Integración del Proyecto: Fases Clave
La integración es el proceso fundamental que asegura que los diversos elementos del proyecto se coordinen adecuadamente a lo largo de su ciclo de vida.
1. Acta de Constitución
Documento firmado por el patrocinador (responsable) que formaliza el comienzo de un proyecto. Contiene:
- Justificación del proyecto
- Objetivos
- Descripción general
- Riesgos preliminares
- Resumen del cronograma
- Presupuesto preliminar
- Criterios de aprobación
- DP (Responsabilidad del Director de Proyecto)
- Interesados (Stakeholders)
- Nombre del patrocinador
2. Plan del Proyecto
Conjunto de documentos que se utilizan para dirigir la ejecución, el monitoreo y control, y el cierre del proyecto (define el Qué, Cuándo y Quién). Incluye:
- Las descripciones de las herramientas y técnicas que se utilizarán para llevar a cabo el proyecto.
- El modo en que se ejecutará el trabajo.
- Un plan de gestión de cambios (deben evaluarse los impactos previamente).
- Las necesidades y las técnicas de comunicación entre los interesados.
3. Dirigir el Proyecto
El DP y el equipo de trabajo llevarán a cabo lo explicitado en el plan para la dirección del proyecto. Esta fase incluye el seguimiento de:
- Estado de los entregables
- Avance del cronograma
- Costos incurridos
- Acciones preventivas y correctivas
- Actualizaciones (del plan o estado)
4. Controlar el Trabajo y los Cambios
El DP y otros miembros del equipo serán los responsables de monitorear y controlar las actividades del proyecto durante todos los grupos de procesos. Incluye:
- Acciones preventivas y correctivas
- Informes de desempeño
- Proyecciones
- Registros de incidentes
- Actualizaciones de los planes
- Solicitudes de cambios
5. Cerrar Proyecto
Durante este proceso se completan formalmente todas las actividades de una fase, un contrato o un proyecto. Actividades necesarias:
- Asegurar que no haya quedado nada pendiente: incidentes, cumplimiento de objetivos, etc.
- Medir satisfacción de los interesados.
- Evaluar desempeño del equipo.
- Liberar recursos para otros proyectos.
- Recopilar lecciones aprendidas.
- Verificar entregables con el cliente y devolver las garantías (en caso de contrato).
Gestión del Alcance
La gestión del alcance define el trabajo necesario para completar el proyecto con éxito.
Alcance del Producto
Se refiere a las características y funciones del producto o servicio final.
Alcance del Proyecto
Consiste en definir todos los procesos y el trabajo necesario para que el producto sea provisto con todas las características y funciones requeridas.
1. Planificación del Alcance
- Planificar el alcance: Consiste en establecer cómo se llevarán a cabo el resto de los procesos de gestión del alcance.
- Recopilar requisitos: Se debe definir y documentar todas las necesidades y expectativas de los interesados.
- Definir alcance: Documento donde se profundiza en el nivel de detalle del producto y del proyecto y se explicitan los entregables para lograrlo.
Entregables: Productos, subproductos o servicios (medible y verificable) que se elaboran para completar un proyecto. - Crear EDT (Estructura de Desglose del Trabajo): Consiste en dividir el proyecto en componentes menores para facilitar la planificación del proyecto, en una especie de organigrama jerárquico.
Observaciones: Recomendable participación de interesados, útil para el desarrollo del equipo y establecer responsabilidad del director.
2. Control del Alcance
- Validar alcance: Tiene como objetivo asegurar que cada entregable se esté completando en forma apropiada. Se realiza antes del proceso de cerrar el proyecto.
- Controlar el alcance: Consiste en revisar que se estén realizando los entregables definidos en el proyecto, ni más ni menos. Debe gestionar los cambios ya que, si no se controlan, estos pasaran a ser “corrupción del alcance”.
Gestión del Tiempo
1. Planificación del Tiempo
Se debe establecer una secuencia de las actividades, la estimación de los recursos de estas, de su duración y el desarrollo del cronograma.
Actividades de Planificación
- Definir actividades: Organigrama donde se toman como base los paquetes de trabajo de la EDT.
- Secuencia actividades: Consiste en determinar la dependencia entre las mismas (diagrama). Es decir, qué se realizó primero y qué sigue luego.
Técnicas de Diagramación
- Diagramar por precedencia: Las actividades son representadas por los nodos y la precedencia por las flechas.
- Diagramar con flechas: Las actividades se representan con flechas y los nodos son los eventos.
- Estimar recursos: Consiste en calcular los recursos disponibles y necesarios para cada una de las actividades.
- Estimar duración: Incluye las siguientes técnicas:
Técnicas de Estimación de Duración
- Análisis de reserva: A las actividades se le agrega una reserva de tiempo para contingencias.
- Estimación análoga: En función de actividades realizadas con anterioridad. Rápida y económica, pero imprecisa.
- Estimación paramétrica: Mediante la utilización de parámetros históricos.
- Estimación por tres valores: Utilizando los escenarios más pesimistas, más probable y optimista.
- Desarrollar cronograma: Consiste en integrar todas las partes vistas hasta aquí: actividades, secuencias, recursos y duraciones. Herramientas para el análisis:
- Método de la ruta crítica.
- Optimización de recursos.