Fundamentos de Contabilidad: Estructura del Balance y Libros Contables Empresariales

Dinámica 7.4.1.2. Balances y Documentación Contable

I. El Patrimonio Empresarial

El Patrimonio empresarial se define como el conjunto de bienes, derechos y obligaciones correspondientes a una persona o ente jurídico, debidamente valorados.

El patrimonio se compone de:

• Bienes: Cosas que se poseen.
• Derechos: Deudas que otras personas tienen con nosotros.
• Otros recursos: Aquellos de los que se obtienen beneficios económicos.
• Obligaciones: Deudas que la empresa tiene pendientes.

Patrimonio Neto

Es el verdadero valor que tiene la empresa para sus accionistas en un momento concreto. Representa el dinero con el que la empresa empieza a funcionar y no es exigible, es decir, no hay que devolverlo a nadie.

Para valorar el patrimonio se utiliza la siguiente fórmula fundamental:

$$\text{Activo (Bienes + Derechos)} – \text{Pasivo (Obligaciones)} = \text{Patrimonio Neto}$$

Recordatorio de los componentes desde la perspectiva del Patrimonio Neto:

• Bienes: Conjunto de elementos comprados por la empresa.
• Derechos: Deudas que otras empresas tienen con nuestra empresa.
• Obligaciones: Cuando debemos a otras empresas.

II. El Balance de Situación y Masas Patrimoniales

Balance de Situación

Es el estado contable que refleja la realidad patrimonial de la empresa. Se ordena por masas patrimoniales, y cada elemento patrimonial debe incluirse en la masa correspondiente. La estructura del balance de situación está legalmente establecida.

Masas Patrimoniales

Son agrupaciones de los distintos elementos que posee la empresa, según la función que desempeñan en ella. Distinguimos tres masas patrimoniales fundamentales:

• Activo
• Pasivo
• Patrimonio Neto

La ecuación básica patrimonial se expresa como:

$$\text{Activo} = \text{Pasivo} + \text{Patrimonio Neto}$$

O, en términos de elementos:

$$\text{Bienes} + \text{Derechos} = \text{Obligaciones} + \text{Patrimonio Neto}$$

Activo

El Activo es el conjunto de todos los bienes y derechos que tiene una empresa, incluyendo aquellos que permanecerán menos de un año y los que se mantendrán por tiempo indeterminado.

Activo No Corriente (Inmovilizado)

Bienes y derechos que tiene la empresa y que permanecerán en ella más de un año. En esta masa patrimonial se recogen los elementos que transcurrirán varios ejercicios económicos antes de convertirse en dinero (tiempo mínimo superior a un año).

Dentro de esta masa patrimonial, los elementos se clasifican en:

• Inmovilizado:
  • Inmaterial o intangible: Elementos que no se pueden tocar pero que tienen valor económico (Ejemplo: programas informáticos, patentes).
  • Material: Elementos físicos comprados por la empresa (Ejemplo: maquinaria, mobiliario, utillaje).
  • Financiero: Dinero invertido a más de un año (Acciones, inversiones a largo plazo).

Nota: El valor del ACTIVO NO CORRIENTE y del INMOVILIZADO coinciden.

Activo Corriente

Aquello que la empresa posee con el objetivo de venderlo o elementos que no se espera que permanezcan en la empresa más de un año. Tardarán menos de un año en convertirse en dinero.

• Existencias: Mercaderías, materias primas, productos en curso, productos terminados. Se convertirán en dinero con su venta.
• Realizable: Elementos, bienes o derechos que se convertirán en dinero en menos de un año (Derechos de cobro de la empresa a corto plazo).
• Disponible: Elementos que ya son dinero (Caja, bancos c/c).

Pasivo

Conjunto de obligaciones que tiene una empresa, es decir, el conjunto de deudas, tanto las que pagará antes de un año como las que pagará después.

Pasivo No Corriente

Son las obligaciones que la empresa pagará cuando haya transcurrido más de un año (deudas a largo plazo). Por ejemplo: deudas a largo plazo con entidades de crédito, proveedores de inmovilizado a l/p, etc.

Pasivo Corriente

Exigible a corto plazo, deudas a devolver en menos de un año. Son las obligaciones que la empresa tendrá que pagar antes de un año. Entre ellas se encuentran deudas con las Administraciones Públicas, proveedores, acreedores por prestaciones de servicios, deudas a c/p con entidades de crédito, etc.

Patrimonio Neto (Revisión)

Representa la aportación de la empresa y sus fondos propios. Es el dinero con el que la empresa empieza a funcionar y el dinero que ha sido capaz de generar por ella misma: Capital, beneficios y reservas.

Conjunto de elementos patrimoniales constituido por las aportaciones del empresario a la empresa y por los beneficios no distribuidos; lo que nadie ajeno a la empresa puede exigir. Refleja el valor real de la empresa: indica lo que los propietarios obtendrían si vendiesen todo el Activo y pagasen todas sus deudas.

• Capital: Dinero con el que empieza la empresa.
• Reservas: Beneficios empresariales (dividendos) que no se han repartido y se han reinvertido en la empresa.
• Resultado del ejercicio: Pérdidas o ganancias que ha tenido la empresa en el ejercicio.

El pasivo y el neto representan el total de los fondos o recursos financieros con los que cuenta la empresa para realizar su actividad, y el activo representa el uso que se da a esos fondos financieros.

Ecuación Básica Patrimonial

Es la comparación entre lo que la empresa tiene y lo que debe, permitiendo hallar la proporción en la que se financian los activos de la empresa:

$$\text{Activo} = \text{Pasivo} + \text{Patrimonio}$$

II. Libros y Documentación Contable Obligatoria

Libros Obligatorios para una Sociedad Mercantil

Existen diferentes tipos de libros requeridos:

Libros Contables

• Libro Diario
• Libro de Inventarios y Cuentas Anuales

Libros Mercantiles

• Libro o libros de actas
• Libro de registro de socios

Libros Fiscales

• Libro de IVA (si corresponde)
• Libros contables obligatorios (mencionados arriba).
• Libros fiscales obligatorios: libro de facturas recibidas, libro de facturas emitidas y libro de bienes de inversión.

El Artículo 25 del Real Decreto de 22 de agosto de 1885 del Código de Comercio establece cuáles son los libros contables obligatorios.

El Artículo 29.1 establece que todos los libros y documentos contables deben ser llevados con claridad, por orden de fechas, sin espacios en blanco, interpolaciones, tachaduras o raspaduras. No podrán utilizarse abreviaturas o símbolos.

Legalización y Conservación de Libros

• Legalización: Consiste en la presentación de los libros ante el Registro Mercantil de la provincia donde tenga su domicilio social para que, mediante un sello, validen la originalidad de los libros. Desde 2014, la legalización debe realizarse de manera digital y antes de su utilización.
• Plazo de Conservación: Los libros se conservarán 6 años a contar desde la fecha del último asiento realizado en ellos.
• Plazo de Legalización: Los libros deben ser legalizados en el plazo de 4 meses a contar desde el cierre del ejercicio contable (Ejemplo: si el cierre es el 31/12, el plazo finaliza el 30/04).

Cuentas Anuales

Las cuentas anuales deberán ser entregadas 6 meses desde el cierre del ejercicio. Las empresas tienen un mes adicional para aprobarlas en junta. Por lo tanto, si el cierre es el 31 de diciembre, tendrán hasta junio para presentarlas y hasta julio para su aprobación final.

Advertencia: Si no se entregan a tiempo, la empresa será multada.

Contenido de las Cuentas Anuales

La contabilidad debe estar ajustada al Código de Comercio y al Plan General de Contabilidad (PGC).

• Balance de situación: Información sobre el patrimonio empresarial.
• Cuenta de Pérdidas y Ganancias: Ingresos, gastos, resultado final.
• Estado de cambio del patrimonio neto
• Memoria del ejercicio
• Estado de flujos de efectivo

Cuentas Anuales para PYMES

Las PYMES están obligadas a llevar:

• Balance de situación
• Cuentas de pérdidas y ganancias
• Memoria del ejercicio

Libros Específicos

Libro Diario

Se registran todas las operaciones de la actividad económica de forma diaria, elaborándose por cada ejercicio económico. Sirve para registrar día a día todas las operaciones relativas a la actividad de la empresa. Se puede registrar los totales de las operaciones por períodos de tiempo no superior a un mes. Es un libro de carácter obligatorio; su estructura y rayado no están regulados, siendo el modelo americano el más utilizado.

Libro de Inventarios y Cuentas Anuales

Recoge la situación de la empresa mediante balances de sumas y saldos, el inventario final de la empresa y un conjunto de informes contables (cuentas anuales).

Libro Mayor

Recoge, una a una, todas las cuentas que se llevan en la empresa. No es un libro obligatorio, pero resulta imprescindible, ya que las cuentas son los registros contables que proporcionan la información sobre los distintos elementos patrimoniales.

Balance de Comprobación (Suma y Saldos)

Cuando se conocen los saldos de las cuentas del Libro Mayor, puede prepararse un balance de comprobación. Es una lista del saldo de cada una de las cuentas del mayor general y su objetivo es unificar el mayor general para determinar si los totales de los saldos deudores y acreedores son iguales.

III. Conceptos Fundamentales de la Contabilidad

Definición de Contabilidad

Es la ciencia que coordina y dispone en libros adecuados las operaciones efectuadas por una empresa para poder informar de:

• La situación de la empresa.
• Los resultados obtenidos.
• Causas de dichos resultados.

En resumen, debe facilitar a la dirección la información que necesita, en el momento preciso, para la toma de decisiones.

Tipos de Contabilidad

• Contabilidad Financiera o Externa: Registro de las operaciones realizadas con terceras personas (proveedores, clientes, bancos). Su objetivo es elaborar información contable dispuesta para ser verificada por externos.
• Contabilidad Analítica: Estudia de manera detallada la forma en que se distribuyen los ingresos y costes de una empresa. Su objetivo es obtener información de uso interno que ayude a la toma de decisiones. No es obligatoria.

Método de Partida Doble

Se basa en la idea de que no hay deudor sin acreedor. Todo hecho económico tiene su origen en otro hecho del mismo valor, pero de naturaleza contraria.

La regla de la partida doble define que en cada asiento contable intervienen al menos dos cuentas contables: una por el Debe y otra por el Haber.

Hechos Contables

Es toda transacción que afecta a la situación económica financiera de una empresa, es decir, toda operación procedente de la actividad de una sociedad que puede cuantificarse y que origina un registro contable.

• Modificativo: Provocan variación en el patrimonio de la empresa, aumentándolo o disminuyéndolo (Ejemplo: aportación de capital por los socios).
• Permutativo: No alteran el valor del patrimonio de la empresa. Son hechos que suponen un canje de activos y pasivos entre sí (Ejemplo: compra de maquinaria al contado).
• Mixto: Contienen elementos tanto de los permutativos como de los modificativos (Ejemplo: compramos maquinaria por 1000 y la vendemos por 1500).

Ejemplo de asiento mixto:

Terminología de Asientos

• Asiento contable: Es la anotación en el libro de contabilidad que refleja los movimientos económicos de una empresa. Se realiza cada vez que se contabiliza una entrada o salida relacionada con la actividad.
• Punteo: Es marcar todos los movimientos que son correctos.
• Cargar, Adeudar, Dotar a una cuenta: Es hacer una anotación en el Debe de la misma.
• Abonar, Acreditar o Datar una cuenta: Es realizar una anotación en el Haber de una cuenta.

IV. Elementos Patrimoniales y Cuentas

Elementos Patrimoniales (Cuentas)

• Activo: Masa patrimonial que agrupa el conjunto de bienes y derechos. Normalmente tienen un saldo deudor o cero.
• Pasivo: Masa patrimonial que agrupa el conjunto de obligaciones de pago frente a terceros (fuentes de financiación ajenas).
• Neto: Masa patrimonial que agrupa el conjunto de fuentes de financiación propias (capital, reservas…).

Cuentas Patrimoniales

Son aquellas cuentas que representan el patrimonio de la empresa.

• Cuentas de Activo: Representan bienes y derechos a cobrar (mercaderías, maquinaria…).
• Cuentas de Pasivo: Representan obligaciones a pagar (acreedores, proveedores…).
• Cuentas de Patrimonio Neto: Representan la diferencia entre el activo y el pasivo (capital…).

Saldos de las Cuentas

• Saldo Deudor: Las sumas del Debe son mayores que la suma del Haber ($ ext{D} > ext{H}$).
• Saldo Acreedor: La suma del Haber es mayor que la suma del Debe ($ ext{D} < ext{H}$).
• Saldo Cero: La suma del Debe y la suma del Haber son iguales ($ ext{D} = ext{H}$); la cuenta está cancelada o saldada.

Debe y Haber

• Debe: Parte izquierda de un asiento en el libro mayor. Supone un aumento del elemento patrimonial (cargo).
• Haber: Parte derecha de un asiento. Supone una disminución del elemento patrimonial (abono). Se registran las salidas o disminuciones.

Saldo Deudor vs. Saldo Acreedor (Reglas de Movimiento)

• Saldo Deudor: Siempre está en positivo. Las cuentas de Activo y los Gastos se caracterizan por tener saldo deudor. Sus valores iniciales y aumentos se anotan en el Debe y las disminuciones en el Haber.
• Saldo Acreedor: Las cuentas de Pasivo, Patrimonio Neto y los Ingresos tienen saldo acreedor. Sus valores iniciales y aumentos se contabilizan en el Haber, mientras que las disminuciones se representan en el Debe.

Clasificación de Cuentas según su Naturaleza

Cuentas Patrimoniales

Registran las variaciones producidas en los elementos que componen el balance de la empresa y muestran su situación en un momento determinado. Se dividen en:

• Cuentas de Activo: Maquinaria, cliente, caja…
• Cuentas de Pasivo y Neto Patrimonial: Capital social, proveedores, deudas, entidades de crédito.

Cuentas de Gestión (Resultado)

Recogen los ingresos y los gastos generados como resultado de la actividad de la empresa. Se distinguen dos tipos:

• Cuentas de Gastos: Funcionan como las cuentas de activo. La aparición de gastos y sus aumentos se apuntan en el Debe; en el Haber se refleja su traslado a resultados (compras, salarios…).
• Cuentas de Ingresos: Funcionan como las cuentas de pasivo. La aparición de un ingreso y sus aumentos se anotan en el Haber; en el Debe se anota su traslado a resultados (ventas de mercaderías).

Criterios para Apuntar al Debe o al Haber

Cuentas de Activo

Aumentan su valor mediante cargos en el Debe; disminuyen su valor mediante abonos en el Haber.

• Se cargan por: su valor inicial, aumento de valor, entradas.
• Se abonan por: salidas, disminuciones de valor.

El valor inicial y los aumentos de valor se anotan en el Debe y las disminuciones en el Haber.

Cuentas de Pasivo y Neto Patrimonial

Disminuyen su valor mediante cargos en el Debe; aumentan su valor mediante abonos en el Haber.

• Se cargan por: salidas, disminuciones de valor.
• Se abonan por: valor inicial, aumento de valor o entradas.

Las cuentas del patrimonio neto nos indican las diferencias totales existentes entre los totales de las cuentas del activo y pasivo de la empresa.

Relación entre Resultado y Tesorería

• El resultado del ejercicio es el resultado final de la Cuenta de Pérdidas y Ganancias de una empresa.
• Pagos: Son las salidas de dinero de la empresa.
• Cobros: Son las entradas que se producen en la tesorería de la empresa.
• Gastos/Ingresos: Afectan a la Cuenta de Pérdidas y Ganancias, determinando el resultado.
• Cobros y Pagos: Afectan al Balance de Situación, calculando la tesorería.

Fórmulas finales:

$$\text{Resultado} = \text{Ingresos} – \text{Gastos}$$ $$\text{Tesorería} = \text{Cobros} – \text{Pagos}$$