Procedimientos Operativos de Ventas y Compras en INFORM.ES

Departamento de Ventas

Acceso a la Plataforma Virtual INFORM.ES

Página Web Principal:

www.inform.es

¿Cómo Acceder?

1. Ir a: https://www.inform.es
2. Clic en “Acceso usuarios” (parte superior derecha).
3. Introducir tu usuario y contraseña.
4. Accederás a la Ciudad Virtual de Simulación.
5. Dentro, accede a:
   • Mensajería: para ver pedidos de clientes ficticios CSIC.
   • Tienda virtual (e-Shop): para gestionar ventas y pedidos de la red.

Organización General del Departamento

• Las tareas pendientes se colocan en bandejas de sobremesa.
• Las operaciones terminadas se archivan en carpetas.

Las tareas se realizan manualmente con soporte informático (por ejemplo, hojas Excel), sin usar directamente el programa de gestión hasta el final.

1. Gestión de Expediciones

1.1. Recepción de Pedidos

Clientes CSIC (Ficticios):

Ir a Ciudad Virtual > Mensajería.

Descargar el pedido haciendo clic en el mensaje recibido.

Se mostrará:

• Datos del cliente
• Productos solicitados
• Forma de pago
• Cuenta bancaria del cliente

Clientes de la Red de Empresas Simuladas:

• Correo electrónico
• e-Shop
• Teléfono

Nota: Tienen prioridad sobre los clientes CSIC.

Pasos a seguir:

1. Registrar el pedido en el Libro de Ventas.
2. Crear orden interna de pedido.
3. Depositar copia en bandeja “Almacén”.
4. Guardar original del pedido + orden interna en “Pedidos pendientes de servir”.

1.2. Emisión de Albaranes

1. Tomar órdenes aceptadas de la cubeta correspondiente.
2. Localizar el pedido del cliente.
3. Crear albarán (original + 2 copias si hay transporte / 1 copia si no).
4. Usar formato Excel.

Importante: No se deben servir pedidos parcialmente a clientes CSIC.

4. Registrar el albarán en el Libro de Ventas.

Envío del albarán:

• Si se usa transporte: depositar en “Notas de transporte”.
• Si no: dejarlo en “Albaranes pendientes de facturar” para enviar junto a la factura.

1.3. Gestión de Transportes

1. Confeccionar nota de entrega (según peso/volumen del pedido).
2. Solicitar transporte:
   • Red de empresas simuladas
   • Speed Press (empresa de la Central)
3. Archivar:
   • Una copia del albarán + nota de entrega en “Notas transportista pendientes de factura”.
4. Expedir la mercancía:
   • Enviar original del albarán + nota de entrega.
   • Dejar en “Albaranes pendientes de factura”.

Control de Factura del Transportista:

• Revisar los datos fiscales, comerciales, importes, IVA y vencimientos.

Si está correcto:

• Sellar con fecha e iniciales.
• Enviar copia a contabilidad.
• Archivar en “Facturas de transportes”.

2. Facturación

2.1. Emisión de Facturas

Cuándo se factura:

En esta simulación, se factura al mismo tiempo que se envía el albarán.

Pasos:

1. Consultar ficha del cliente: para obtener sus datos fiscales, condiciones y descuentos.
2. Consultar albarán: para completar detalles.
3. Aplicar precios, descuentos e IVA.
4. Indicar forma de pago.
5. Emitir factura (original + 2 copias).

Registrar:

• Anotar la factura en el Libro de Facturas Emitidas.

2.2. Registro en el Programa de Gestión

Documentos a reunir:

• Pedido del cliente
• Orden interna de pedido
• Albarán
• Nota de entrega del transportista (si aplica)
• Factura

Pasos:

1. Sellar factura (fecha e iniciales).
2. Archivar en carpeta “Facturas emitidas”.
3. Pasar copia a Contabilidad.

Enviar al cliente:

• En sobre abierto con datos del cliente, o
• Por correo electrónico (opcional)
• Clientes CSIC: enviar siempre a clientes@inform.es

3. Materiales y Archivos Usados (Ventas)

4. Anexo – Incidencias en Emisión de Albaranes

Pedidos parcialmente servidos (por falta de stock):

• Llamar al cliente (excepto si es cliente CSIC).
• Acordar si espera el resto del pedido o quiere solo lo disponible.
• Plasmar el acuerdo por escrito.
• Si desea esperar, guardar copia del pedido + nota en “Pedidos parcialmente servidos”.

5. Conclusión – Flujo General de Trabajo (Ventas)

• Pedido recibido → Se registra → Se genera orden interna.
• Almacén acepta → Se genera albarán.
• Albarán y nota de entrega → Se gestiona transporte.
• Factura → Se emite, registra y envía junto con albarán.
• Todo queda archivado y una copia va a contabilidad.

Departamento de Compras

1. Emisión de Pedidos y Control de Entregas

1.1. Emisión de Pedidos a Proveedores CSIC (Central de Simulación)

Proceso:

1. El almacén detecta falta de stock → genera orden interna de compra.
2. El pedido se hace a través de la web:

   www.inform.es → Acceder como usuario → Ciudad Virtual → Entrar en Mercado Nacional > Proveedores CSIP.

3. Selecciona el proveedor y haz clic en «Nuevo pedido».

Datos Necesarios:

• Cuenta bancaria para el cargo.
• Selección de productos y cantidades.
• Confirmación final: el sistema genera albarán y factura al día siguiente.

Registro y Archivo:

• Anotar en el Libro Registro de Pedidos.
• Sellar con fecha e iniciales.
• Adjuntar orden interna y archivar en bandeja “Pedidos emitidos”.

1.2. Emisión de Pedidos a Otras Empresas Simuladas

Se pueden pedir:

• Material de oficina, publicidad, equipos, inmovilizado, etc.

Medios:

• Formato de pedido por correo electrónico.
• Desde mercado de tiendas virtuales.
• Por teléfono.

Registro y Archivo:

Igual que los pedidos CSIC: Libro de pedidos, sellado y bandeja “Pedidos emitidos”.

1.3. Reclamación de Pedidos Atrasados

¿Cuándo reclamar?

Si han pasado más de 15 días desde el pedido.

Tipos de Reclamación:

• Telefónica: anotar contacto, fecha y respuesta.
• Escrita: vía e-mail o fax. Se archiva junto al pedido reclamado.

2. Control de la Documentación

2.1. Clasificación de Correspondencia de Entrada

Revisar bandeja y correo electrónico.

Clasificar en:

• Albaranes
• Facturas
• Información/publicidad

2.2. Comprobación de Albaranes de Entrega

Pasos:

1. Buscar el pedido correspondiente.
2. Verificar que lo recibido coincide con lo solicitado (referencia, cantidad, precio).

Albarán correcto:

• Registrar en Libro de Compras.
• Sellar y pasar copia a almacén.
• Archivar en carpeta “Albaranes recibidos pendientes de factura”.

Albarán incorrecto:

• Reclamar al proveedor por teléfono.
• Enviar reclamo por escrito (e-mail o fax).
• Archivar reclamación con el albarán.

2.3. Comprobación de Facturas

Verificaciones:

• Datos fiscales (empresa, dirección, NIF).
• Datos comerciales (referencias, cantidad, precio, descuentos).
• Base imponible, IVA, vencimientos.

Registro y Archivo:

• Anotar en Libro de Compras.
• Sellar y enviar copia a contabilidad.
• Archivar junto con pedido y albarán en “Facturas de proveedores”.

2.4. Introducción en el Programa de Gestión

Cuando están todos los documentos → registrar en el sistema.

Archivar la operación completa.

3. Control de Almacén

3.1. Orden Interna de Compra

• Se genera cuando el stock cae por debajo del mínimo.
• Datos: referencia, proveedor, cantidad.
• Se sella y se deposita en “Pedidos a realizar”.

3.2. Registro de Entrada de Mercancías

• Recibir albaranes en bandeja “Almacén”.
• Buscar orden interna y registrar en la ficha del producto.
• Sellar y archivar en carpeta “Entradas almacén”.

3.3. Registro de Salida de Mercancías

• Ventas emite órdenes internas (duplicado).
• Registrar salida en fichas y actualizar saldo.
• Archivar una copia en “Salidas almacén” y la otra va a ventas.

Nota: Si no hay stock suficiente, se anota en la orden interna.

3.4. Inventario de Existencias

• Realizar inventario mensual o periódico.
• Usar hoja de cálculo para control y valoración.
• Comparar con existencias mínimas y tomar decisiones de compra.

4. Investigación de Mercado

4.1. Base de Datos de Productos a Comprar

• Recopilar información de empresas simuladas (Europen) y publicidad.
• Organizar por tipo de producto.
• Mantener actualizada.

4.2. Comparación de Ofertas

• Fichas por producto con precios de distintos proveedores.
• Puede ampliarse la información por teléfono.
• Se guarda en soporte informático e impreso.

4.3. Negociación con Proveedores

Intentar mejorar condiciones:

• Precios
• Descuentos comerciales o financieros
• Rappels por volumen

Registrar en ficha del proveedor y archivar en “Fichas proveedor”.

Informar a Marketing si cambian los precios.

5. Uso de la Plataforma Virtual INFORM.ES

Para Realizar Pedidos a Proveedores CSIP:

1. Ingresar en www.inform.es.
2. Ir a «Acceso usuarios» e iniciar sesión.
3. Entrar en «Ciudad Virtual» > «Mercado Nacional».
4. Seleccionar “Proveedores CSIP”.
5. Hacer clic en «Nuevo pedido», seleccionar productos, cantidades y confirmar.
6. Los documentos (albarán y factura) se generan automáticamente y se notifican en el apartado Mensajería.

6. Incidencias Comunes

Albaranes:

Exceso de mercancía:

• Aceptar: se archiva.
• No aceptar: se devuelve con albarán de devolución.

Falta de mercancía:

• Proveedor avisa: aceptar o esperar.
• No detecta: llamar, reclamar y controlar futura entrega.

Facturas:

Precios incorrectos:

• Reclamar nueva factura y archivar.

Cantidades incorrectas:

• Exceso: solicitar factura rectificativa de abono.
• Faltante: solicitar factura de cargo.

7. Material de Trabajo por Puesto (Compras)