¿Qué es la Comunicación Escrita?
La comunicación escrita es un tipo de comunicación en la que un emisor elabora un mensaje utilizando como código la lengua escrita, sin necesidad de coincidir espacial ni temporalmente con su receptor.
Características de la Comunicación Escrita
- Permanencia: Se puede dejar constancia de la información y permite comprobaciones posteriores.
- Comunicación Múltiple y Simultánea: Un mismo mensaje llega, a la vez, a personas que están en distintos lugares.
- Mensaje Elaborado: Es necesario pensar sobre el contenido y la forma para que se entienda.
- Impersonalidad: El mensaje en los escritos profesionales es más impersonal que en las comunicaciones orales.
- Comunicación No Verbal: El registro escrito no permite el uso de elementos de comunicación no verbal como gestos, tono de voz, volumen, etc.
- Retroalimentación: La retroalimentación no es fácil ni inmediata en la comunicación escrita tradicional. Sin embargo, las nuevas tecnologías permiten una comunicación escrita más fluida mediante el uso de internet a través del chat.
- Carácter Funcional: Nos ayuda a relacionarnos con el resto de la sociedad, por ejemplo, con instituciones y organismos a través de contratos, leyes, solicitudes, etc.
El Asunto en una Carta
El asunto de una carta debe ser una breve descripción del motivo de la misma.
Redacción de Ideas en una Carta Comercial
Las ideas de una carta comercial se redactarán de forma breve, clara, ordenada y estructurando el contenido en párrafos.
Fases y Principios de la Redacción Escrita
Fases de los Mensajes Escritos
Las fases de elaboración de mensajes escritos son:
- Planificación: Búsqueda de la información y organización de las ideas que se quieren transmitir.
- Textualización: Redacción del escrito conforme al guion realizado. Se tendrán en cuenta las características de los destinatarios.
- Revisión del Texto: Lectura final y reescritura cuando sea preciso. Se revisarán aspectos sintácticos y ortográficos, así como la presentación de la página.
Requisitos para la Redacción de Documentos Escritos
La redacción de documentos escritos requiere un uso adecuado del lenguaje. Es necesario aplicar una serie de principios y técnicas de redacción y presentación de los documentos, así como la correcta utilización de las normas generales y ortográficas.
Principios de Redacción
Los principios fundamentales de redacción son:
- Adecuación: El mensaje debe adaptarse al receptor y al contexto.
- Claridad: El mensaje tiene que poder entenderse con facilidad, sin dejar lugar a dudas o interpretaciones erróneas.
- Concisión: Conviene expresar el mayor número de ideas con la mínima cantidad de palabras.
- Corrección: Hay que respetar las normas gramaticales y ortográficas.
- Cortesía: El tratamiento que utilicemos debe ser respetuoso con el receptor.
- Coherencia: Las diferentes partes del texto deben estar relacionadas entre sí.
- Riqueza de Vocabulario: El mensaje debe incluir vocabulario variado y preciso, evitando repetir en el mismo texto las mismas palabras o expresiones constantemente.
Presentación de Documentos Escritos
Recomendaciones para la Presentación de Documentos
Hay que tener en cuenta las siguientes recomendaciones para la presentación de los documentos escritos:
- Papel: Se suele utilizar el color blanco, con espesor mínimo de 80 gramos y tamaño A4.
- Márgenes: Los márgenes superior e izquierdo suelen ser superiores al inferior y derecho.
- Interlineado: Se utilizará un interlineado sencillo o de 1,5 líneas, en función de la cantidad de texto.
- Alineación: En general, se utilizará la alineación justificada.
- Párrafos: Lo habitual es que en cada párrafo se desarrolle una idea. Estos se separan con punto y aparte.
- Tipografía o Fuente: Normalmente, está definida por la empresa para transmitir una imagen común. Debe ser sencilla y que facilite la lectura. No se debe abusar de la negrita, cursiva o subrayado.
- Tamaño y Color: Generalmente, el tamaño suele ser 11-12 puntos en color negro.
Terminología: Abreviatura y Sigla
Una abreviatura es la representación reducida de una palabra o grupo de palabras mediante algunas de sus letras. Las abreviaturas finalizan con un punto (.) o una barra (/).
Una sigla es una palabra formada por las iniciales de los términos que integran una denominación compleja. Estas se utilizan para referirse de forma abreviada a organismos, empresas, sistemas, etc.
La Carta Comercial
¿Qué es una Carta Comercial?
Una carta comercial es un documento de comunicación externa utilizado por las empresas para intercambiar información y establecer relaciones comerciales con clientes, proveedores y otras entidades.
Partes Fundamentales de una Carta Comercial
Una carta comercial se divide en tres partes fundamentales:
- ENCABEZAMIENTO: Incluye Membrete, Destinatario y Fecha.
- CUERPO: Incluye Asunto, Saludo y el Cuerpo del mensaje.
- CIERRE: Incluye Despedida, Firma y Anexo (si lo hay).
El Cuerpo de la Carta Comercial
El cuerpo de la carta es donde se redacta el contenido principal del mensaje. Consta generalmente de:
- Introducción
- Desarrollo
- Conclusión
Uso del Anexo en la Carta Comercial
Si se adjunta algún documento junto a la carta, se indicará el anexo al final de la misma.
Pasos Previos a la Elaboración de Cartas Comerciales
Antes de elaborar una carta comercial, se deben llevar a cabo los siguientes pasos:
- Recopilar datos sobre el asunto que se va a tratar y sobre el destinatario.
- Establecer el objetivo de la comunicación.
- Generar, depurar, organizar y jerarquizar las ideas.
Consejos para Redactar una Carta Comercial
Aquí tienes tres consejos clave para redactar una carta comercial efectiva:
- Utilizar un tono cercano y respetuoso, con amabilidad y cortesía. Dirigirse al destinatario siempre de usted o ustedes.
- Utilizar párrafos cortos con enunciados sencillos y comprensibles.
- Adecuar la redacción al destinatario específico.
Aspectos Clave al Revisar una Carta Comercial
Al revisar una carta comercial, se debe prestar especial cuidado en que:
- El mensaje se transmite con claridad.
- No existen errores ortográficos ni gramaticales.
- La presentación del documento es adecuada y de lectura fácil.
- El vocabulario es preciso y variado.
- El contenido del mensaje no es redundante ni presenta falta de concordancia.
- No falta información relevante.
- Se cumple con el objetivo pretendido.
Tipos de Cartas Comerciales
Tipos Más Frecuentes de Cartas Comerciales
Los tipos de cartas comerciales más frecuentes son:
- Cartas de Presentación y Ofertas
- Cartas de Solicitud de Información
- Cartas de Solicitud de Presupuesto
- Cartas de Pedido
- Cartas de Reclamación
- Cartas de Respuesta a una Reclamación
- Cartas de Reclamación de Pago
Carta de Presentación
Una carta de presentación se envía a clientes potenciales para presentar a la propia empresa y los productos que ofrecen, o para informar de ofertas especiales, lanzamientos de nuevos productos, aperturas de negocios, etc. Pueden ir acompañadas de folletos publicitarios o de catálogos.
Carta de Solicitud de Información
En una carta de solicitud de información se puede solicitar información sobre características de los productos, precios, descuentos, plazos de envío, gastos y medio de transporte, forma de pago, etc.
Carta de Solicitud de Presupuesto
En una carta de solicitud de presupuesto se solicita un presupuesto detallado en el que se especifique claramente las características del artículo que se quiere adquirir, las condiciones comerciales y el coste del mismo.
Diferencia entre Carta-Pedido y Carta con Pedido Anexo
- Carta-Pedido: En el propio cuerpo de la carta se especifican todos los detalles de la compra (referencias, unidades, precio, forma de envío, plazo de entrega, condiciones de pago, etc.).
- Carta con Pedido Anexo: Los detalles de la compra se reflejan en un documento adjunto. En la carta solo se hace mención a ese documento.
Carta de Reclamación
Una carta de reclamación se utiliza para exponer alguna queja y solicitar una solución cuando la empresa no está satisfecha con los productos o servicios recibidos. Las causas pueden ser retraso en el servicio, errores en la mercancía, productos en mal estado, falta de artículos, errores en el precio, etc.
En el caso de reclamación de una deuda, se deben aclarar todos los detalles sobre el motivo de la reclamación, con seguridad y firmeza, pero sin perder el respeto y siempre sin ser ofensivos.
Respuesta a una Reclamación
Tras recibir una reclamación, la empresa debe contestar con una carta explicativa en la que se reconoce o no se reconoce el error aludido.
Carta Circular
Una carta circular es una carta comercial que se envía con el mismo contenido a varios destinatarios, cambiando solo el nombre y la dirección de la persona a la que se dirige. Se utiliza cuando hay que transmitir la misma información a muchas personas distintas.