Medios y Equipos Ofimáticos: Tratamiento y Comunicación de Datos
El tratamiento de datos es el sistema de comunicación que, una vez realizado el proceso de toma e interpretación de los datos, permite transferir la información hasta hacerla llegar a los destinatarios, utilizando los medios ofimáticos y telemáticos necesarios.
Definición de Ofimática
La Ofimática comprende el conjunto de herramientas informáticas necesarias para llevar a cabo el trabajo que se desarrolla en una oficina de forma segura, eficaz y rápida.
Equipos Ofimáticos Convencionales y Modernos
Máquinas de Escribir
A pesar de la predominancia del ordenador, se distinguen varios tipos de máquinas de escribir que han mejorado en calidad de impresión, tipos, peso y manejabilidad:
- Convencional: Modelo tradicional que ha mejorado la calidad de impresión.
- Eléctrica: Utiliza el mismo mecanismo que la máquina tradicional, pero la fuerza de pulsación es asistida por corriente eléctrica.
- Electrónica: Más manejable, cómoda y de peso reducido. Su uso es menor debido a la utilización de ordenadores.
Ordenadores e Impresoras
El ordenador es el equipo central de la ofimática moderna.
Tipos de Impresoras según su Mecanismo
1. Impresoras por Impacto
Impresora de Agujas (Matriciales)
Las agujas están situadas en la cabeza de impresión y son propulsadas hacia el papel mediante impulsos electromagnéticos. Se caracterizan por su bajo coste y se usan habitualmente para la impresión de información interna.
Ventajas e Inconvenientes de las Impresoras de Agujas
- Ventajas: Bajo coste, capacidad para realizar copias (papel carbón).
- Inconvenientes: Baja calidad (especialmente en imágenes), elevado ruido.
2. Impresoras sin Impacto
Inyección de Tinta
La impresión se realiza por medio de puntos proyectados como pequeñas gotas desde el cabezal.
Ventajas e Inconvenientes de la Inyección de Tinta
- Ventajas: Buena calidad de impresión, precio razonable, más silenciosas que las matriciales, impresión en cualquier tipo de papel, capacidad de imprimir calidad fotográfica.
- Inconvenientes: Lentitud de impresión, coste de consumibles alto, imposibilidad de conseguir copias a la vez que el original.
Láser
Recibe un haz de luz, consiguiendo que el rodillo con el polvillo del tóner se adhiera al papel. Las partículas impresas se fijan al aumentar la temperatura, logrando una calidad de impresión excelente.
Ventajas e Inconvenientes de la Impresora Láser
- Ventajas: Rápidas y silenciosas, alta calidad de impresión, bajo coste por página. Según modelos y marcas, pueden utilizar conexiones inalámbricas (infrarrojos o Wi-Fi).
- Inconvenientes: Precio inicial elevado, imposible conseguir copias simultáneas, elevado coste de impresión a color.
Plotter
Es un trazador de líneas y gráficos, utilizado para imprimir con calidad y precisión planos o gráficos de gran formato.
Equipos de Gestión Empresarial y Periféricos
Estos equipos son utilizados habitualmente para la transmisión y recepción de documentos e imágenes en la actividad comercial. Pueden ser autónomos o multifuncionales.
Equipos Autónomos
Son independientes y no están asociados a otros medios o periféricos.
Módem
Permite al ordenador conectarse con otros sistemas a través de la línea telefónica (RTC). Convierte las señales digitales de tu ordenador en analógicas, e invierte el proceso al módem destino. Algunos modelos incluyen la opción de fax.
Tipos de Módem
- Internos: Se instalan dentro del ordenador.
- Externos: Se sitúan en el exterior del equipo y se conectan por puerto o conexión específica.
Escáner
Dispositivo que captura digitalmente imágenes o textos.
Características del Fax
El fax (o telefax) posee las siguientes características:
- Envío automático y posibilidad de programar la transmisión.
- Llamada a distancia y marcación automática.
- Impresión de calidad.
- Protección y confidencialidad de la información recibida.
- Acceso autorizado y mensaje de confirmación.
Fax Módem
Permite a los ordenadores personales enviar y recibir faxes y documentos.
Equipos Multifuncionales
Son capaces de realizar distintas tareas de modo simultáneo, integrando varias funciones en un solo equipo.
- Escáner e Impresora: Ofrece la opción de imprimir y escanear/digitalizar documentos para archivarlos o imprimirlos.
- Copiadora, Impresora y Escáner: Una sola máquina que incluye fotocopiadora, escáner e impresora, y puede funcionar independientemente.
- Fax, PC-Fax, Escáner, Copiadora e Impresora: Combina las prestaciones del fax con las del escáner y la impresora.
- Multifuncional con Teléfono: Máquina periférica que añade a las funciones anteriores la posibilidad de conectar un teléfono.
Periféricos
Aparatos independientes enchufados a la CPU del ordenador, como impresoras y escáneres.
Sistemas de Comunicación y Telemática
Redes de Área (LAN, MAN, WAN)
La Telemática se apoya en las redes para la comunicación de datos:
- LAN (Local Area Network): Permite compartir información, programas, software, impresoras y plotters. Los equipos están conectados entre sí, generalmente por cable.
- MAN (Metropolitan Area Network): Permite conectar la red con otras redes dentro de la misma ciudad, utilizando tecnología de redes metropolitanas.
- WAN (Wide Area Network): Conexión a mayor distancia (redes de área extensa).
Correo Electrónico (Email)
El correo electrónico es un medio de transmisión fundamental que permite adjuntar diversos formatos (texto, PDF, BMP, JPG). Puede ser gratuito o de pago, y sus beneficios incluyen:
- Mejorar la gestión interna.
- Fortalecer las relaciones comerciales y el marketing.
- Favorecer las relaciones con el entorno.
Equipos de Comunicación Inalámbrica
La comunicación se realiza a través de antenas, utilizando dispositivos como ordenadores portátiles, PDA (Asistente Digital Personal) y teléfonos móviles.
Videoconferencia
Herramienta que ofrece mayor rendimiento en la organización, mejora la realización de proyectos, reduce costes y ahorra tiempo.
Tipos de Videoconferencia
- Videoconferencia individual o punto a punto.
- Multiconferencia.
Elementos Básicos de la Videoconferencia
- CODEC: Compresión y descompresión de vídeo.
- Ordenador multimedia.
- Tarjeta de software.
- Cámaras, micrófonos y altavoces.
- Conexiones (incluyendo infrarrojos).
Seguridad y Documentación Digital
Firma Digital
Es un conjunto de datos o información generada mediante un algoritmo o basada en criptogramas, que garantiza la eficacia y la identidad de una persona física o jurídica.
Claves de la Firma Digital
Se compone de dos claves:
- Pública: Utilizada por terceras personas y de libre difusión.
- Privada: Conocida únicamente por el titular.
Tipos de Firma y Certificado
- Firma Electrónica: Básica, avanzada y reconocida.
- Certificado Electrónico: Básico y reconocido.
- Documento Electrónico: Público y privado.
DNI Electrónico (DNIe)
Acredita electrónicamente la identidad del titular. La firma electrónica que proporciona tiene la misma validez que la firma en papel, permitiendo realizar gestiones y trámites necesarios por vía telemática.
Ventajas del DNIe
- Garantiza la identidad de la persona o titular.
- Confidencialidad y seguridad en los trámites.
- Rapidez y seguridad en operaciones bancarias.
Ofimática Móvil y Gestión de Bases de Datos
Oficina Móvil
Se apoya en dispositivos portátiles:
- Ordenadores portátiles y miniordenadores.
- PDA (Personal Digital Assistant): Asistente digital.
- Tablet: Combina las funciones de un ordenador y un PDA.
Periféricos Portátiles
- Impresoras portátiles.
- Escáneres portátiles.
Bases de Datos para el Tratamiento de Información
Una base de datos almacena un conjunto de datos relacionados entre sí, permitiendo obtener información de forma rápida y eficaz. El SGBD (Sistema Gestor de Bases de Datos) facilita su uso de manera práctica, fácil y segura.
Las bases de datos pueden ser independientes o centralizadas (utilizadas por varios usuarios).
Características de un SGBD
Un buen sistema gestor ofrece:
- Menor redundancia de datos.
- Rapidez y fiabilidad.
- Flexibilidad y capacidad para consultas complejas.
- Seguridad y recuperación de datos.
Ventajas y Desventajas de las Bases de Datos
Ventajas
- Control de la repetición de datos (redundancia).
- Consistencia e integridad de los datos.
- Datos compartidos y accesibilidad.
- Seguridad y mejora de la productividad.
- Facilidad de mantenimiento y copias de seguridad.
Desventajas
- Complejidad en la implementación.
- Necesidad de equipamiento adicional.
Estructura y Funciones de una Base de Datos
Estructura
Los elementos estructurales básicos incluyen:
- Tabla: Compuesta por campos y registros.
- Otros componentes: Consulta, formulario, informe, macros y módulos.
Funciones
El SGBD permite:
- Almacenar datos.
- Proporcionar un sistema que garantice un conjunto de acciones.
- Asegurar la actualización de datos.
- Prohibir el acceso no autorizado.
- Recuperar datos y gestionar el software de comunicaciones.
Procedimientos de Protección de Datos y Archivos
Ley de Protección de Datos de Carácter Personal (LPDCP)
Tiene como objetivo garantizar y proteger los datos personales.
Normas Fundamentales
- Conocer la información almacenada.
- Reducir los archivos innecesarios.
- Proteger la información.
Archivos y Carpetas Informáticas
Archivos Informáticos
Son la unidad básica del sistema de archivos.
Partes de un Archivo
- Nombre: Puede contener hasta 255 caracteres, excepto los símbolos:
/ : * " < > |. - Extensión: Indica el tipo de archivo (ejemplos:
.doc,.xls,.bmp,.exe,.com,.dll).
Carpetas
Las carpetas organizan los archivos y poseen diversas propiedades:
- Generales: Permiten definir si la carpeta está oculta o si se comparte.
- De seguridad.
- De personalización.