El Proceso de Creación y Validación Documental
La creación de un documento implicaba la intervención de un escribano, personaje normalmente distinto de quien realizaba la minuta.
Fases de la Creación Documental
1. Minuta y Suscripción
En los documentos públicos, la intervención del autor del hecho documentado se reducía a la suscripción real, como la del papa o del señor. En los documentos privados, dado el carácter que se le dio a la minuta como documento original, los únicos que debían firmar la nota o minuta eran el autor o autores, mientras que el notario ponía su signo en el documento en limpio.
2. Reconocimiento (Recognitio)
Es la comprobación de que existe conformidad entre el deseo del autor y el documento correspondiente a sus intenciones. En los documentos públicos no era normal que el mismo autor hiciera la comprobación, sino que delegaba en personas de su cancillería que se responsabilizaban del documento. Esto se indicaba con fórmulas como obtulit, junto al nombre del oficial, o recognovi, junto a una señal figurada o dibujo. A veces, en vez de la firma, aparece una forma verbal abreviada atribuida, según Finke, al canciller cuando todavía no era obligatorio el uso de la firma autógrafa.
3. Registro (Registratio)
Procedimiento que consiste en transcribir, de forma íntegra o en extracto, el texto o el contenido de los actos, a medida que son expedidos o recibidos. Según épocas y cancillerías, las transcripciones se hacían en diferentes momentos de la documentación, bien sobre el original o sobre la minuta. Queda constancia en los documentos como «registrada».
4. Validación (Validatio)
Proceso por el cual un documento recibe sus signos o marcas de autenticidad, variables según épocas, usos cancillerescos y normativas.
Elementos de Validación:
- Suscripciones: Son las fórmulas por las cuales las partes, los testigos del acto jurídico o del acto escrito y el escribano marcan la participación que han tenido en dicho acto y manifiestan su voluntad personal, su consentimiento o su presencia. Autógrafas al principio, después fueron escritas generalmente por el rogatario.
- Fórmula Notarial: Es la fórmula por la cual un notario se nombra, indicando la parte que ha tenido en la puesta por escrito del acto, responsabilizándose del mismo, particularmente por la aposición de su signo manual para darle un valor auténtico. Por ejemplo:
e yo el dicho escriuano presente fuy en vno con los dichos señores justicia e regimiento a todo lo que dicho es, e lo fize escreuir e fiz e aquí este mio signo en testimonio de verdad
- Signo: Es una marca personal que se inserta por las partes o testigos de un acto. A menudo era una cruz autógrafa que precede o acompaña a la suscripción; trazado por los analfabetos, era un sustituto de la suscripción. En vez de una cruz, el signo manual es un monograma o figura compuesta de letras siguiendo un dibujo más o menos geométrico.
- Rota: Otro signo de validación, de forma circular, propia de la cancillería pontificia, algunas eclesiásticas y de otras cancillerías de los reinos hispanos occidentales, dibujada al pie de documentos solemnes que les daban un suplemento de solemnidad y validez.
- Signatura: Es una marca personal autógrafa, compuesta por el nombre de la persona seguida, generalmente, de una rúbrica. En ciertas cancillerías, la signatura real era trazada, a veces, por un oficial encargado de esta función y llamado «secretario de la mano». En los documentos reales hispanos es frecuente que los monarcas firmen expresando su título.
- Aposición del Sello: Confiriere al contenido del documento una garantía de autenticidad. Es un elemento esencial y último de la validación. La matriz la guardaba el canciller o guardasellos (en la cancillería aragonesa). En el siglo XVII se introdujo el papel sellado para todo instrumento. El sello se aplicaba, de ordinario, a los documentos públicos; el dibujo, a los privados.
5. Tasación
Operación por la cual se estimaba, tras la tarifa y, según las modalidades de cada cancillería, la tasa que había de pagar por el derecho de sello y otras tasas (registro), y por la que se podía acordar la gratuidad para ciertos destinatarios.
6. Entrega (Traditio)
Tras el pago o promesa de pagar los derechos correspondientes, los documentos eran entregados a los destinatarios o a sus representantes. Es una fase que se sale de la conscriptio propiamente dicha.
Las Formas del Documento
Es el conjunto o complejo de reglas de representación usado para transmitir un mensaje. La forma documental puede ser física (externa o extrínseca) e intelectual (interna o intrínseca), siendo la forma física el revestimiento externo del documento, mientras que la forma intelectual sería su articulación interna.
Esta distinción se debe a los autores del Nouveau Traité de Diplomatique, quienes entienden por caracteres internos aquellos que son inherentes e inseparables de cada documento, que se encuentran siempre sea cual sea la tradición documental (original o copia); mientras que los externos son aquellos que no pueden ser examinados en las copias.
Los Caracteres Externos
Un estudio diplomático sobre el soporte o materia sustentante debe considerar los siguientes elementos:
- Materia: Mediante la cual se hace perceptible el contenido del documento: papiro, pergamino y papel. Elementos a considerar:
- Tipo, preparación y formato del soporte.
- Calidad de la pasta para la fabricación del papel y sus filigranas y contramarcas que permiten detectar el lugar de procedencia y fecha de fabricación.
- Puntizones y corondeles.
- Márgenes.
- Número de cuadernillos.
- Repliegues para el sello, pautado.
- Medio: El medio que se adopta para fijar en esa materia la representación del contenido documental: la tinta y la escritura.
- Tintas: Composición, color, tipo de pluma.
- Escritura: Habrá que atender a su clasificación tipológica sin olvidar analizar tanto su forma como la puntuación y disposición de la escritura; identificación de manos, etc.
- Signos especiales: Son aquellos que no son escritura, tales como membretes, logotipos, escudos heráldicos, rúbricas u otras formas gráficas con una funcionalidad administrativa o decorativa más que comunicativa. Siendo los fundamentales para la Diplomática aquellos signos que se utilizaban para validar el documento junto a la firma.