Fase de Creación: La Caja de Ideas
Partimos de una caja imaginaria donde echamos las piezas que necesitamos para armar nuestro puzzle: locales, invitaciones, catering, propuestas de orden del acto, diseños, megafonía, iluminación, flores, atriles, mesas, adornos, programas, invitados, medios de comunicación, etc. El buen profesional ha de partir de una idea clara de cómo quiere que sea el acto antes de empezar a casar las piezas; es la fase de creación.
En este momento es cuando se hace las preguntas de rigor:
- ¿Qué me han encargado?
- ¿Qué pretenden transmitir y cuáles son los objetivos?
- ¿A quién me dirijo o qué tipo de públicos?
- ¿Dónde sitúo a los invitados?
- ¿Dónde puedo hacer el acto y cómo organizo el espacio que me han asignado?
- ¿Dónde instalo la presidencia y cómo la decoro?
- ¿Qué ambiente quiero transmitir?
- ¿Cómo puedo lograr que en una sola fotografía de periódico pueda reflejarse no solo lo que es el acto, sino lo que con él nuestros promotores quieren transmitir?
Cada día se hace más necesario que en el caos participen más personas con capacidad de imaginación y resolución. Idear en equipo es el mejor pasaporte para el éxito. El responsable del proyecto ha de saber motivar y excitar la capacidad imaginativa de sus colaboradores.
4. El Puzzle
Del caos pasamos a armar el puzzle. Empezamos a casar las piezas desde las respuestas a las preguntas en la etapa del caos. Hay que intentar recabar al menos estos datos para formar el puzzle:
- Día y hora aconsejable.
- Filosofía general del acto.
- Posibles listas de invitados.
- Protagonistas esenciales.
- Lugar o espacio para su celebración.
- Sugerencias presupuestarias.
- Presencia o no de medios de comunicación.
- Solemnidad o sencillez, institucional o de trabajo.
- Posibilidad de subcontrataciones o refuerzos de servicio.
Además, para la elaboración del proyecto será necesario visitar el posible lugar si ya está predeterminado, o los posibles lugares que se propongan. Por otro lado, se deben preparar bocetos con la imagen corporativa para usar en invitaciones, cartelería, etc. Ya empezamos a abandonar el caos; ahora toca dar dos pasos más:
- Conocer el día y la hora.
- Realizar el contraproyecto.
5. El Programa o Proyecto
Es ahora el momento de la creatividad. De un anteproyecto que debe ser aprobado, hemos de conseguir un programa que será ejecutado en la organización. Los pasos a seguir son:
- El acto y su contenido.
- La imagen corporativa.
- Los medios y la taquilla.
- Los proveedores.
- El equipo organizador.
Se trata de “vestir” el acto de forma que resalte su auténtica personalidad. Hay que empezar a estructurar las partes del acto que estamos planificando, que en todo acto mínimo son:
- Recibimiento de los invitados.
- Ordenación de los asistentes.
- Explicación de los objetivos del acto.
- Ejecución del hecho que lo motiva.
- Encuentro entre anfitrión e invitado.
- Despedida.
Fijada la hora del acto, comenzaremos a elaborar nuestro cronograma, comenzando por la hora en que hemos previsto la llegada de los invitados.
5.1 El Acto y su Contenido
Recibimiento y ordenación de los invitados: El punto de recibimiento ha de estar claramente señalizado. Siguiendo las reglas tradicionales, el anfitrión debe recibir a todos los invitados y alguien de la organización acompañará a los invitados a la zona de encuentro.
Explicación de los objetivos del acto: Hay que prever el “escenario” adecuado donde se realicen las explicaciones oportunas de lo que será el acto. Debemos convertir todo el espacio, no solo la presidencia, en una representación de lo que se quiere decir.
Ejecución del hecho que lo motiva: Habremos elegido un lugar idóneo; necesitamos imaginación acorde con los objetivos del acto, los cuales tienen que reflejarse también en ese momento. Es el momento para los encuentros, las conversaciones y el trato personalizado.
Finalizado el acto, vendrá la despedida, que debe cuidarse tanto como el recibimiento. La despedida es el momento para facilitar documentación u obsequiar con algún regalo.
5.2 La Imagen Corporativa
Debemos intentar que se refleje sin excesos, pero que esté presente en los puntos adecuados. Hay que contar con ella para el diseño de los materiales, de las arquitecturas, de las invitaciones, de la placa de inscripción de la primera piedra, de la documentación y, cómo no, de las invitaciones, intentando que no se vea el sentido publicitario.
5.3 Los Medios de Comunicación
Tenemos que atraer a los medios de comunicación y enamorarles con nuestro evento, impactarles y hacerles llegar plenamente los objetivos y los mensajes. Por ello, hay que diseñar el acto teniendo en cuenta sus necesidades.