Procedimiento de Acceso a Documentos en Archivos de la Administración General del Estado (RD 1708/2011)

Procedimiento Común para el Acceso a Documentos en Archivos Estatales

El Real Decreto 1708/2011 regula el procedimiento común para el acceso a los documentos obrantes en los archivos de la Administración General del Estado, así como de las entidades de Derecho público vinculadas o dependientes de ella, que no tengan la consideración de archivos de oficina o gestión.

Su objetivo es poner a disposición de los ciudadanos la gran variedad de documentos que se contienen en los archivos públicos y facilitar el ejercicio del derecho de acceso de los ciudadanos a los archivos y documentos administrativos.

Esto se logra mediante la clarificación de los criterios fijados en la muy diversa legislación aplicable y con la introducción de un procedimiento común, muy simplificado, de solicitud de acceso.

La presente norma no altera el régimen material de acceso a los documentos contenidos en los archivos de la Administración General del Estado, que sigue determinándose, como no puede ser de otro modo, por las correspondientes normas legales generales y sectoriales de aplicación en cada materia.

Artículo 23. Derecho de acceso a documentos y archivos.

El objeto es regular el procedimiento común para el acceso a los documentos obrantes en los archivos de la Administración General del Estado, así como de las entidades de Derecho público vinculadas o dependientes de ella, que no tengan la consideración de archivos de oficina o gestión.

Artículo 24. Solicitud de acceso.

1. La solicitud de acceso a documentos podrá presentarse a través de los medios y en los términos establecidos en la Ley 30/1992, de 26 de noviembre, y en la Ley 11/2007, de 22 de junio, y se dirigirá al responsable del archivo que los custodia.
2. En todos los archivos existirá un modelo normalizado de solicitud a disposición de los interesados, que igualmente estará disponible en la sede electrónica del correspondiente Departamento o entidad de Derecho Público.

Artículo 25. Autorización de entrada a los archivos y de consulta de documentos originales.

La entrada en la zona de depósito de los archivos estará reservada a personal autorizado. Quienes acrediten un interés histórico, científico, estadístico o cultural relevante podrán solicitar al responsable del archivo autorización de entrada para el examen de la documentación obrante.

Artículo 26. Acceso restringido.

1. Los documentos conservados en los archivos incluidos en el ámbito de aplicación de esta norma serán de libre acceso, salvo cuando les afecte alguna de las limitaciones previstas en la Constitución y en las Leyes.
2. En particular, serán de acceso restringido:
   • Los documentos clasificados según lo dispuesto en la normativa sobre secretos oficiales.
   • Los documentos que contengan información cuya difusión pudiera entrañar riesgos para la seguridad y la defensa del Estado o interferir en la averiguación de los delitos o la tutela judicial efectiva de ciudadanos e instituciones.
   • Los declarados reservados por una norma con rango de Ley.
   • Aquellos que contengan datos personales a los que se refiere el artículo 28.

Artículo 27. Solicitud de consulta de documentos de acceso restringido por razones de seguridad y defensa del Estado.

1. Los documentos clasificados de conformidad con lo previsto en la normativa sobre secretos oficiales del Estado estarán excluidos de la consulta pública, sin que pueda concederse autorización para el acceso en tanto no recaiga una decisión de desclasificación por el órgano competente para realizarla.

Artículo 28. Solicitud de consulta de documentos de acceso restringido por contener datos personales.

1. La solicitud de acceso a documentos que contengan datos personales referidos exclusivamente al propio solicitante se regirá por la normativa de protección de datos personales.

Artículo 29. Tramitación y resolución.

1. Las resoluciones de las solicitudes de acceso y de consulta directa se notificarán por escrito al solicitante, con indicación de los recursos que procedan contra las mismas, el órgano administrativo o judicial ante el que deban interponerse y el plazo para hacerlo.
2. En el supuesto de ser estimatorias, especificarán la forma y, en su caso, el plazo en el que se facilitarán al interesado los documentos solicitados o será posible la consulta directa.
3. Las resoluciones denegatorias serán motivadas.

Artículo 30. Plazo para resolver y sentido del silencio.

1. La resolución de la solicitud de acceso o de consulta deberá adoptarse y notificarse lo antes posible y, en todo caso, en el plazo máximo de un mes desde la recepción por el órgano competente para tramitarla.
2. El cómputo del plazo para resolver se interrumpirá en los siguientes supuestos:
   • Cuando se requiera al solicitante la subsanación de deficiencias y la aportación de documentos, especialmente los relativos al consentimiento de los afectados.
   • Cuando una norma exija autorización específica.

Artículo 31. Obtención de copias.

1. La estimación de la solicitud de acceso o de consulta conllevará el derecho a obtener copia de los documentos solicitados, salvo en los siguientes supuestos:
   • Cuando los documentos no sean de libre consulta.
   • Cuando no resulte posible realizar la copia en un formato determinado debido a la carencia de equipos apropiados o al excesivo coste de la misma.
   • Cuando la reproducción suponga vulneración de los derechos de propiedad intelectual.
2. La resolución que conceda el acceso expresará si es posible la obtención de copias y las condiciones de uso de las mismas.

Artículo 32. Régimen de impugnaciones.

Contra toda resolución, expresa o presunta, recaída en el procedimiento regulado en este Real Decreto podrán interponerse los recursos administrativos y contencioso-administrativos que resulten procedentes de conformidad con la legislación aplicable.