1. Archivo en la empresa
Un archivo es un conjunto ordenado de documentos producidos en el ejercicio y desarrollo de una actividad empresarial, al servicio de esta y con el fin de facilitar su actividad.
1.1 Funciones del archivo
- El archivo permite recuperar y consultar documentos con información que puede ser de vital importancia para la empresa.
- El archivo debe adaptarse a las características de la empresa y configurarse para dar servicios a todos sus departamentos.
- La información puede ser necesaria para la toma de decisiones por parte de la empresa.
- Los documentos pueden servir como elemento probatorio a la hora de defender un hecho ante un tercero.
- La ley obliga a conservar determinada documentación surgida de la actividad empresarial y establece, con carácter general, un período de conservación de seis años desde su elaboración.
1.2 Objetivos del archivo
- Guardar y conservar correctamente los documentos para evitar la pérdida o el extravío de información.
- Localizar de manera rápida y ágil todo documento guardado en él.
- Controlar la documentación que entra y sale de la empresa.
1.3 Funcionamiento general del archivo
- El archivo ha de permitir una rápida localización de cualquier documento.
- Hay que dejar constancia de cualquier entrada o salida de documentación.
- Es importante que la documentación quede visible para una búsqueda posterior.
- No conviene acumular excesiva documentación pendiente de archivo.
- Se debe procurar que los documentos estén seguros y no sufran modificaciones.
- La labor de archivo tiene que ser selectiva, diferenciando lo útil de lo poco relevante.
- Se recomienda utilizar señales visuales para la localización de la documentación.
- Hay que evitar duplicidades en documentos y expedientes.
2. Tipos de archivos empresariales
2.1 Según la frecuencia de uso de la documentación
- Archivos activos: Se deben localizar en un lugar accesible y cercano al puesto de trabajo para evitar pérdidas y tiempos innecesarios.
- Archivos semiactivos: Contienen documentos de poca actividad que han sido retirados del archivo activo por haber terminado la operación relacionada con ellos.
- Archivos inactivos: Contienen documentos que rara vez se consultan, así como documentación sin utilidad diaria, pero con un alto valor legal o documental.
2.2 Según su localización física
- Gestión centralizada: Un único archivo con un responsable encargado de la clasificación y ordenación.
- Gestión descentralizada: Cada departamento tiene su propio archivo.
- Gestión mixta: Archivos activos y semiactivos descentralizados en departamentos, mientras que se centraliza el archivo de los inactivos.
3. Sistemas de clasificación de documentos
- Sistema numérico: Sigue el orden natural de los números en sentido ascendente o descendente.
- Sistema cronológico: Se organiza en función de una fecha representativa del documento.
- Sistema alfanumérico: Combina el sistema alfabético con el numérico.
- Sistema geográfico: Ordena los documentos en función de un lugar o dirección significativos.
- Sistema temático: Organiza por temas o materias y requiere un cuadro de clasificación para temas y subcategorías.
4. Conservación, purga y destrucción
4.1 Conservación y utilización
La documentación escrita debe conservarse hasta que no sea útil o haya expirado el plazo legal.
4.2 Purga y destrucción de documentos
La destrucción de documentación debe desarrollarse con una frecuencia prefijada y utilizando métodos que impidan el acceso a personal no autorizado, evitando un uso indebido.
5. Archivo informático de datos
Ventajas:
- Motores de búsqueda rápidos.
- Consulta remota a través de Internet.
- Ahorro de espacio, costes y recursos (respetuoso con el medioambiente).
5.1 Conceptos clave
- Archivo informático: Espacio electrónico donde se retiene información en carpetas y archivos.
- Sistema de gestión de datos: Programa informático que permite crear, definir, mantener y controlar el acceso a una base de datos.
5.2 Ventajas de los sistemas de gestión de datos
- Organización flexible de la información.
- Niveles de restricciones de acceso según perfil de usuario.
- Actualización automática en toda la base de datos.
- Consulta simultánea por varios usuarios.
- Reducción de la repetición de datos.
- Realización de copias de seguridad.
6. Soportes y materiales de archivo
6.1 Documentación en papel
- Carpetas simples: De cartón, para proteger expedientes.
- Carpetas clasificadoras: Con compartimentos para ordenar documentos.
- Carpetas colgantes: Con solapas para bastidores de armarios.
- Carpetas archivadores: Con anillas y palanca para colocación vertical.
- Cajas simples: Para proteger expedientes en estanterías.
6.2 Soporte informático y nube
- Dispositivos: Discos duros internos/extraíbles, discos ópticos (CD/DVD/Blu-ray) y memorias USB.
- Almacenamiento en la nube: Destaca por su adaptabilidad, ubicuidad, ahorro de costes y seguridad mediante perfiles de usuario.
7. Protección de la información: La LOPDPGDD
7.1 Medidas de protección
- Papel: Procedimientos de manipulación y archivos protegidos (llaves, cámaras).
- Electrónicos: Copias de seguridad frecuentes y contraseñas individuales.
7.2 Seguridad para información confidencial
Se requiere un responsable de seguridad y auditorías periódicas (máximo cada dos años) para datos financieros o sensibles. Se establece acceso restringido y control de destrucción para datos de salud, ideología o afiliación sindical.
7.3 Ley Orgánica 3/2018
Tiene por objeto garantizar los derechos y libertades de las personas físicas. Las empresas deben notificar a la AEPD, redactar políticas de gestión de datos, firmar contratos de encargo de tratamiento e informar a los titulares de los datos.