Conceptos Clave y Clasificación de Costos en Contabilidad

Introducción a la Contabilidad

La contabilidad tiene como objetivo informar y controlar.

El Estado de Flujo de Efectivo nos muestra el origen y aplicación de los fondos.

La empresa es un organismo o institución que tiene una estructura interna, una cierta distribución de elementos en un determinado orden interno y que es independiente de la forma jurídica que adopte.

En las empresas, esta organización aporta inicialmente elementos, la mano de obra y los gastos de fabricación; este conjunto constituye lo que se denomina proceso de producción de bienes y/o servicios. Estos bienes y/o servicios responden a las necesidades de una comunidad, así por ejemplo, una mueblería, un hospital, un establecimiento educacional, constituyen, entre otras, empresas.

Tipos de Contabilidad

En la contabilidad, la podemos separar en dos:

• La contabilidad financiera
• La contabilidad de costos

Contabilidad Financiera vs. Contabilidad de Costos

Funcionalidad

• La contabilidad financiera tiene como funcionalidad la elaboración de los estados financieros.
• La contabilidad de costos tiene como función servir de ayuda a la gerencia para la toma de decisiones internas mediante una adecuada planificación, control de las actividades o control de gestión y seguimiento de las operaciones.

Usuarios

• Los usuarios de la contabilidad financiera son fundamentalmente externos, tales como bancos, organismos gubernamentales, etc., es decir, son personas que están fuera de la organización.
• Los usuarios de la contabilidad de costos son internos, es decir, están dentro de la empresa.

Restricciones en la Presentación de la Información

El Balance de 8 columnas es equivalente al balance tributario.

• La contabilidad financiera tiene restricciones que están basadas en principios contables y normas de elaboración de impuestos por la normativa contable para la confección de estados financieros.
• La contabilidad de costos no está sujeta a dichas restricciones por cuanto es utilizada por usuarios internos quienes determinan la forma de presentación de dichos informes.

Visión Analítica

• La contabilidad financiera, mediante los estados financieros, da una visión condensada de la organización como un todo.
• La contabilidad de costos suele proporcionar una visión detallada de las actividades de la entidad.

Unidad de Medida

• La contabilidad financiera utiliza unidades monetarias; en nuestro país, la unidad monetaria es el peso, por lo tanto, los estados se expresan en esa moneda.
• La contabilidad de costos, además de unidades monetarias, utiliza unidades físicas, tales como toneladas, kilos, litros, galones, etc. En algunas oportunidades, incluso se usan unidades de medidas basadas en conceptos cualitativos.

Conceptos de Costos

Definición de Costo

• Es el sacrificio económico realizado para obtener un bien o un servicio.
• Es el valor sacrificado para obtener un bien o un servicio.
• Es la inversión realizada para obtener un bien o un servicio, que se mide a través de la disminución de activos y/o el aumento de pasivos.

Ejemplo de Inversión

La inversión puede provenir de:

• Efectivo (Caja o banco)
• Banco (Crédito)
• Crédito a los proveedores

Esto se refleja contablemente como:

• Activo (-)
• Pasivo (+)

Definición de Pérdida e Ingreso

Pérdida: Es un costo que no ha producido beneficio.

Ingreso: Es el precio de venta de los productos vendidos o servicios prestados.

Estado de Resultado

La estructura básica del Estado de Resultado es:

Ingreso de explotación
= Ventas
(-) Costo de ventas
(=) Margen de explotación o de contribución
(-) Gastos de administración y ventas
(=) Utilidad o pérdida

Ingreso fuera de explotación
(-) Egresos fuera de explotación
(=) Resultado no operacional (1)

Resultado antes de corrección monetaria
(-) Corrección monetaria
(=) Resultados antes de impuestos
(-) Impuestos
(=) Utilidad neta

Contabilización de Corrección Monetaria

Corrección Monetaria de Activos

Contabilización:

Activos
                  a Corrección monetaria

Corrección Monetaria de Pasivos

Contabilización:

Corrección monetaria
                     a Pasivos

Objetivos de la Contabilidad de Costos

1. Proveer información requerida para las operaciones de planeación, evaluación y control, salvaguardando los activos de la organización y estableciendo comunicaciones con las partes interesadas ajenas a la empresa.
2. Participar en la toma de decisiones estratégicas, tácticas y operacionales, contribuyendo a coordinar sus efectos en toda la organización.

Elementos del Costo

En general, los elementos del costo son los siguientes:

• Materiales o materias primas
• Mano de obra
• Gastos de fabricación o costos indirectos de fabricación (CIF)

Materiales

Los materiales son los principales bienes que se utilizan en el proceso productivo; estos materiales se transforman en productos terminados con la adición de la mano de obra y de los gastos de fabricación.

El costo de los materiales se clasifica como:

• Costo de material indirecto
• Costo de material directo

• El material directo es aquel que se puede identificar en la producción de un artículo terminado, que se puede asociar fácilmente con él y representa el mayor costo de materiales de ese producto.
• Los materiales indirectos son todos aquellos que no son directos. El costo de materiales indirectos se incluye en los gastos de fabricación o CIF, por lo tanto, el primer elemento lo constituyen los materiales directos.

Mano de Obra

La mano de obra es el esfuerzo físico o mental utilizado en la fabricación de un producto. El costo de mano de obra se clasifica como costo de mano de obra directa y costo de mano de obra indirecta.

Nota: Se utiliza el término «remuneración» en lugar de «dinero» al referirse a las personas.

Mano de Obra Directa

Es toda aquella involucrada en la fabricación de un producto terminado, que se pueda asociar fácilmente con él y constituye el mayor costo de mano de obra de ese producto.

Mano de Obra Indirecta

Es toda aquella involucrada en la fabricación de un producto que no se considera mano de obra directa. Los materiales indirectos y la mano de obra indirecta forman parte de los gastos de fabricación de un producto, con excepción de los materiales directos y la mano de obra directa. Entre los gastos de fabricación se mencionan los siguientes:

• Los materiales indirectos
• Mano de obra indirecta
• Arriendo
• Consumos básicos (luz, agua, teléfono, calefacción, gas, etc.)
• Seguros
• Depreciación
• Otros gastos de fabricación

Costo de un Producto

Entonces, el costo de un producto está determinado por:

• El costo de materiales directos o materias primas directas.
• Mano de obra directa.
• Gastos de fabricación o costos indirectos (CIF).

Clasificación de los Costos

1. Según su relación con la producción

• Costos primos: Es la sumatoria de los materiales directos y de la mano de obra directa.
• Costos de conversión: Es la sumatoria de la mano de obra directa y los gastos de fabricación o CIF.

2. Según su relación con el volumen de producción

• Costos fijos
• Costos variables
• Costos mixtos
  • Costos semivariables
  • Costos escalonados

Costos Fijos

Son aquellos en los que el costo fijo total permanece constante, dentro de un rango relevante de actividades o producción, mientras que el costo fijo unitario varía. Esta variación se presenta de manera inversa con el nivel de producción. Más allá del rango relevante, los costos fijos totales y los costos variables unitarios variarán.

El rango relevante se define como el intervalo de actividad dentro del cual los costos fijos totales y los costos variables unitarios se mantienen constantes.

Ejemplo:

Arriendo de una casa: $500.000.-

• Si viven 5 personas: $100.000.- (costo fijo unitario)
• Si viven 4 personas: $125.000.- (costo fijo unitario)

Costos Variables

Son aquellos en los cuales el costo total cambia en proporción directa con los cambios en el nivel de actividad o producción, mientras el costo variable por unidad se mantiene constante.

Costo variable total:

• 1 unidad = MP = $100
• 2 unidades = MP = $200
• 3 unidades = MP = $300

El costo por unidad siempre es $100.

Costos Mixtos

Tienen las características de costos fijos y de costos variables. Existen dos tipos de costos mixtos: los costos semivariables y los costos escalonados.

• Los costos semivariables tienen el siguiente comportamiento: la parte fija del costo generalmente representa un cargo mínimo al elaborar un producto o prestar un servicio.

Ejemplo: Cuenta de teléfono

• Costo Fijo (CF) = $1000 (Cargo fijo mensual)
• Costo Variable (CV) = Llamados de larga distancia, llamados a celulares, número de llamados (Varía según el uso)

• Los costos escalonados tienen como característica que cambian bruscamente en los diferentes niveles de actividad porque se adquieren en forma indivisible. Por ejemplo, si en un programa de producción se contempla que un supervisor solamente puede estar a cargo de supervisar a 10 trabajadores, implica que si la empresa tiene que ampliarse, deberá contratar a 2 supervisores, lo que duplica el costo fijo de la remuneración de los supervisores.

3. Según el departamento donde se generan los costos

Un departamento es una de las principales divisiones administrativas. En las empresas fabriles, hay dos clases de departamentos:

• Departamentos productivos
• Departamentos de servicios

• Departamento productivo: Son aquellos que están encargados de la elaboración de los productos y, por lo tanto, se identifican con los elementos del costo. Es en estos departamentos donde se produce la transformación de las materias primas en productos terminados.
• Departamento de servicios: No están directamente relacionados con la elaboración del producto. Tienen como funciones proveer de servicios a los departamentos de servicios y a los departamentos productivos. Como por ejemplo, los departamentos de Recursos Humanos, el departamento de finanzas, mantención, salas cuna, etc.

4. Según las áreas funcionales de la empresa

En una empresa fabril, las áreas funcionales y sus costos asociados son:

• Área de producción → Costos de fabricación
• Área de administración → Costos de administración
• Área de comercialización → Costos de marketing o comercialización
• Área de finanzas → Costos financieros

• Costos de Fabricación: Se generan a partir del proceso de producción, que son la suma de los materiales directos, la mano de obra directa y los gastos de fabricación (CIF).
• Costos administrativos: Se generan durante la administración, control y/u operación de una empresa. Incluyen las remuneraciones del personal administrativo en general.
• Costos de marketing o comercialización: Se generan en la venta de un producto o servicio, por ejemplo, las comisiones de los vendedores, el arriendo del local de ventas, entre otros.
• Costos financieros: Se generan cuando la empresa obtiene préstamos o créditos de instituciones bancarias o de otro proveedor. Estos costos financieros se refieren a intereses, comisiones y gastos bancarios en general.

5. Según la capacidad de la empresa para asociar los costos

• Un costo puede ser directo o indirecto dependiendo del criterio de la gerencia para asociarlos a órdenes específicas, departamentos o territorios.
• Los costos directos son los que la gerencia puede identificar con artículos o áreas determinadas, como es el caso de los materiales directos y de la mano de obra directa.
• Los costos indirectos son comunes a muchos artículos o servicios y, por lo tanto, no son identificables con ningún artículo o área específica.

6. Según su relación con la planeación, el control y la toma de decisiones

• Costos precalculados o costos predeterminados: Son aquellos costos estimados y costos estándar.

La diferencia entre costos estimados y los costos estándar consiste simplemente en el grado de elaboración de los estimativos de costos.

Los costos estándar, en general, resultan de un estudio de ingeniería, calculando científicamente, y llegan a convertirse en un modelo o estándar de lo que los costos deben ser si se trabaja de forma eficiente. Por el contrario, si los costos predeterminados no tienen un grado de elaboración tal para que constituyan un modelo, se denominan costos estimados.

• Costos controlables y costos no controlables.
  • Costos controlables: Son aquellos sobre los cuales tiene autoridad un determinado nivel de gerencia.
  • Costos no controlables: Son aquellos sobre los que no se tiene autoridad, como es el caso de la depreciación.
• Costos fijos autorizados y costos fijos discrecionales.
  • Costos fijos autorizados: Surgen forzosamente cuando se tiene una estructura organizacional básica, por ejemplo, el local donde va a funcionar, los equipos y el personal administrativo o productivo básico.
  • Costos fijos discrecionales: Se generan a medida que transcurren las operaciones de la empresa, por ejemplo, la maquinaria, las reparaciones, la capacitación del personal, la publicidad, etc.
• Costos de oportunidad: Cuando se toma una decisión para dedicarse a una alternativa, se abandonan los beneficios de las otras opciones. Los beneficios perdidos al descartar las siguientes mejores alternativas son los costos de oportunidad de la acción escogida.
• Costos de cierre de planta: Se generan en las empresas costos aun cuando no haya producción, tales como arriendos, consumos básicos, pagos de seguros, remuneraciones, etc. Generalmente, estos costos se producen en períodos estacionales donde usualmente no hay producción.

Términos Clave y Fórmulas

Abreviaciones:

• MD: Material directo
• MOD: Mano de obra directa
• GF o CIF: Gastos de fabricación o Costos indirectos de fabricación
• AD: Administrativos
• Fin: Financieros
• Com: Comercialización o Marketing

Fórmulas:

• Costos primos: MD + MOD
• Costos de conversión: MOD + CIF
• Costos del producto: MD + MOD + CIF
• Costos del período: AD + COM + FIN
• Materiales: Materiales directos + Material indirecto

Naturaleza del Sistema de Contabilidad de Costos

El objetivo básico de un sistema de contabilidad de costos es la determinación de los costos unitarios de fabricar productos o de prestar servicios. La gerencia utiliza esta información básica como guía en las decisiones que tiene que tomar para mantener o aumentar las utilidades de la empresa.

El sistema de contabilidad de costos está formado por una serie de formularios o modelos, diarios, mayores o informes administrativos integrados dentro de un procedimiento, de manera tal que los costos puedan ser obtenidos rápidamente y ser usados en la toma de decisiones. Entre los formularios más utilizados, están los siguientes:

1. Las órdenes de producción que transmiten al jefe de fábrica lo que debe fabricarse.
2. Las solicitudes o pedidos de materiales que especifican la cantidad, la característica y el costo de los materiales que serán usados en el proceso productivo.
3. Las boletas o fichas de tiempo de los trabajadores que indican el número de horas y el costo de ellas utilizadas por un trabajador en una labor específica.
4. Las hojas de costos por órdenes específicas o los informes de producción por departamentos o por procesos en los que se acumulan los costos de materiales directos, de mano de obra directa y de gastos de fabricación.

Entre los libros que componen el sistema de contabilidad de costos están los siguientes:

• El libro diario de fábrica, que es similar al diario general que se utiliza en la contabilidad, en el que se resumen a través de asientos contables las operaciones relativas a costos.
• El libro mayor y mayores auxiliares de materiales, de mano de obra y de gastos de fabricación, además del mayor auxiliar de productos terminados.

Clasificación de los Sistemas de Costos

• Según el enfoque de costos:
  • Sistema de costos por absorción: Considera que el costo del producto está conformado por los elementos fijos y variables (MD, MOD, CIF).
  • Sistemas de costos variables: Considera que el costo del producto está conformado por los elementos variables (MD, MOD, CIF variables).
• Según el período en que se generan los costos:
  • Sistemas de costos históricos (reales): Ejecutados al término de un período de costos.
  • Sistemas de costos predeterminados o precalculados: Calculados antes del inicio del período de costos.
• Según el tipo de producción:
  • Sistemas de costos por órdenes específicas u órdenes de trabajo (OT).
  • Sistema de costos por procesos.

Contabilización Básica

Contabilización de las Adquisiciones

Diario de Compras: Normalmente, las adquisiciones se registran en un diario de compras cuya función es acumular los valores de todas las facturas recibidas de los proveedores durante un período de un mes, al término del cual los totales dan origen a un asiento global en la contabilidad central.

Contabilización:

Materiales
IVA crédito fiscal
             a Proveedores
Glosa: Centralización diario de compras

Solicitud de Pedido de Materiales

Este es un documento utilizado para solicitar materiales de bodega.

Contabilización de los Pedidos a Bodega

Para efectos de la contabilidad, es necesario habilitar un diario de pedidos a bodega con el objeto de acumular todas las solicitudes de materiales correspondientes a un período determinado, cuyo total dará lugar a un asiento centralizado en la contabilidad.

Centralización:

Productos en proceso – Materiales directos
Gastos de fabricación (Materiales indirectos, CIF)
                      a Materiales
Glosa: Centralización diario de pedidos de bodega

Contabilidad de la Mano de Obra

La contabilidad de la mano de obra persigue dos fines específicos:

1. Acumular las remuneraciones ganadas por el personal para cursar mensualmente los pagos respectivos.
2. Imputar dicha remuneración a las distintas funciones que se desarrollan.

Elementos para controlar el tiempo trabajado

Para controlar el tiempo trabajado en el proceso productivo, se requiere saber además la actividad específica a la que estuvo dedicado el trabajador durante el día con el objetivo de hacer las asignaciones de costo que corresponden. Para ello, se utilizan las boletas y tarjetas de tiempo, que pueden ser la tarjeta de tiempo por tarea o por trabajador.

Gastos de Fabricación: Aplicación de los Gastos de Fabricación (CIF)

Métodos para aplicar los gastos de fabricación:

Métodos basados en el costo

• Cuota costo material directo
• Cuota mano de obra directa
• Cuota costo primo

Métodos basados en las horas

• Cuota número de horas MOD
• Cuota número de horas máquina

Fórmulas de Aplicación de CIF

1. Cuota costo material directo = (Gastos de fabricación / Costo material directo)

2. Cuota costo mano de obra directa = (Gastos de fabricación / Costo de la mano de obra directa)

3. Cuota costo primo = (Gastos de fabricación / Costo primo (MD + MOD))

4. Cuota número de horas MOD = (Gastos de fabricación / Nº de horas MOD)

5. Cuota número de horas máquina = (Gastos de fabricación / Nº de horas máquina)