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Fundamentos y Sistemas de Gestión Documental: Clasificación, Tipos y Conservación de Archivos Empresariales

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Definición y Funciones del ArchivoEl archivo se define como:Un conjunto ordenado de documentos (cartas, facturas, expedientes, etc.).El lugar donde se guardan distintos documentos según un criterio de clasificación.Las funciones que cumple un archivo son las siguientes:Guardar, conservar y custodiar los documentos.Crear un centro de consulta de información.Facilitar la localización rápida de los documentos de forma […]

Gestión Documental Eficaz: Clasificación, Archivo y Seguridad de la Información Empresarial

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1. La DocumentaciónLa actividad de cualquier empresa u organización suele generar una gran cantidad de documentación, ya sea en soporte papel o informático.Clasificación: Consiste en agrupar los documentos por clases (facturas, nóminas, transferencias bancarias, contratos, etc.).Ordenación: Consiste en colocar los documentos de acuerdo con un orden establecido (cronológico, alfabético, numérico, etc.).Archivo: Consiste en colocar esos […]

Gestión y Organización de Archivos Empresariales: Métodos y Normativas

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El Archivo: Conjunto ordenado de documentos generados por las actividades empresariales, con el objetivo de facilitar su labor.Finalidad del ArchivoGuardar y conservar adecuadamente los documentos.Localizar cualquier documento de manera rápida y sencilla.Establecer procedimientos para determinar cuándo archivar o destruir documentos.Beneficios: Aumenta la eficacia, mejora el rendimiento, incrementa la productividad y facilita la búsqueda de documentos, […]

Clasificación Decimal Universal: Cómo Categorizar Documentos con la CDU

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La Clasificación Decimal Universal (CDU): Categorización de Documentos1. Introducción a la Clasificación con la CDULa CDU es un instrumento de clasificación que permite representar de forma codificada el contenido de los documentos en una biblioteca. Esta representación se realiza mediante notaciones numéricas, alfanuméricas y simbólicas. Además de representar la materia de un documento, la CDU […]