Importancia de la Gestión Administrativo-Financiera en las PYMES
En las PYMES, las tareas asignadas a sus trabajadores suelen tener un contenido amplio, ambiguo y que en muchas ocasiones incorpora cometidos de distintas áreas funcionales. En cualquier caso, con independencia del tamaño de la empresa, no debemos desdeñar la importancia que tienen las labores financieras y administrativas. Un error que cometen muchos pequeños empresarios es considerar las funciones administrativas como residuales e incluso, hasta cierto punto, innecesarias para la consecución de sus objetivos.
La figura del director financiero, director administrativo o simplemente responsable de finanzas podrá adoptar distintas denominaciones; sin embargo, tendrá el mismo cometido, como es:
- Recursos adecuados en cuanto a cuantía, coste y plazos de los mismos.
- Inversiones contempladas en sentido amplio.
- Rentabilidad como la maximización del valor de la empresa para sus propietarios.
- Liquidez como la adecuación entre plazos de las inversiones y recursos que las financian.
Ventajas y Desventajas de la Gestión Financiera en PYMES
La gestión financiera en una PYME presenta particularidades que pueden ser vistas como ventajas o desventajas:
- Mayor concentración de tareas: Aspecto que obliga al responsable a establecer claramente un orden de prioridades al planificar la utilización de su tiempo.
- Relaciones más estrechas y habituales: Con los otros responsables directivos de la empresa.
- Menor complejidad: En los procedimientos de gestión y en la elaboración de la planificación a corto y largo plazo.
- Escasez o falta de recursos: Financieros y de todo tipo.
- Mayor agilidad: En la operativa y en la toma de decisiones.
- Menor profundidad en los análisis: La concentración de tareas y la escasez de recursos llevan a que el gestor financiero de la PYME realice un análisis menos exhaustivo de la información a su alcance.
- Especial atención a la relación con entidades de crédito: De la financiación de este tipo de entidades dependerán muchas pequeñas empresas.
Funciones del Gestor Financiero
El responsable financiero aglutinará en su persona un buen número de funciones que en una empresa de mayor tamaño serían realizadas por todo un departamento. Tiene las siguientes funciones:
- Desarrollar, mantener y dirigir una organización contable, con los registros necesarios para controlar la gestión de los recursos en la empresa, que permita realizar los informes de forma exacta y en plazo adecuado. Será, por tanto, el responsable de la información económico-financiera que emana de la compañía y del análisis de la misma.
- Preparar la planificación financiera a largo plazo (L/P), conocidas las previsiones de ventas y las políticas de inversión y financiación de la empresa.
- Representar a la empresa en sus relaciones con organismos privados y públicos en materia económico-financiera.
- Analizar las inversiones de L/P decididas por la dirección de la compañía.
- Estar al corriente de las diferentes alternativas de financiación de las inversiones, de sus costes y sus plazos.
- Conocer las diversas alternativas de inversión de los excedentes o puntas de tesorería generados por el desarrollo de la actividad.
- Mantener un sistema de control y gestión junto con el área comercial de los cobros de facturas emitidas a clientes, siguiendo la evolución de los créditos morosos hasta su cobro final o declaración de fallidos.
- Mantener el control de la cartera a efectos comerciales.
- Conocer los aspectos legislativos que sean de su incumbencia y sus modificaciones, así como coordinar la implantación de los cambios legales dentro de su área.
- Otras funciones residuales: En muchas pequeñas empresas asumirá una serie de tareas que probablemente no sean de índole contable o financiera.
El Balance como Instrumento Básico de Gestión Financiera
Una parcela importante de la labor del responsable financiero se centrará en la concepción, desarrollo y posterior análisis del balance. Mediante este documento y a través de su comparativa a lo largo del tiempo, conseguimos mostrar la evolución de la empresa a todos y cada uno de los interesados por este. Así, servirá para que el propio gestor financiero y el resto de directivos obtengan información útil para la toma de decisiones. De igual modo, a través del balance, los accionistas o propietarios conocerán la marcha del negocio y la valoración real de sus acciones. Además, irá dirigido a las entidades estatales para la obtención por parte de la empresa de subvenciones, etc.
Concepto de Balance
El balance es el documento que permitirá conocer la composición del patrimonio de la empresa, entendiendo este como el conjunto de bienes, derechos y obligaciones que forman parte de la empresa. En este sentido, podemos decir que es un documento de carácter universal, puesto que será un referente válido para conocer la composición patrimonial de cualquier tipo de empresa.
Características del Balance
- Exacto: Debe reflejar con precisión los saldos de todas las cuentas que lo componen.
- Detallado: Los elementos del activo y pasivo deben aparecer con el desglose adecuado.
- Explícito: Debe ser fácilmente entendible por todos.
- Prudente: En su elaboración ha de seguirse el criterio de prudencia valorativa.
- Completo: Ha de reflejar la realidad económico-financiera de la empresa, de tal modo que si el balance no lo consigue por sí mismo, se ha de completar con otro informe que sí lo haga (Memoria).
- Ordenado: Las cuentas deben seguir un orden expositivo ordenado, siendo el más usado el que atiende al grado de liquidez para clasificar las partidas de activo y al de exigibilidad para las partidas del pasivo.
- Uniforme: Tanto en su presentación como en los criterios de valoración, con el fin de poder compararlo a lo largo del tiempo.
Gestiones para Acortar el Periodo Medio de Maduración (PMM) de la Empresa
Optimizar el PMM es crucial para la liquidez. Aquí se proponen algunas gestiones:
- Materia Prima:
- Elegir proveedores más cercanos a nuestras instalaciones a los que poder comprar en menores cantidades y con mayor frecuencia.
- Comprar materias primas estándar, lo que implica un mayor número de referencias en almacén, una mayor facilidad para reponerlas y, por tanto, un menor nivel de existencias.
- Producto en Curso:
- Tratar de evitar los cuellos de botella en el proceso de fabricación que generen volúmenes más altos de determinados productos en curso.
- Mantener los equipos productivos en perfecto estado, evitando averías que lleven a aumentar el volumen de almacén.
- Eliminar los tiempos muertos en el proceso de fabricación.
- Producto Terminado:
- Realizar siempre que sea posible ventas bajo pedido.
- Promocionar los productos menos demandados por los clientes.
- Clientes:
- Gestionar con el máximo interés el cobro de los clientes, sobre todo los de dudoso cobro.
- Seleccionar clientes solventes que cumplen con sus obligaciones de pago. En este sentido, cuando existen dudas sobre la solvencia de los deudores, tendremos que limitar tanto el crédito como el plazo concedido.
- Reducir el periodo de cobro ofreciendo a los clientes ventajas adicionales.