Proceso de Selección de Ofertas
Los factores que debemos evaluar son la calidad del producto, el precio, los descuentos, el plazo de entrega, el embalaje, y otros como la reputación del proveedor o los servicios de reposición y postventa.
Los pasos a seguir son:
- Preseleccionar las ofertas recibidas, eliminando las que no se ajustan a nuestras condiciones principales.
- Confeccionar una ficha para cada proveedor.
- Crear un cuadro comparativo con las ofertas preseleccionadas.
Factores de Selección
- Factores Económicos: Incluyen el precio unitario, descuentos, gastos de embalaje y transporte. Elegiremos la oferta cuyo importe total sea más económico.
- Factores de Calidad: Se examinan las muestras recibidas, las características técnicas y las pruebas de funcionamiento. Si tenemos dos artículos de la misma calidad, se opta por el más económico. No siempre se elige la mejor calidad si no la que en ese momento nos interese más.
- Factores de Servicio: Consideran el plazo de entrega, el servicio postventa, la asistencia técnica, la atención al cliente, el periodo de garantía y la imagen del producto en el mercado.
Selección del Proveedor
El análisis y evaluación de ofertas nos indican el proveedor o proveedores que más se ajustan a nuestras condiciones.
Cuando queremos establecer relaciones comerciales a largo plazo, debemos comprobar que:
- El proveedor tiene capacidad para atender nuestros pedidos. Se debe verificar que las instalaciones, el nivel técnico o los controles de calidad aseguren el suministro de los materiales que mejor se adapten.
- La organización y la situación financiera transmiten información sobre la continuidad de la empresa, advirtiendo de situaciones que podrían producir interrupciones en el suministro.
- Los factores del producto y el proveedor están relacionados con las características técnicas y la facilidad de uso.
- Los factores del proceso de compra, como el tipo de compra, el riesgo percibido y el tiempo disponible. Esto es relevante si es la primera compra o si se consulta con otras personas de la empresa.
Una vez elegido un proveedor, debemos responder con una carta a todas las empresas que enviaron su oferta. Notificaremos a los seleccionados la decisión final y a los que no fueron escogidos les explicaremos por qué no hemos aceptado sus condiciones, ya que esto puede motivarles a realizar nuevas ofertas. Tampoco debemos olvidar que una oferta puede no ser interesante en el presente, pero sí en el futuro; es conveniente dejar abiertas posibles negociaciones.
1 Elementos Negociables
Los elementos que suelen ser objeto de negociación son:
- Descuentos: Forman parte de la práctica habitual del comercio.
- Gastos de transporte: Se originan por trasladar la mercancía desde el almacén al punto de venta.
- Gastos de envases y embalajes: Incrementan el coste del producto.
- Gastos por servicios al consumidor: Corresponden a la instalación y el montaje de ciertos aparatos y máquinas, que suponen un coste para el comprador.
- Plazo de pago: Es el tiempo que transcurre desde que se realiza la compra hasta que se cancela la deuda contraída.
Los plazos de pago más utilizados son:
- Pago a plazo ordinario: La fecha de pago es la fecha de la factura, que suele coincidir con la entrega de la mercancía. En la práctica, se suele extender a una semana o 15 días.
- Pago con plazo posfecha: El vencimiento se fija en una fecha posterior a la de la factura.
- Pago con plazo extra: Se concede al comprador unos días adicionales antes de que se haga efectivo el plazo.
- Pago a partir de la DFM (Fin de Mes): El plazo se inicia a finales del mes en el cual tuvo lugar la compra y no a partir de la fecha de la factura.
- Pago a partir de recepción del producto: El plazo se inicia el día que el comprador recibe la mercancía y no en la fecha de la factura.
- Pago bajo la condición Cash on Delivery: El pago se efectúa cuando se recibe la mercancía. Estas condiciones se utilizan en compras por correo.
- Pago anticipado: Para aprovechar el descuento, el importe de la factura se paga antes de la fecha establecida por el proveedor.
1 Estrategias de Negociación
Ganar-Perder
Cada parte trata de alcanzar el máximo beneficio sin preocuparse de la situación de la otra. Durante la negociación existe un ambiente de confrontación. Las partes utilizan técnicas de presión. El riesgo de esta estrategia es que el oponente, si no ha quedado satisfecho, puede retirarse o no cumplir su parte del acuerdo.
Características:
- El único objetivo del comprador es conseguir el precio más bajo.
- El comprador utiliza tácticas de persuasión y expone objeciones simuladas basadas en habilidades astutas.
- El comprador no mantiene relaciones comerciales duraderas.
Ganar-Ganar
Se busca llegar a un acuerdo que sea mutuamente beneficioso. Durante la negociación se genera un clima de confianza. Comprador y vendedor asumen que deben realizar concesiones.
Los 10 Principios de las Relaciones Proveedor-Cliente
- Proveedor y cliente deben mantenerse independientes y respetar la autonomía del otro.
- Tanto los proveedores como los clientes son responsables de aplicar un control de calidad.
- El cliente es responsable de la precisión de la información.
- El proveedor es responsable de ofrecer un nivel de calidad que satisfaga al cliente.
- Se deben definir los métodos y recursos que se utilizan para determinar las especificaciones.
- Antes de iniciar relaciones, proveedor y cliente deben firmar un contrato de calidad.
- El contrato que rige la relación debe incluir un sistema y los procedimientos que se vayan a utilizar.
- Las partes están obligadas a intercambiar la información necesaria.
- El proveedor como el cliente deben tener la capacidad de asegurar el control de cada fase de sus propios procesos.
- Ambas partes, el proveedor y el cliente, deben mantener presentes las necesidades del consumidor final.
1 Características y Tipos de Negociadores
- El negociador enfocado en los resultados: Lo único que le importa es alcanzar su objetivo. Posee excesiva autoconfianza y considera a la otra parte como un contrincante al que hay que vencer.
- El negociador enfocado en las personas: Le preocupa mantener una buena relación personal y evita el enfrentamiento.
Características del Buen Negociador
- Le gusta negociar
- Entusiasta
- Gran comunicador
- Persuasivo
- Muy observador
- Sociable
- Respetuoso
- Honesto
- Firme, sólido
- Autoconfiado
- Ágil
- Resolutivo
- Arriesgado
- Paciente