Fundamentos y Sistemas de Gestión Documental: Clasificación, Tipos y Conservación de Archivos Empresariales

Definición y Funciones del Archivo

El archivo se define como:

Un conjunto ordenado de documentos (cartas, facturas, expedientes, etc.).
El lugar donde se guardan distintos documentos según un criterio de clasificación.

Las funciones que cumple un archivo son las siguientes:

Guardar, conservar y custodiar los documentos.
Crear un centro de consulta de información.
Facilitar la localización rápida de los documentos de forma eficiente, evitando demoras.
Cumplir con las obligaciones legales.
Demostrar y acreditar, mediante la documentación archivada, la realización de un acto por parte de la empresa (como elemento recordatorio de un hecho).

Tipos de Archivos

Según la titularidad del archivo

Archivos públicos: Pertenecen a la Administración General del Estado, administración autonómica o a la administración local u otros organismos oficiales (museos, empresas públicas, etc.). Se caracterizan por dos notas: son uno/único y electrónico (desde 2016, por la Ley de Procedimiento Administrativo, deben conservarse en formato electrónico).
Archivos privados: Pertenecen a personas jurídicas, empresas, instituciones religiosas, sindicatos, personas físicas, etc.

Según el soporte en el que se van a guardar

Físico: Contiene documentos impresos en papel.
Informático o multimedia: Hoy en día, la mayoría de las empresas, además de un archivo físico, utilizan un archivo informático, ya que gracias a las TIC (Tecnologías de la Información y la Comunicación) pueden contener información de todo tipo (texto, sonido, video, etc.).

Según la frecuencia de uso

Archivo de gestión (activo): Son documentos que se consultan con frecuencia, porque son recientes o hacen referencia a un proceso en curso, es decir, son archivos activos.
Archivo semiactivo: En ellos se guardan documentos procedentes del archivo activo. Han dejado de estar vigentes, pero no se pueden eliminar porque tienen un valor para la empresa o porque lo exige la ley.
Inactivo o definitivo: Contienen documentos que no son útiles en la actividad diaria. Esta documentación se guarda por razones legales o para alguna consulta periódica. Permanecerán en este archivo hasta su destrucción. Al archivo que no se puede destruir se le conoce como archivo histórico.

Según la ubicación o emplazamiento

Centralizada: Todos los documentos de la organización se guardan en un mismo lugar, independientemente de los departamentos o secciones a los que pertenezca la documentación.
Descentralizado: Cada departamento o sección guardará los documentos propios.
Mixto: Descentraliza el archivo por departamentos para los documentos que estén vigentes, y crea un archivo central de documentos comunes a todos los departamentos.

Digitalización y Almacenamiento en la Nube

Cada vez son más las empresas que están aplicando procesos de digitalización de sus archivos con el objetivo de abandonar la documentación en formato papel. Por ello, existen multitud de aplicaciones informáticas que permiten tanto el almacenamiento como el intercambio de documentos informáticos a través de internet (en la nube).

Mobiliario, Herramientas y Útiles de Archivo

Es esencial que tanto el mobiliario como los materiales de archivo permitan una fácil localización de los documentos y que aseguren una correcta conservación de estos.

Materiales de Archivo más Utilizados

Archivadores

Son de cartón con tapas rígidas y dotados de anillas donde se introducen los documentos previamente taladrados; pueden abrirse o cerrarse gracias a una palanca. El modelo más utilizado es el archivador A-Z. Estos archivadores se usan para guardar documentos que son consultados con frecuencia.

Caja de archivos definitivos

Son de cartón o plástico; pueden contener carpetas simples de un asunto o expediente. Son utilizados cuando los documentos no se utilizan con frecuencia.

Bandejas

Son de cartón, plástico o metal; se usan con documentos que se utilizan continuamente, o bien para aquellos que están a la espera de ser archivados.

Carpetas

Generalmente son de cartulina o de plástico. Son de tres tipos:

Simples: Una cartulina doblada.
Con sujeción: Pueden ser con gomas o solapas.
Carpeta de suspensión: Tienen enganches para poder colgarse de unas vías.

Mobiliario de Archivo más Utilizado

Son de tres tipos:

Estanterías abiertas: Se archivan los documentos organizados en cajas de archivo definitivo o archivadores. Se depositan en los estantes en posición horizontal o en posición vertical.
Armarios de oficina: Son armarios con puertas abatibles, con bisagras, corredera, etc. Estos pueden ser metálicos, de madera, de PVC, etc., y de distintas alturas. A veces se incluyen gavetas (cajones) o guías para carpetas de suspensión. Son usados en despachos con documentos de uso frecuente.
Archivadores con cajones: Generalmente metálicos, con cajones o guías para colocar carpetas en suspensión. Suelen ser usados tanto en archivos definitivos, para localizar material auxiliar de localización o para documentos de uso frecuente.

El Ordenador como Herramienta de Archivo

Importante: No podemos dejar de hablar del ordenador como una de las mejores y actuales herramientas de archivo. A partir de diferentes programas y dependiendo de la capacidad de estos, los ordenadores pueden almacenar gran cantidad de documentos (cartas, informes, música, películas).

Funcionamiento Habitual de un Archivo

Desde que se crea un documento o se recibe hasta que es eliminado, sigue las siguientes fases:

Recepción o creación del documento.
Registro.
Distribución.
Clasificación.
Archivo.
Codificación.
Préstamo, consulta o expurgo.

Sistemas de Ordenación, Clasificación, Conservación y Acceso a la Información

Diferencia entre Clasificar, Ordenar y Codificar

Clasificar: Es la tarea de agrupar los documentos de acuerdo con unas características o propiedades comunes a todos.
Ordenar: Es la tarea que implica alinear y distribuir los grupos creados en la clasificación.
Codificar: Es la manera de asignar letras y/o números a los documentos clasificados para registrarlos y archivarlos.

Cuestiones a tener en cuenta al elegir el criterio de clasificación

Una vez vistas estas tres definiciones, veremos una serie de cuestiones a tener en cuenta al elegir nuestro criterio de clasificación. Deberemos considerar:

Cómo se organiza la empresa.
Qué documentos se elaboran.
Quién elabora cada documento.
Qué documentos se guardan.
Dónde se guardan los documentos.
Quién está autorizado para consultar esos documentos.

Una vez se tengan estas cuestiones claras, la empresa elegirá el criterio de clasificación que mejor se adapte a sus características. Independientemente del criterio elegido, todo sistema de clasificación debe cumplir una serie de requisitos:

Ser fácil de comprender.
Sencillo de aplicar.
No debe ser ambiguo.
Ha de permitir futuras ampliaciones.
Debe posibilitar la localización rápida y eficiente.

Distintos Sistemas de Clasificación

Clasificación Alfabética

Los documentos son organizados siguiendo el orden alfabético de alguno de sus atributos (nombre, título, formato, etc.). Se debe establecer la palabra principal o clave por la que se va a clasificar, es decir, la palabra ordenatriz (la que rige cómo se va a organizar).

Normas de Clasificación Alfabética para Nombres de Personas

La palabra ordenatriz es el primer apellido.
Si el primer apellido de dos personas coincide, se ordena por el segundo, y si este coincide, por el nombre.
Los apellidos con artículos y preposiciones se pueden clasificar de dos formas, dependiendo de si se tiene en cuenta o no el artículo como parte del apellido o nombre, pero siempre hay que seguir el mismo criterio.
Los nombres de personas extranjeras de los que no queda claro su nombre y el apellido se clasifican tal como se escriben.

Criterio de Clasificación para Empresas o Instituciones

En empresas, se considera palabra ordenatriz el primer sustantivo de la razón social con significado distinto.
No se tendrán en cuenta las palabras que definan el tipo de empresa (ejemplo: bar, peluquerías, etc.).
No se tendrán en cuenta artículos y preposiciones como palabras ordenatrices cuando acompañen a nombres de empresa.
Las entidades que son más conocidas por sus siglas que por su nombre, se ordenan por siglas.
En organismos oficiales se considera como palabra ordenatriz su denominación genérica, es decir, se tiene en cuenta todo el nombre.

Clasificación Numérica

En este sistema de clasificación se asignan números consecutivos a los documentos o expedientes que van a archivarse. Estos números pueden asignarse según su orden de emisión, llegada o envío. Es sencillo y rápido, y siempre permite añadir un número más.

Clasificación Alfanumérica

Este sistema de clasificación combina la clasificación alfabética y numérica. Asigna números y letras a cada elemento de la ordenación (ejemplo: matrículas).

Clasificación por Asunto o Tema

En este sistema de clasificación, los elementos de los archivos se clasifican por el tema o contenido que tratan, y se ordenan además por otros criterios.

Clasificación Geográfica

Los documentos se clasifican según la zona geográfica. Pueden estar ordenados por países, comunidades autónomas, provincias o municipios y, dentro de ellos, por temas o nombre, utilizando otra clasificación.

Clasificación Cronológica

Utiliza como criterio distintivo la fecha del documento o expediente que se archiva.

Conservación y Acceso a la Información y la Documentación

Plan de Conservación

Toda empresa seguirá un plan de conservación para proteger la documentación depositada en los archivos, en el cual se deben tener una serie de medidas:

Mantener en buen estado las instalaciones y el mobiliario donde se guarda la documentación.
Prevenir y proteger el archivo de incendios, inundaciones y robos, evitando elementos inflamables, dotando el lugar de extintores, evitando el paso de cañerías de agua, etc.
No fumar, no comer o beber en el archivo.
Evitar el paso de personas no autorizadas.

Normas Básicas de Acceso a la Documentación

Las normas básicas a la hora de acceder a la documentación son:

Es necesario dejar constancia de la salida y entrada de cualquier documento.
Es aconsejable sacar del archivo el expediente completo.
En caso de tener que extraer solo un documento, se recomienda dejar testigo de la posición de ese documento.
Se recomienda devolver la documentación al archivo lo antes posible. El lugar adecuado para la guarda y custodia de la documentación es el archivo.

El Archivo Informático y su Protección

Un archivo informático es un grupo de datos estructurados que se almacenan en algún medio de escritura y al cual se puede acceder desde un ordenador para su posterior lectura. En la actualidad, la mayor parte de las empresas usa bases de datos para conservar gran cantidad de información.

Programas de Bases de Datos más Utilizados

Access en el entorno de Microsoft Windows.
Base de OpenOffice.

Los sistemas de almacenamiento en la nube proporcionan una capacidad de almacenamiento casi ilimitada, personalizable y modulable en función a los requerimientos de la empresa cliente (ejemplo: Google Drive).

Medidas para Proteger los Archivos Informáticos

Para proteger los archivos informáticos hay que:

Tener actualizados los programas antivirus con el fin de que los ordenadores no se infecten, ya que la información almacenada puede deteriorarse o destruirse.
Instalar programas cortafuegos que impidan que intrusos del exterior, es decir, personas ajenas a la empresa, espíen la información con fines maliciosos.
Hacer copias de seguridad de la información, para que en caso de accidente se pierda la menor información posible.