El Papel del Analista de Sistemas
El Analista de sistemas como consultor puede ser contratado específicamente para que se encargue de los asuntos de los sistemas de información dentro de un negocio. Puede ser una Ventaja debido a que los consultores externos pueden llevar con ellos una perspectiva fresca que no poseen otros miembros de la organización, También están en desventaja debido a que la verdadera cuestión organizacional nunca puede ser conocida por un extraño.
El analista de sistema como experto de soporte, se apoya en su experiencia relacionada con el hard y el soft de computadoras y su uso en el negocio. Este trabajo no es un sistema completo, sino pequeñas modificaciones o decisiones que afectan a un solo departamento, no está administrando el proyecto, sino simplemente está sirviendo como un recurso para aquellos que lo manejan.
El analista de sistema como agente de cambio, cada vez que se ejecuta cualquiera de las actividades del ciclo de vida del desarrollo del sistema y se está presente en el negocio por un periodo extendido, Un agente de cambio puede ser definido como una persona que sirve de catalizados para el cambio, desarrolla un plan para el cambio y trabaja junto con otros, para facilitar el cambio como analista se debe reconocer este hecho y usarlo como punto de inicio para el análisis, Esta es la razón por la que se debe interactuar con los usuarios y administradores desde el inicio del proyecto.
El ciclo de vida del desarrollo de sistemas
Identificación de problemas, oportunidades y objetivos la primera fase requiere que el analista observe lo que está sucediendo en un negocio. Luego con los demás miembros de la organización el analista hace resaltar los problemas. Las oportunidades son situaciones que el analista considera que pueden ser mejoradas por medio del uso de sistemas de información computarizados. En la identificación de objetivos el analista debe descubrir lo que está tratando de hacer el negocio, las personas involucradas en la primera fase son los usuarios, analistas y administradores de sistemas que coordinan el proyecto.
Determinación de los requerimientos de información
El analista está esforzándose para comprender que información necesitan los usuarios para realizar su trabajo. Esta fase sirve para formar la imagen que el analista de la organización y sus objetivos. Las personas involucradas en esta fase son los analistas y los usuarios. El analista necesita saber los detalles de las funciones actuales del sistema.
Sistema quien que donde y cuando.
Análisis de las necesidades del Sistema:
una herramienta que utiliza el analista es el diagrama de flujo de datos para diagramar la entrada el proceso y la salida de las funciones del negocio en forma gráficamente estructurada. El analista también analiza las decisiones estructuradas que se hacen. Las decisiones estructuradas son aquellas para los que pueden ser determinadas las condiciones como alternativas de condición, acción y reglas de acción.
Diseño del Sistema recomendado
El analista usa la información recolectada anteriormente para realizar el diseño lógico del sistema de información diseña procedimientos precisos para la captura de datos a fin de que los datos que van a entrar al sistema de información sean correctos. Parte del diseño lógico del sistema de información es diseñar la interface de usuario la fase de diseño también incluye el diseño de archivos o base de datos que guardaran la mayor parte de los datos necesarios para las toma de de decisiones de la organización. El analista también trabaja con los usuarios para diseñar la salida que satisfaga sus necesidades de información.
Desarrollo y documentación del software
El analista trabaja con los programadores para desarrollar cualquier software original que se necesite también trabaja con los usuarios para desarrollar documentación efectiva para el software incluyendo manuales de procedimientos. La documentación le dice al usuario la manera de usar el Soft y también que hacer si suceden problemas con el soft. Los programadores en Esta fase diseñan, codifican y eliminan errores de sintaxis de los programas de computadora.
Pruebas y Mantenimiento del sistema
Antes de ser usado el sistema de información debe ser probado. Algunas de las pruebas son realizadas por los programadores solos otras por los analistas de sistemas junto con los programadores. El mantenimiento del sistema y de su documentación son efectuados rutinariamente a lo largo de la vida del sistema de información. El trabajo Rutinario del programador consiste en el mantenimiento.
LA TECNICA DE ORGANIZACIÓN Y METODOS:
Reglas básicas para construir la estructura de la empresa.
Normas Básicas
1 una organización debe ser estructurada siguiendo sus objetivos y no en función de las personas o grupos.
2 las funciones deben ser distribuidas para evitar duplicidad omisión de funciones esenciales supervaloración de funciones secundarias.
3 debe definírsela competencia de cada jefe para facilitar una solución rápida a los problemas urgentes
4 una delegación de responsabilidades con autoridad necesaria que cumplirla.
5 la estructura debe ser de tal forma que facilítela máxima libertad de acción a cada jefe
6 debe separarse las funciones de línea de las funciones auxiliares
7 la estructura debe ser flexible para permitir la adaptación a condiciones nuevas
8 cada jefe debe tener un límite máximo de subordinados directos
9 todo empelado debe saber quién es su jefe y cuáles son sus subordinados
10 ningún empleado debe estar subordinado a más de un jefe
11 Deben limitarse los niveles jerárquicos puesto que aumenta la demora en el cumplimiento de las órdenes.
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Fallas más comunes que surgen del estudio de la estructura:
Demasiados niveles, duplicación potencial, subordinación a más de un jefe, demasiados subordinados directos, subordinación unitarias sucesivas, desproporción en la importantica, funciones que compete a toda la empresa reportando a uno de los componentes, funciones no designadas claramente.
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Formas de efectuar un análisis de la organización 1 comunicación
Los jefes deben informar a sus subordinados que el departamento de organización y métodos fue autorizado hacer un estudio de la organización.
B información básica: el analista recogerá los datos sobre astuto legal y datos generales diversos (manuales Gráficos)
C Información Específica: el analista deberá entrevistar a todos los jefes y supervisores.
D análisis de datos: para el análisis de datos obtenidos el analista deberá proceder de la siguiente manera
1 Confeccionar un organigrama simple
2 confeccionar un organigrama funcional
3 examinar la estructura de la organización
4 examinar las líneas administrativas
5 examinar la distribución de funciones
E confrontación de la organización propuesta con los principios básicos de la organización: el analista deberá repasar los principios básicos de la organización
F Examen de las ventajas de la organización propuesta desde el punto de vista práctico de la rutina: el analista ya tendrá decidido si la organización debe o no ser modificada.
G preparación de material para demostración verbal en una reunión: la tendencia del analista es suponer que su propuesta es muy simple y que los jefes a quien deberá ser presentada no tendría dificultades en comprenderla
H implementación de recomendaciones: el analista deberá participar de la implementación de la nueva organización
ESTRUCTURA DE LAS ORGANIZACIONES:
La estructura de una organización puede ser definida como la suma total de las formas en que su trabajo es dividido entre diferentes tareas y luego es lograda su coordinación entre las tareas.
Los parámetros de diseño como los factores de situación deben agruparse para crear configuraciones
·Coordinación en cinco: cinco mecanismos coordinadores ajuste mutuo, supervisión directa, estandarización de procesos de trabajo, estandarización de producciones de trabajo y estandarización de destreza de trabajadores. Estos deben ser considerados los elementos básicos de la estructura.
·La organización en cinco partes: las organizaciones están estructuradas para captar y dirigir sistemas de flujos y para definir las interrelaciones entre las distintas pastes. Podemos desarrollar un diagrama tal considerando las diferentes partes que componen la organización y la gente que contiene cada una en la base de la organización se encuentra sus operaciones, aquellas personas que efectúan el trabajo básico de producir los productos y brindar los servicios., Ellos forman el núcleo operativo en las organización más simples los operadores son en su mayoría autosuficientes y coordinan a través del ajuste mutuo
A medida que la organización crece y adopta una discusión del trabajo más complejo entre sus operadores, aumenta la necesidad de supervisión directa se convierte en obligatorio tener un gerente absoluto que este en lo que llamaremos la cumbre estratégica y a medida que la organización se vuelve más elaborada se requiere más agentes. La responsabilidad por muchos de esta estandarización recae sobre otro grupo de agente que llamaremos los analistas, ellos desempeñan tareas administrativas, pero de naturaleza distinta llamada STAFF. Los analistas debilitan el control que los administradores pueden ejercer el trabajo de las operaciones.