Gestión de Inventarios
Definición de Inventario
Es el estado detallado de todos los bienes y derechos que posee la empresa en un momento determinado.
Según los bienes del almacén
Es la relación detallada de los materiales almacenados, clasificados por categorías o familias de productos, su lugar de ubicación y su valoración económica.
Clasificación según los bienes
- General: Abarca todo el patrimonio empresarial.
- Parcial: Comprende una parte de los bienes, como pueden ser los de una sección.
Tipos de Inventario
Según la finalidad que se persiga con los datos obtenidos, podemos clasificar los inventarios en dos grupos:
1. Inventario Contable
Consiste en anotar constantemente las entradas y salidas de cada uno de los artículos que hay en el almacén, por procedimientos automáticos o de forma manual.
- Permite conocer en todo momento las existencias en stock, en unidades físicas y valor monetario.
- Inconveniente: No detecta la depreciación por artículos obsoletos, roturas, mermas o robos.
2. Inventario Extracontable
Consiste en hacer un recuento de las existencias (manual o mediante grabación) para conocer las cantidades en stock al final de un periodo de explotación y valorarlas a precio de coste de mercado. Permite comprobar el estado físico de los productos.
- Inventario Final: Se realiza al cierre del ejercicio económico.
- Inventario Rotativo: Recuento continuo sin detener la explotación de la empresa.
Relación entre Inventario y Contabilidad
La contabilidad y el inventario son complementarios. La contabilidad informa sobre el volumen de compras, ventas y margen comercial, mientras que el inventario informa sobre el volumen de existencias y su inversión.
- Compras Netas = C.T – D.C
- Ventas Netas = V.T – D.V
- Margen Comercial = V – C
El Inventario Físico
Es una obligación legal que debe realizarse al menos una vez al año para regularizar las cuentas de existencias. Se realiza in situ, ya sea de forma ocular o grabada, generalmente con la actividad parada.
Proceso del Inventario Físico
- Decidir la época: Debe coincidir con el final de producción.
- Instruir al personal: Crear jefes de grupo y definir reglas.
- Preparar el almacén: Ordenar y etiquetar artículos.
- Programar fechas: Comunicación interna.
- Preparar soportes: Formularios para anotar cantidades inspeccionadas.
Métodos de control
- Control por sectores: Para mercancía con orden fijo en estanterías.
- Control por cupones: Ideal para conocer la composición del stock mediante etiquetas.
- Control en rayados sinópticos: Para productos con un mismo precio pero múltiples variantes.
Valoración del Inventario
Las partidas se valoran a precio de adquisición. Si al cierre del ejercicio el precio ha disminuido, se aplicará el valor más bajo siguiendo el principio de prudencia valorativa.
Inventarios Periódicos y Registros Básicos
Para evitar la rotura de stock, se utilizan herramientas de gestión:
Calendario Sencillo
Utilizado para productos de gran consumo y rotación rápida. Incluye referencia, descripción, stock total y cantidad solicitada.
Calendario Completo
Ofrece información amplia por referencia (ventas del año anterior, stock actual, pedidos en curso, etc.).
Calendario de Recuentos Semanales
Utilizado para registrar oscilaciones en ventas y promociones, ofreciendo información acumulada mensual y trimestral.