Dominio de la Comunicación Escrita: Elementos, Características y Normas de Redacción

Dominio de la Comunicación Escrita

1. La Comunicación Escrita

La comunicación escrita se refiere a la transmisión de información, ideas, pensamientos o mensajes a través de la escritura.

1.1 Elementos de un Proceso de Comunicación Escrita

• Emisor: Vendedora.
• Contexto: Entorno laboral.
• Canal: Correo ordinario.
• Receptor: Cliente.
• Interferencias: Mensaje escrito en un idioma que no entiende el receptor.

1.2 Características de la Comunicación Escrita

• Comunicación diferida: En la comunicación escrita el emisor no recibe una respuesta inmediata sobre lo que el receptor del mensaje piensa u opina sobre su contenido.
• Se precisa un mayor dominio de las palabras y de la gramática.
• Lo escrito supone una prueba del contenido del mensaje.
• No hay posibilidad de comunicación no verbal.
• La comunicación escrita posibilita el envío de documentación adjunta de mayor extensión.

1.3 Etapas y Principios de la Redacción de un Mensaje

Principios Fundamentales:

1. Sencillez: Utilizar las palabras con propiedad y construir frases sintácticamente simples.
2. Claridad: La comunicación escrita es clara cuando la idea transmitida se recibe sin dejar lugar a dudas o equívocos.
3. Concisión: Consiste en utilizar las palabras justas para transmitir aquello que queremos.
4. Cortesía: Parte de la educación y, por tanto, es necesario tenerla en cuenta tanto en la elaboración de un documento escrito como en cualquier otro ámbito.

2. Normas de Redacción de Documentos

Un documento escrito correctamente transmite al receptor una imagen positiva del emisor. Para lograrlo, es necesario un uso adecuado del lenguaje.

2.1 Presentación Formal

• Papel: DIN A4.
• Márgenes: Izquierdo: 4 cm; Superior: 4 cm; Derecho: 3 cm; Inferior: 3 cm.
• Párrafos: Encabezado, cuerpo y pie.
• Interlínea: Interlineado sencillo o el de 1,5. Alineación a la izquierda, a la derecha, centrada o justificada en ambos lados.
• Tipografía: El tipo de letra elegido debe adaptarse al público al que va dirigido el documento.
• Tamaño y color: Tamaño de la letra de 11 o 12 puntos.

2.2 Protocolo en Función del Destinatario

El nivel de formalidad debe ajustarse al destinatario:

• Muy formal (Ej: Excelentísimo Sr. Martínez): Suele utilizarse en casos en los que el destinatario es considerado de rango superior al del remitente.
• Formal y neutral (Ej: A la atención del Sr. Martínez): Se usa en la correspondencia general de oficina. Educado.
• Amistoso, pero neutral (Ej: Estimado Sr. Martínez): Neutral.
• Personal/Informal (Ej: Querido Carlos): Relación personal de mucha confianza entre el remitente y el destinatario.
• Cordial (Ej: A la atención de Carlos Martínez): Amistoso y respetuoso.

2.3 Ortografía, Sintaxis y Gramática

• Es fundamental asegurar la construcción correcta de las oraciones, la escritura de números, la correcta concordancia de las palabras en género y número, el uso de las mayúsculas, la separación de las palabras en sílabas al final de línea, la colocación del acento ortográfico y el uso del lenguaje inclusivo.

2.4 Puntuación

Los signos de puntuación se usan para dar sentido a las oraciones, determinar la jerarquía a nivel sintáctico y ayudar al lector a interpretar el mensaje.

5. Soporte Físico de la Comunicación

5.1 Soporte Papel

Existen muchos tipos de papel:

• Offset: Se usan en fotocopiadoras, impresoras láser, para cartas, sobres, etc.
• Estucado: Se utiliza para revistas, catálogos y folletos.
• Ecológico: Su uso se está generalizando para prevenir la degradación del medioambiente y protegerlo.

Elementos complementarios:

• El sobre: Es el envoltorio, normalmente el papel, en el que se introduce el documento escrito para su entrega o envío.
• Los impresos: Formularios con algunas partes ya cumplimentadas y otras en blanco para que la persona interesada las rellene con datos específicos.

Series de formatos:

• Serie A: Regula el tamaño de los papeles (Ej: el sobre americano DIM C65).
• Serie B: Regula el formato de los sobres de gran capacidad.
• Serie C: Regula el tamaño de los sobres de menor capacidad.

6. Canales de Transmisión Escrita de Información

Comparativa de canales:

6.1 Correo Convencional

Incluye: Cartas, burofaxes y telegramas.

6.2 Fax

El fax es un sistema de telecomunicación que consiste en la transmisión por vía telefónica de material escaneado impreso a un dispositivo de salida que imprime una copia exacta del anterior.

6.4 Correo Electrónico

El correo electrónico facilita el envío de documentos a una o varias personas en tiempo real a través de soportes digitales.

Peligros del Correo Electrónico:

• Correo no deseado (spam): Es un correo no solicitado, que es enviado de forma masiva y suele contener publicidad.
• Virus: Mediante un archivo infectado que va adjunto al correo se puede propagar un virus.
• Suplantación de identidad: El emisor se hace pasar por otra persona a fin de conseguir información sensible de carácter personal.
• Cadenas: Se trata de un correo electrónico en el cual se solicita el reenvío de este a un número de personas determinado.
• Bulos: Esta herramienta permite difundir noticias falsas.

Ventajas del Correo Electrónico:

• En el caso del servicio de correo web no es necesario tener instalada una aplicación específica de correo en el ordenador.
• Suelen ser gratuitas.
• Podemos consultar el correo desde cualquier parte del mundo a través de la web del servidor.

6.5 Correcta Preparación y Elaboración de un Correo Electrónico

Siga estos pasos para una comunicación efectiva:

1. Paso 1: Identifique el propósito del correo.
2. Paso 2: Escriba el mensaje, asegurando:
   • Introducción clara.
   • Desarrollo del contenido.
   • Solicitudes y acciones claras.
   • Despedida profesional.
3. Paso 3: Revisión final.
4. Paso 4: Uso cuidadoso de adjuntos.
5. Paso 5: Seleccione un asunto claro y conciso.
6. Paso 6: Verificación del destinatario.
7. Paso 7: Revisión final (segunda verificación).
8. Paso 8: Envío del correo y seguimiento.