivos, e implementar planes de acción, entre otros.
Pasos de la Planeación
- Identificar el problema: Análisis de qué resolver, por qué y qué se espera lograr. Es el punto de partida de todo el proceso.
- Determinar objetivos: Establecer qué se debe alcanzar con el plan; los resultados esperados.
- Recopilación y análisis de antecedentes: Recopilar toda la información pertinente relacionada con el problema a resolver.
- Desarrollo de premisas: Elaborar pronósticos sobre la situación que se enfrentará con el plan.
- Determinación de cursos alternativos: Identificar distintos caminos o enfoques para resolver el problema.
- Selección del mejor curso de acción: La toma de decisión por parte del administrador.
- Confección del plan general y derivados: Por ejemplo, un plan en ZRM acompañado de planes de COP y Tránsito.
- Evaluación: Verificar si se logró el objetivo establecido.
El horizonte de la planificación abarca alcances estratégicos, tácticos y operacionales.
- Planeación Estratégica: Es la más amplia, a largo plazo, abarca la totalidad de la institución, procura alcanzar el objetivo organizacional y es definida por el alto mando.
- Planeación Táctica: Realizada por la alta dirección de una repartición, a mediano plazo, abarca todas las reparticiones, con objetivos zonales, y es definida por el mando de zona.
- Planeación Operacional: Para cada actividad, a corto plazo, se enfoca en cada tarea por separado, con metas específicas y es definida por el mando de unidad.
Principios de la Planeación
- Flexibilidad: Los planes deben estar abiertos a cambios y adaptarse a nuevas circunstancias.
- Compromiso: Deben ser motivadores para favorecer su cumplimiento.
- Contribución al objetivo: Deben estar integrados y encaminados hacia el propósito central de la organización.
- Claridad: Sus planteamientos deben ser claros y concisos.
- Realismo: Los objetivos deben ser alcanzables y realistas.
- Precisión: Deben buscar la máxima exactitud posible.
La Toma de Decisiones: Eje Central de la Planeación
La toma de decisiones es el núcleo de la planeación, siendo la selección del curso de acción entre diversas alternativas. Un plan existe solo cuando se ha tomado una decisión, comprometiendo recursos, dirección o reputación. Sin una decisión, solo existe planeación y análisis. La toma de decisiones es un paso fundamental en la planeación, no la única tarea de los directivos.
Importancia y Limitaciones de la Toma de Decisiones Racional
La toma de decisiones es relevante para la planeación y considera cuatro pasos fundamentales:
- Establecer premisas.
- Identificar alternativas.
- Evaluar alternativas en términos de la meta.
- Elegir una alternativa.
Racionalidad en la Toma de Decisiones
La toma efectiva de decisiones es racional, es decir, busca alcanzar una meta que no puede lograrse sin acción. Implica conocer los cursos de acción y sus limitaciones, recopilar información y tener la capacidad de analizar o evaluar alternativas, con el deseo de llegar a la mejor solución.
No se logra la racionalidad total: Nadie puede decidir e influir en el pasado aplicando las decisiones hacia el futuro; es difícil identificar todas las alternativas posibles para una meta; y casi nunca pueden analizarse todas las alternativas.
Racionalidad Limitada
Un administrador debe ser consciente de la racionalidad limitada y aceptarla, considerando las limitaciones de información, tiempo y certidumbre que la restringen. Esto permite, en ocasiones, que su aversión a los riesgos interfiera con el deseo de llegar a la mejor solución (satisfacer).
Desarrollo de Alternativas y el Factor Limitante
Conociendo las metas y premisas de planeación, el primer paso en la toma de decisiones es desarrollar alternativas. Si solo aparece una forma de hacer algo, generalmente puede ser un error.
Es relevante desarrollar alternativas y seleccionarlas correctamente. La ingenuidad, la falta de investigación o el sentido común limitado pueden llevar a descubrir muchas opciones que, sin embargo, no se evalúan adecuadamente. En tales casos, puede ser necesario pedir asistencia para elegir. Aquí es donde aparece el:
- Factor Limitante: Aquello que obstruye el logro del objetivo.
- Principio del Factor Limitante: Mediante la identificación y superación del factor limitante, debemos elegir el curso de acción que permita superarlo.
Evaluación de Alternativas
Una vez determinadas las alternativas necesarias, estas deben evaluarse para seleccionar aquella que nos permita alcanzar nuestras metas.
Factores Cuantitativos y Cualitativos
Generalmente, al considerar planes alternativos, se tiende a pensar en factores cuantitativos, dejando de lado los cualitativos, como el clima laboral, las relaciones interpersonales, los cambios tecnológicos, etc. Para evaluar y comparar estos factores, deben identificarse, determinar si pueden cuantificarse o investigar su impacto, y calificarlos según su importancia e influencia para luego decidir.
Análisis Marginal
Compara el ingreso y el costo adicional que surgen al aumentar la producción. Si se busca maximizar las utilidades, la meta se alcanza cuando el ingreso y el costo adicionales son iguales, lo que resulta en mayores utilidades.
Análisis de Costo-Efectividad
Una variación del análisis marginal es el de costo-efectividad o costo-beneficio, que busca el mejor índice entre estas dos variables.
Selección de una Alternativa: Tres Enfoques
- Experiencia
- Experimentación
- Investigación y Análisis
Experiencia
La experiencia es la mejor maestra; se aprende a tomar decisiones, analizar, observar y desarrollar un juicio que roza la intuición. Sin embargo, algunos no aprenden de sus errores, lo cual hace que la experiencia pueda ser peligrosa:
- Pocas personas reconocen las razones de sus errores o fracasos.
- Las lecciones de la experiencia pueden ser inaplicables a nuevos problemas.
Experimentación
Se prueban las alternativas. Es la técnica más cara debido a los gastos; si la organización no puede permitirse probar alternativas, es difícil llevarla a cabo, pudiendo incluso dudar de lo que se probó. Se aplica solo cuando ya se han considerado otras alternativas. Ejemplos de esto son cuando las empresas prueban productos o a personas en puestos temporales.
Investigación y Análisis
Se busca la comprensión del problema para su resolución, considerando las variables, restricciones y premisas más decisivas que afectan el objetivo. Implica conocer los factores cualitativos y cuantitativos que inciden en la planeación. Es más barato que la experimentación.
Tipos de Decisiones y Conceptos Relacionados
Toma de Decisiones bajo Certidumbre
Se toman cuando se está seguro, con información confiable, conociendo los efectos de las variables.
Toma de Decisiones bajo Incertidumbre
Se toman cuando no se tiene información, no se conocen los datos o si son confiables, y se está inseguro de las situaciones, no siendo posible evaluar las variables.
Toma de Decisiones bajo Riesgo
Se toman con información real aunque incompleta, utilizando matemáticas para posibles resultados subjetivos basados en el juicio personal.
Creatividad
Capacidad de pensar fuera de lo establecido para buscar soluciones, combinada con intelecto.
Innovación
Renovación del producto; se actualiza introduciendo nuevas técnicas, procesos o ideas exitosas para dar un nuevo valor.
Decisiones Desestructuradas
No se puede diseñar un flujo de decisión, no se sabe qué proceso o criterios diseñar y/o aplicar.
Decisiones Estructuradas
Racionales, se toman en base a un criterio concreto o proceso específico, repetitivos y rutinarios.
Discernimiento Ético en la Toma de Decisiones
Debe estar presente, basándose en los principios y valores de la doctrina y ética institucional. Se aplica en función de la moral y los principios institucionales, la ética y los valores personales, con un discernimiento ético y valores institucionales.