Gestión de Proveedores: Selección, Negociación y Relación Estratégica

Introducción: El Proveedor en la Cadena de Suministro

Un Proveedor es aquella entidad que garantiza el suministro de bienes o recursos a otras empresas. Los proveedores aliados, en el desarrollo de su actividad, establecen relaciones duraderas y de confianza para beneficio mutuo.

Tipos de Proveedores y Sistemas de Gestión

Tipos de Proveedores por Necesidad

• Bienes: Cubren las necesidades de aprovisionamiento de materias primas.
• Servicio: Cubren las necesidades de contratación de servicios externos.
• Recursos Financieros: Entidades financieras que facilitan el acceso de la empresa a financiación.

Responsabilidad Empresarial en el Aprovisionamiento

• Proceso Interno: Departamento que gestiona el stock.
• Proceso Externo: Empresas que facilitan el aprovisionamiento de todo lo necesario.

Grado de Vinculación con Proveedores

• Artesanos: Artesanos que producen bienes diferenciados y de gran calidad.
• Fabricantes: Empresas que fabrican con procedimientos industriales bienes de todo tipo.
• Distribuidores: Empresas que compran productos a los fabricantes y los venden a otras empresas.
• Importadores: Empresas mayoristas que adquieren productos de países diferentes a los de los clientes.

Sistema de Gestión de Proveedores por Grado

• Proveedor Grado 1: Empresa de calidad que cumple todos los requisitos que plantea una empresa.
• Proveedor Grado 2: Empresa confiable con alto grado de capacidad para el suministro de bienes y servicios.
• Proveedor Grado 3: Empresa cuya capacidad de servicio es limitada, con certificado de calidad a medio o largo plazo.
• Proveedor Grado 4: Empresa de dudosa capacidad en prestación de servicio o aprovisionamientos.

Localización de Proveedores

La localización de proveedores es el proceso que se desarrolla en las empresas para identificar aquellas que pueden satisfacer sus necesidades.

Fases del Proceso de Localización

1. Análisis: Supone conocer las especificaciones técnicas de los productos que se deben comprar para buscar los proveedores más capacitados.
2. Requisitos:
   • Legales: Fiscales y de Seguridad Social.
   • Laborales: Empresas que cumplan con las leyes laborales de su país.
   • Calidad: Logran certificaciones para ser proveedores de otras empresas.
   • Salud y Seguridad: Medidas pertinentes para cumplir normas de salud y seguridad.
   • Protección Medioambiental: Normativa sobre el tratamiento de residuos y contaminación.
3. Búsqueda Interna: Base de datos de la empresa para conseguir información sobre proveedores anteriores.
4. Búsqueda y Análisis Exterior: Búsqueda de proveedores de forma externa, ya sea de forma online u otros medios.
5. Listado: Plasmar la información en dos listas:
   • Preliminar: Se recoge toda la información obtenida.
   • Depurado: Lista final basada en la preliminar con las empresas que cumplen los requisitos.

Selección de Proveedores

En la selección de proveedores es necesario valorar la importancia de los insumos para la empresa. Consta de 5 fases:

Fases de Selección

1. Selección: Según las condiciones económicas y técnicas, como el servicio posventa y la imagen de la empresa proveedora.

Criterios de Selección

• 1. Reputación General del Proveedor
• 2. Condiciones Financieras
• 3. Servicio Técnico Ofrecido
• 4. Precio
• 5. Servicio Posventa
• 6. Especificaciones Técnicas
• 7. Tiempo de Formación
• 8. Formación Proporcionada por el Suministrador
• 9. Flexibilidad del Suministrador para adaptarse a las necesidades de la empresa.

Proceso de Negociación

El proceso de negociación es un proceso de interacción entre dos o más partes hasta llegar a un acuerdo, comenzando cuando finaliza la selección.

Fases de la Negociación

1. Preparación:
   • Información sobre el proveedor.
   • Establecer los objetivos que se quieren alcanzar.
   • Puntos clave que se van a negociar y argumentos.
   • Determinar el lugar donde se desarrollará la negociación.
   • Establecer la estrategia que va a seguirse.
   • Fijar las concesiones que se pueden realizar.
2. Comienzo de la Negociación:
   • Establecer vía de comunicación para que sea exitosa.
   • Explicar en qué consiste el negocio.
   • Hacer referencia a contactos anteriores.
   • Provocar la curiosidad del proveedor.
   • Mencionar la competencia si es necesario.
   • Calidad de la oferta del proveedor: Preguntar al proveedor sobre su sistema de calidad.
3. Desarrollo de la Negociación:
   • Características de las Argumentaciones:
     • Adecuadas al caso y significativas para los destinatarios.
     • Defendibles ante cualquier objeción lógica.
     • Expresadas de forma precisa y clara.
     • No contener contradicciones.
   • Siempre se presentarán objeciones: Si bloquean por la dificultad de llegar a un acuerdo, buscar puntos de acuerdo y profundizar.

Estrategia de Negociación y Relación con Proveedores

Estrategia de Negociación

Es la forma en que las partes conducen la negociación para alcanzar los objetivos.

Comakership

Es una forma de gestionar las relaciones entre el comprador y el vendedor, donde ambos comparten un espíritu de socios.

Niveles de Relación con Proveedores

• Nivel 1 Convencional:
  • Ofrece precios más bajos.
  • Pedidos a corto plazo.
  • Comprobación y evaluación regular de los suministros.
  • Altos inventarios de stock.
• Nivel 2 Asociados:
  • Relaciones a largo plazo.
  • Calidad garantizada.
  • Responsabilidad sobre los suministros.
  • Eliminación del control de mercancías.
• Nivel 3 Socio:
  • Características de los proveedores de nivel 2.
  • Cooperación en el diseño de nuevos productos.
  • Inversiones conjuntas en I+D.
  • Intercambio de información pertinente.