Justificantes presentados con mayor frecuencia en los trabajos
Matrimonio: libro de familia, certificado judicial o certificado emitido por la correspondiente confesión religiosa.
Nacimiento o adopción de un hijo: libro de familia o certificado judicial.
Consulta médica: cita previa de los servicios médicos y justificante médico de asistencia.
Enfermedad grave de familiar hasta el 2.º grado: certificado médico.
Traslado de domicilio: certificado de empadronamiento en el nuevo domicilio.
Exámenes prenatales y técnicas de preparación al parto: cita previa de los servicios médicos y justificante de asistencia.
Cumplimiento de deberes de carácter público y personal: certificado emitido por el órgano jurisdiccional, administrativo o electoral.
Auditorías
Auditoría: proceso de evaluación, revisión o inspección, más o menos independiente, de los procedimientos que lleva a cabo una determinada organización o un departamento dentro de la misma. Se clasifican en internas y externas.
Auditorías de RRHH
Consisten en observar, medir y comprobar procedimientos, indicadores y datos para detectar errores y aspectos que se pueden mejorar. Pueden realizarse sobre todas o algunas de las funciones del departamento. Deben hacerse periódicamente para detectar problemas a tiempo y buscar soluciones.
Registro y archivo de la información y la documentación
3.1 El expediente de personal
Los expedientes de todos los trabajadores se guardan en un archivo de personal, cuya organización decide cada empresa según sus necesidades. Se ordenan alfabéticamente por apellidos y nombre, aunque también pueden clasificarse por departamentos profesionales. Cada expediente debe recoger el historial laboral del trabajador ordenado cronológicamente. Se recomienda incluir al principio una ficha de personal y una hoja resumen con los documentos que contiene.
Su documentación es:
- Carta de presentación.
- Currículum.
- Fotocopia del título exigido para la contratación.
- Informe de resultados de las pruebas de selección.
- Fotocopia de otros títulos o certificados aportados como formación complementaria.
- Prórrogas del mismo, si las hubiese.
- Copia del contrato de trabajo.
- Documentación sobre participación en acciones de formación permanente dentro de la empresa o fuera de esta.
- Documentación relacionada con la Agencia Tributaria y la Seguridad Social.
- Copia de las comunicaciones entregadas al trabajador en relación con su situación laboral.
- Información sobre evaluaciones de rendimiento o desempeño.
- Comunicaciones o solicitudes entregadas por el trabajador y copia del documento de respuesta de la empresa firmada por el trabajador.
Protección de datos de carácter personal
El departamento de RRHH debe proteger los datos personales y la información privada de los trabajadores, cumpliendo la Ley Orgánica 3/2018 de Protección de Datos y Garantía de los Derechos Digitales (LOPDGDD).
La Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) es la autoridad pública independiente que protege la privacidad de los ciudadanos y garantiza sus derechos sobre sus datos personales, como acceder a ellos, rectificarlos, eliminarlos o limitar su uso.
¿Cómo afecta la normativa de protección de datos al departamento de RRHH?
La LOPDGDD reconoce los derechos de los trabajadores a la intimidad y a la desconexión digital. Estos derechos se aplican al uso de dispositivos digitales, cámaras y sistemas de geolocalización:
- Derecho a la intimidad y uso de dispositivos digitales: la empresa debe respetar la privacidad de los trabajadores. Solo puede revisar los dispositivos de trabajo para controlar las obligaciones laborales y protegerlos.
- Derecho a la desconexión digital: los trabajadores tienen derecho a no atender asuntos laborales fuera de su horario, respetando sus descansos, permisos, vacaciones y vida personal y familiar.
- Derecho a la intimidad frente a la videovigilancia y grabación de sonidos: la empresa puede utilizar cámaras para controlar el trabajo dentro de los límites legales e informando previamente a los trabajadores. No se pueden instalar cámaras ni sistemas de grabación de sonidos en vestuarios, aseos, comedores y lugares similares de descanso.
- Derecho a la intimidad frente a la geolocalización: la empresa puede utilizar sistemas de localización para controlar el trabajo dentro de los límites legales, pero debe informar previamente a los trabajadores sobre su uso y sobre sus derechos respecto a esos datos.
Protección del medio ambiente: gestión de residuos
La protección del medio ambiente es cada vez más importante. Todas las empresas deben reducir el impacto ambiental de su actividad y gestionar correctamente los residuos, especialmente el gasto excesivo de papel y la eliminación de cartuchos de tinta y tóner.
Consejos para ahorrar energía en la oficina
- Mejorar el aislamiento de ventanas y paredes.
- Utilizar bombillas de bajo consumo y apagar las luces.
- Aprovechar la luz natural.
- Regular la climatización a temperaturas recomendadas.
- Utilizar equipos informáticos eficientes.
- Desenchufar los aparatos al terminar la jornada.
- Instalar detectores de presencia.
- Separar y reciclar los residuos.
- Utilizar energías renovables.
- Instalar sistemas de ahorro de agua.
La técnica de las 3 R
Consiste en reducir, reutilizar y reciclar para disminuir los residuos tanto en el trabajo como en la vida personal:
- Reducir: evitar las actividades generadoras de desperdicios que no sean estrictamente necesarios.
- Reutilizar: volver a usar un producto o material varias veces sin tratamiento. Dar la máxima utilidad a los objetos antes de destruirlos o deshacerse de ellos.
- Reciclar: usar los residuos como recursos. Utilizar los mismos materiales una y otra vez, reintegrarlos en otros procesos naturales o industriales o emplearlos para fabricar nuevos productos, minimizando así la utilización de los recursos naturales.