Estructura y Niveles Jerárquicos
Nivel Superior o Estratégico
- Se toman **decisiones políticas** que afectan el rumbo que seguirá la organización.
- Son necesarias para alcanzar los objetivos.
- Ejemplos: Gerente, Presidente, Directorio.
Nivel Medio o Táctico
- Se asignan tareas en función de decisiones estratégicas, pero que no afectan a toda la organización.
- Se encuentran gerencias de área como Comercialización o Producción.
Nivel Inferior u Operativo
Se divide en:
- Zona de Supervisión: Se encuentran los jefes y supervisores que asignan tareas a los subordinados.
- Zona de Acción Subordinada: Se refiere a las **tareas programadas**. El trabajo se realiza conforme a lo requerido por los superiores.
Componentes de Soporte Organizacional
Tecnoestructura
- Son **especialistas** que aportan información sobre temas estratégicos y tácticos (consultores).
- Son capaces de elaborar informes y cuadros comparativos antes de planear estrategias o metas.
- Pueden ser internos o externos.
- Se encargan de **asesorar**, pero no toman decisiones ni tienen responsabilidades por ellas.
Staff de Apoyo
- Son personas que desarrollan **tareas de apoyo o servicios** a los distintos niveles de la organización.
- Ejemplos: Mantenimiento, correo, investigaciones.
El Organigrama
El organigrama es la **representación gráfica** de la estructura adoptada por una organización. Es una imagen exacta de la división del trabajo.
Funciones del Organigrama
- Comunicación: Permite conocer la posición de los integrantes dentro de la estructura.
- Análisis: Permite detectar fallas en la estructura.
- Síntesis: Permite ver globalmente la estructura y su dinámica.
Elementos y Simbología
- Rectángulos: Representan cargos, funciones y categorías de mayor jerarquía y responsabilidad. (Nota: El tamaño de los rectángulos puede indicar la importancia del cargo, aunque esto varía según las pautas).
- Líneas Horizontales: Indican igualdad de nivel jerárquico.
- Líneas Verticales: Indican relación de autoridad.
- Líneas Entrecortadas (Punteadas): Representan cargos de Staff. Se ubican al mismo nivel del cargo que asesoran.
Pautas de Diagramación
- Sobriedad en los esquemas.
- Tipografía clara.
- Proporcionalidad de tamaños.
- Trazado de líneas sin cruces.
Afirmaciones sobre la Diagramación (Verdadero/Falso)
- (V) El tamaño de los recuadros debe ser igual cualquiera sea el nivel de jerarquía.
- (F) En las pequeñas empresas los recuadros son de diferentes tamaños según los niveles.
- (V) No todas las funciones del mismo nivel tienen estrictamente la misma preponderancia jerárquica.
- (F) Las líneas de eslabonamiento deben ser siempre gruesas y de igual grosor.
- (V) Las líneas deben ser siempre **horizontales y verticales** en base a ángulos rectos.
- (V) El dibujo debe tener un aspecto equilibrado.
El Cursograma (Diagrama de Flujo)
Objetivos
- Confeccionar el **recorrido de rutinas**.
- Analizar periódicamente los procedimientos en curso.
- Cotejar distintos procesos para estudiar su interrelación.
- Observar la posibilidad de reemplazar procesos por otros más ventajosos.
Ventajas
- Se aprecia un proceso en forma clara y sencilla.
- Posee **poder de síntesis** y facilita la lectura.
- Permite identificar los puntos donde se ha omitido información.
Elementos
- Simbología a utilizar.
- Forma de graficar.
Características
- Carácter **convencional**.
- Diseño de fácil trazado.
- Cada símbolo tiene un solo significado.
- Buena diferenciación entre los distintos símbolos.
Condiciones Mínimas de Diagramación
- Representación de todos los **formularios y registros** de cada proceso con todas las copias que se emitan.
- Separación correcta de los sectores que intervienen en los procesos.
- Indicación del sentido de la información.
- Identificación del significado de la simbología utilizada.
- Eliminación del cruce de líneas.
- Claridad en las leyendas explicativas.
- Representación cronológica de la operación siguiendo el sentido descendente o de izquierda a derecha.
Manuales Organizacionales
El manual es un tratado breve que contiene información sobre las **actividades generales y sectoriales** que deben realizar los miembros de la organización.
Finalidad
- Determinar funciones de cada jefe, tarea, autoridad y responsabilidad.
- Establecer un buen sistema de comunicación.
- Servir como herramienta básica para la **planificación, coordinación y control**.
Elaboración
El proceso de elaboración incluye:
- Delineación de objetivos.
- Determinación del responsable de la redacción.
- Formulación del plan de trabajo.
- Redacción del manual.
- Diagramación flexible.
Generalmente, el manual comienza con la historia de la organización, haciendo hincapié en los fines que llevaron a fundarla y en la formulación de los objetivos y las metas. Detalla qué hacer y cómo hacerlo, y delimita los **derechos y las obligaciones** para que nadie pueda alegar desconocimiento.
Tipos de Manuales
- De organización.
- De políticas.
- De procedimientos y normas.
- Del empleado.
- Para especialistas.
Limitaciones
- Tiene un **costo de redacción**.
- Exige permanente actualización.
- No incorpora elementos de la **organización informal**.
Ventajas
- Compendio de la totalidad de funciones y procedimientos que se desarrollan.
- Evita la **improvisación** en la gestión y toma de decisiones.
- Clasifica las acciones a seguir y las responsabilidades.
- Facilita el control por parte de los supervisores.
- Elemento informativo para capacitar al personal que se inicia.
- Posibilita la evaluación de la actuación de cada empleado.