Concepto y Relevancia Legal de la Factura
Concepto: Es un documento legal porque sirve para acreditar que ha existido una operación de compraventa o prestación de servicios. Además, es el único documento que sirve de base para justificar ante la Agencia Tributaria el IVA devengado de una operación.
Obligaciones de los Empresarios en Materia de Facturas
Según el Artículo 2, los empresarios tienen las siguientes obligaciones:
- Expedir y entregar facturas por las operaciones que realicen en el desarrollo de su actividad.
- Conservar copia de esas facturas entregadas por las operaciones realizadas.
- Conservar las facturas recibidas por las operaciones realizadas en el ejercicio de su actividad.
- Llevanza de libros de facturas emitidas.
- Llevanza de libros de registros de facturas recibidas.
Supuestos de Exención y Excepciones en la Expedición de Facturas
Casos exentos de expedir factura
No hay obligación de expedir factura en los siguientes casos:
- En las operaciones exentas de IVA (como los servicios educativos).
- Operaciones sujetas al régimen especial del recargo de equivalencia (al que se puede acoger el comercio minorista que no supera ciertos límites establecidos por Hacienda; a cambio, repercuten en el cliente un IVA y un cargo adicional).
- Operaciones realizadas por empresarios profesionales acogidas al régimen simplificado de IVA.
- Operaciones sujetas al régimen especial de agricultura, ganadería y pesca.
- Aquellas otras operaciones que así lo establezca la Agencia Tributaria.
Excepción de expedir factura (casos en los que hay que pedirla)
Se debe expedir factura cuando el destinatario de la operación sea un empresario o profesional en el ejercicio de su actividad.
Existen operaciones exentas de IVA en las que sí hay que expedir factura, tales como:
- Hospitalización.
- Servicios de profesionales médicos.
- Servicios de estomatólogos (dentistas).
Diferenciación entre Operación Exenta y No Sujeta al IVA
Operación exenta de IVA
Se produce cuando se realiza el hecho imponible (entrega de bienes o prestación de servicios), es decir, nace la obligación tributaria, pero existe una norma que exime de realizar la liquidación del impuesto. No hay obligación de expedir factura salvo en los casos vistos anteriormente.
Operación no sujeta al IVA
En este caso, no se realiza el hecho imponible y, por lo tanto, no nace la obligación tributaria.
Regla general: En principio, hay que expedir factura, excepto que sean operaciones que, además de estar no sujetas al IVA, no devenguen obligación de retener a cuenta del IRPF. Ejemplos:
- Operaciones realizadas por el empresario, pero no en ejercicio de su actividad.
- Acciones promocionales gratuitas o entregas sin valor comercial.
El Concepto de Suplido
Suplido: Es el pago que realiza el empresario en nombre y por cuenta de su cliente. Debe aparecer en la factura y debe ser reembolsado, pero no devenga IVA. Es muy habitual en los servicios profesionales.
Contenido y Requisitos Obligatorios de la Factura
- Datos identificativos del emisor: Razón social, dirección y CIF.
- Datos identificativos del receptor: Razón social, dirección y CIF.
- Fecha de la operación y descripción de la factura.
- Número y serie de la factura.
- Descripción de las operaciones realizadas.
- Cálculo del importe:
- Precio unitario y unidades (importe total).
- Suma de precio unitario por número de artículos.
- Suma total sin IVA.
- Descuentos: Se aplican sobre la cantidad neta anterior. Pueden ser: 1º Comercial, 2º Rappel, 3º Pronto pago.
- Sumatorio de gastos: Transporte, seguros, envases, embalajes, etc.
- Base imponible: Importe de las operaciones – descuentos + gastos.
- Tipo impositivo de IVA.
- Cuota de IVA.
- Total factura.
Modalidades de Emisión: Factura Recapitulativa y Duplicados
Factura Recapitulativa
Es aquella que documenta varias operaciones realizadas en un mismo periodo a un mismo cliente.
- Si el destinatario es un consumidor final, hay que emitir la factura el último día del mes natural en el cual se realizan las operaciones.
- Si el destinatario es profesional, deberá realizarse antes del día 16 del mes siguiente al cual se ha realizado la operación (el día 16 ya es tarde).
- Nota: Una operación del 2 de febrero deberá guardarse durante los años legales correspondientes desde la fecha de la liquidación del IVA del trimestre.
Duplicados
Pueden expedirse duplicados cuando la factura original se ha extraviado, destruido, por causa de fuerza mayor o cuando lo exige el destinatario.
- El duplicado debe indicar expresamente que es un “duplicado” o “copia de la factura original”.
- Debe conservar la misma numeración o indicar que es duplicado de la factura número X.
- Debe conservarse junto con la factura original (si se recupera) o la documentación que justifique la causa del duplicado.
La Factura Simplificada
Son los antiguamente llamados tickets; tienen menos datos que la factura ordinaria y, por lo general, no aparecen los datos identificativos del cliente.
¿Cuándo se expiden?
- Cuando el importe de la operación no exceda de los 400 € (IVA incluido).
- Cuando se expide una factura rectificativa.
- En algunos supuestos, cuando la operación no supere los 3.000 € (IVA incluido), tales como:
- Ventas al por menor.
- Venta ambulante.
- Venta a domicilio.
- Venta de transporte.
- Venta de hostelería.
La factura simplificada: Son los antiguamente llamados tickets, tiene menos datos que la factura ordinaria. No aparecen los datos identificativos del cliente.
- ¿Cuándo se expiden?: Cuando el importe de la operación no exceda de los 400€ (IVA incluido).
- Cuando se expide factura rectificativa.
- En algunos supuestos cuando la operación no supere los 3.000€ (IVA incluido) ▪ Ventas al por menor.
- ▪ Venta ambulante.
- ▪ Venta a domicilio.
- ▪ Venta transporte y …
- ▪ Venta de hostelería.
Medios de Pago y Documentos Mercantiles
Transferencias y Recibos
Transferencias: Es un pago al contado entre dos partes; el cliente de una operación comercial ordena a su banco que realice un pago al banco de su proveedor. Es necesario disponer del IBAN. Un Bizum se considera una transferencia. El documento generado por el banco sirve como justificante de la operación.
Recibos: Documentos emitidos por el proveedor que acreditan el pago de una cantidad de dinero. El recibo incluirá: datos del pagador, importe, concepto, fecha, firma y sello de la empresa.
Cheques
El cheque es un documento en el que el cliente ordena a una entidad bancaria que pague al tenedor o beneficiario una determinada cantidad de dinero.
Tipos de cheque:
- Nominativo o al portador: En el nominativo aparece la identidad de la persona que cobrará el cheque.
- Cheques a la orden y no a la orden: Indica si se puede endosar (el proveedor transmite el cheque a una tercera persona como medio de pago de otra operación).
- Cheque para abonar en cuenta: Solo puede ser cobrado mediante ingreso bancario.
Pagaré y Letra de Cambio
Pagaré: Documento contable que contiene la promesa incondicional de pago.
Letra de cambio: Documento mercantil regulado en el Código de Comercio. Aunque está cada vez más en desuso, es un mandato u orden de pago emitida por el acreedor para que el cliente pague una deuda llegado el vencimiento de la misma.