Organización de Eventos: Aspectos Fundamentales
Para la organización de los eventos hay que tener en cuenta lo siguiente:
- Cómo organizar el evento: Tener el contacto de los diferentes proveedores necesarios.
- Qué organizar: Determinar el evento, fijar objetivos, quiénes son los asistentes, tipo de evento y presupuesto.
- Cómo ejecutarlo: Determinar el inicio del acto, el nudo y el desenlace del evento.
- Dónde organizarlo: Decidir si se necesitará solo un espacio o un recinto.
- Ser un buen anfitrión: Saber escoger a los invitados, conocerlos para poder organizarlos, dar comidas y realizar actividades.
- Saber estar: Cómo presentar a los invitados, la imagen a dar y cómo actuar.
- Cómo invitar al evento: Actos sin protocolo o con protocolo.
- Vestuario, etiqueta y protocolo: A pedir a los invitados según el evento.
Tareas Clave del Organizador
Las tareas más importantes de un organizador de eventos son la creación del programa del evento. Este documento es básico para el protocolo en la organización del acto, establece el orden de las acciones a seguir y las personas que intervienen. No es algo rígido, pero sí difícil de modificar sin antelación, previendo tiempos necesarios para tiempo libre, actividades sociales, comidas, desplazamientos, etc., así como un programa social para los acompañantes, que será compatible con el programa oficial del acto.
Un programa debe incluir:
- Datos generales del evento
- Libro de ruta
- Planos
- Grafismos
- Listado (de los invitados y los confirmados)
- Protocolo y su comunicación
- Documentación (información relacionada con el acto y el lugar)
- Cronograma
Selección de Proveedores de Eventos
Fases de Selección
- Investigación: Conocer a los posibles proveedores. Es conveniente contar con una amplia base de datos.
- Selección: Elegir al proveedor más adecuado, teniendo presente que el precio no siempre es el factor más importante.
- Negociaciones: Conseguir mejoras en las condiciones de partida y fijación contractual.
- Seguimiento del servicio: Garantizar el cumplimiento de los servicios concretados.
- Balance final: Realizar un análisis de los resultados, puntos a mejorar y éxitos.
Consejos para una Gestión Eficaz
- Definir las necesidades: Según el programa detallado, el estilo del evento y los criterios de selección.
- Comunicación constante: Los proveedores son expertos y pueden aportar ideas, consejos y soluciones.
- Información detallada: Evaluar años de experiencia, eventos previos, equipo disponible y actitud.
- Ser minucioso y claro: Exigir presupuestos detallados, contratos por escrito y comprobar el papeleo.
- Gestionar el tiempo: Implicar a los proveedores lo antes posible.
Espacios para Eventos
- Palacios y Centros de Congreso: Aportan rentabilidad al turismo de negocios y mejoran la imagen de las ciudades.
- Recintos Feriales: Espacios flexibles, versátiles y con capacidad para eventos masivos.
- Hoteles: Ofrecen alojamiento y gestión integral para los asistentes.
- Universidades: Salas equipadas con material audiovisual, ideales para conferencias, aunque con limitaciones de uso durante periodos lectivos.
- Recintos Singulares: Espacios no convencionales que ofrecen una experiencia única. Deben garantizar un fácil acceso.
Tipología de Proveedores
- Hostelería y Restauración: Empresas de catering que deben cuidar la presentación, la coherencia con la imagen de marca y las necesidades dietéticas de los invitados.
- Reproducción y Proyección (Imagen, Sonido y Telecomunicaciones): Medios técnicos esenciales para visualizar contenidos y garantizar el éxito del acto.
- Diseño, Edición e Impresión: Creación de páginas web, newsletter y materiales gráficos para ofrecer información clara y continuada.
- Acceso, Transporte y Seguridad: Control de accesos, gestión de traslados colectivos y servicios de seguridad en el recinto.