3. SEGÚN SU CONTENIDO O TEMÁTICA:
·Reuniones De información:
◊ Reuniones De información descendente: Los superiores jerárquicos transmiten Informaciones a sus subordinados: motivos por los cuales se celebra la reuníón, Transmitir las informaciones planeadas y asegurarse de que éstas han llegado Adecuadamente. Las personas que reciben la información tendrán que prestar la Máxima atención para asimilarla.
◊ Reuniones de información ascendente: La información fluye desde los asistentes hasta las personas que han preparado La reuníón. Este tipo de reuniones son útiles para conocer el porqué de Determinados comportamientos de grupo, para recabar impresiones sobre ciertos Trabajos o conseguir opiniones sobre el diseño de productos o procesos de Producción. Para recabar toda esta información se requiere un moderador que Anime y estimule la participación de los asistentes.
◊ Reuniones De información horizontal: son aquellas que potencian la transmisión de Información entre grupos o personas que no actúan como superiores o Subordinados de nadie. Son muy provechosas para intercambiar impresiones y Favorecer los climas de concordia y confianza entre los asistentes.
·Reuniones Para tomar decisiones o generar ideas.
4. OTRO TIPO DE REUNIONES:
·Reuniones De solape: Son las reuniones que se hacen a diario entre el Final de la jornada de unos trabajadores y el comienzo de la jornada del Siguiente turno para que no exista descoordinación entre el trabajo que Realizan ambos grupos.
·Reuniones Para formar a un equipo de trabajo: son aquellas reuniones Convocadas con el fin de que personas que han colaborar juntas en un proyecto, Establezcan objetivos comunes a todos. Los organizadores pueden analizar el Grado de compatibilidad laboral de las personas que formarán ese equipo para Tomar las decisiones que al respecto sean oportunas.
·Eventos Corporativos: son jornadas, cursos, seminarios, talleres, Congresos, charlas…
PUNTO 5: ¿CÓMO SE ORGANIZA UNA ReuníÓN?
1. PLANIFICACIÓN:
·ESTABLECER LOS OBJETIVOS: Se Deben definir los objetivos de forma clara, jerarquizarlos según su importancia Y darlos a conocer a todos los participantes.
·VALORAR SI ES CONVENIENTE REALIZAR LA ReuníÓN: Analizar las ventajas e inconvenientes de convocar la Reuníón.
·TOMAR LA DECISIÓN DE REALIZAR O NO LA ReuníÓN: Los organizadores deben tomar la decisión de celebrar O no la reuníón para poder empezar su preparación y convocar a los asistentes.
Conviene Organizar una reuníón si se dan las siguientes condiciones:
◊ Un grupo, empresa o asociación necesita fomentar el diálogo entre diversas Personas sobre un tema o una cuestión concreta.
◊ Un grupo, empresa o asociación precisa nuevas ideas sobre un tema concreto.
◊ Debido a la falta de tiempo, en el mismo momento de la reuníón, los participantes Expongan sus opiniones.
2. PREPARACIÓN:
·Concretar:
◊ Si la reuníón es grande: se prepara el programa de trabajo que es un documento que indica el Contenido de la reuníón y la secuencia de charlas o reuniones.
◊ Si le reuníón es pequeña: se prepara la orden del día que es un documento que detalla el conjunto de Temas a tratar en la reuníón. Éstos se especifican en la convocatoria donde de Suele incluir un tiempo para ruegos y preguntas.
·Elegir un lugar de reuníón acorde al número De participantes.
·Recopilar toda la información que se Necesita y prepararla para entregarla a los asistentes.
·Si se va a invitar a un ponente, habrá que Seleccionarlo en función del tema a tratar, comunicarles la invitación con antelación Y tema propuesto y finalmente, esperar que acepten.
·Concretar la duración de la reuníón.
·Realizar y enviar la convocatoria: el Documento a través del cual se convoca una reuníón y donde debe constar los Destinatarios, la fecha y hora de la reuníón, el lugar, la duración y el orden Del día o programa.
3. EJECUCIÓN:
Comienza el desarrollo de la reuníón; se exponen los Temas de manera lógica y se intenta tratar primero los más importantes o Urgentes.
Esta fase es importante porque, por un lado, se van a Dar los pasos necesarios para alcanzar los objetivos que se han previsto y por Otro, se entre en contacto directo con los participantes; por ese motivo es Esencial la figura del coordinador; Entre sus funciones cabe destacar:
1.Acoger A los participantes
2.Presentar La cuestión, asunto o tema sobre el que versará la reuníón
3.Repartir La documentación cuando sea necesario
4.Moderar, Cuando no haya sido designada otra persona para ello
4. RESUMEN Y REGISTRO:
Esta fase sirve para dejar Constancia de lo ocurrido en la reuníón y luego poder valorar si se han Cumplido los objetivos previstos.
Una vez concluida la Reuníón, se hace un resumen de todo lo acontecido; dicho resumen debe recoger Los siguientes datos:
1.Asistentes
2.Temas Tratados
3.Posturas De las personas que han participado
4.Señalar Si los acuerdos se han tomado por unanimidad o por mayoría
5.Indicar Quién se va a encargar de hacer o desarrollar los acuerdos tomados y las fechas Para que se realicen
6.Fecha De la próxima reuníón si fuera necesario
Una Vez realizado el informe o resumen, hay que enviarlo con la mayor rapidez a las Personas interesadas; es importante que una persona realice dicha función para Que se distribuya la información.
5.EVALUACIÓN:
Es La última etapa de la organización de la reuníón. La persona que la ha Preparado deberá evaluar si se han cumplido los objetivos planteados y si la Reuníón se ha desarrollado según lo previsto. Para ello, elabora un listado de Comprobación y un cuestionario de evaluación que recogen lo que ha salido bien Y en qué se ha fallado y por qué.
PUNTO 6: MEDIOS Y PAUTAS PARA ORGANIZAR REUNIONES
1. RECURSOS ECONÓMICOS:
Al preparar una reuníón, Hay que pensar:
·Los Gastos: Se debe tener en cuenta: los alquileres, el pago de ponentes, la compra de Material audiovisual, fotocopias…
·Los Ingresos: Pueden proceder: de los recursos internos de la empresa, del grupo que convoca La reuníón o recursos externos como subvenciones. En seminarios y congresos se Cobra una cuota de inscripción con la que se cubren los gastos.
2. RECURSOS HUMANOS:
En una reuníón se requiere La presencia de las siguientes personas:
·Un Coordinador: se encarga de supervisar y organizar todos los Equipos de trabajo desde su puesto de responsabilidad de la reuníón.
·Un Responsable de cada área: en especial en las áreas de economía, Tecnológica y audiovisual.
·Un Moderador: tendrá las siguientes funciones: abrir la reuníón, Presentar a los ponentes y los temas, conceder los turnos de palabra, Reconducir la reuníón cuando se sale del tema principal y cerrarla.
·Un Secretario: deja constancia de todo lo sucedido: las diferentes Posturas, los asistentes… y además, se encargará de redactar el acta y realizar Las conclusiones.
·Un/unos Experto/s en la materia: que impartirán la charla; conviene tener Un sustituto por si el experto principal no puede asistir.
3. RECURSOS TÉCNICOS:
Entre éstos cabe destacar:
·Recursos Clásicos: Pizarra, teléfono…
·Recursos Audiovisuales: transparencias, vídeos, ordenadores, proyectores, Paneles informativos…
·Videoconferencia: Permite la comunicación al mismo tiempo entre personas que se encuentran en Sedes diferentes. Consiste en conectar varias cámaras en las diversas salas de Reuníón que recogen las imágenes de las mismas y son proyectadas a otros Lugares a través de sistemas informáticos. Al no haber desplazamiento, esta Técnica supone un ahorro de costes y de tiempo para las empresas.
4. LUGAR DE LA ReuníÓN:
El espacio se elige en Función de las personas que asistan a la reuníón y de los medios que disponen Los organizadores.
La colocación de los Asistentes puede ser:
·En Círculo y en elipse: todos los participantes se ven, con lo Cual se fomenta el dialogo entre ellos.