El Organigrama: Definición y Fundamentos
El organigrama es la representación gráfica simplificada de la estructura formal que ha adoptado una organización. Define la composición y las relaciones de la estructura organizativa. Es una representación simplificada de la realidad, referente a las áreas de actividad y los niveles jerárquicos. Es uno de los elementos constitutivos del Manual de Organización.
Finalidad del Organigrama
- Provee un cuadro global de la organización.
- Informa a los miembros de la organización acerca de su posición y su relación con el resto de la organización.
- Permite detectar fallas de:
- Control interno
- Departamentalización
- Superposición de funciones
- Autoridad mal definida
- Alcance de control.
Ventajas del Organigrama en la Administración
En la administración es necesario el uso de diagramas como medios de comunicación. Es útil para representar estructuras, procesos y recorridos. La utilidad se manifiesta en una descripción más clara y simple que si los hechos fueran expresados en palabras o en números.
Se pueden enunciar las siguientes ventajas del organigrama:
- Reduce el espacio de representación mediante la utilización de símbolos.
- Es un medio eficaz de comunicación y análisis.
- Permite localizar con rapidez incoherencias y errores en los hechos que se representan.
- Es adecuado para la representación de relaciones complejas.
- Permite una comparación fácil entre dos o más modelos propuestos.
- Es más fácil de actualizar.
- Suele estar menos expuesto a interpretaciones erróneas.
Criterios para la Confección y Diseño del Organigrama
El organigrama debe ser una descripción clara de:
- Los niveles jerárquicos:
- Niveles de autoridad
- Centros de poder
- Relaciones de autoridad.
- Los niveles funcionales:
- La departamentalización
- La división por función y por especialidad.
Técnica de Diagramación del Organigrama
Elementos Básicos de la Simbología
Los Rectángulos
Se utilizan para representar cargos, funciones y personas. Se dibujan en posición horizontal. El tamaño será en función directa con la importancia relativa del cargo.
Las Líneas
Indican la relación de autoridad existente. Se dibujan en sentido vertical y horizontal. La unión con un cuadro u otras líneas forma un ángulo de 90 grados.
Distribución de los Rectángulos
La distribución espacial de estos representa las relaciones de autoridad existentes, ya que verticalmente indican distintos niveles de jerarquía y horizontalmente, igualdad de jerarquía en la estructura.
Contenido de los Rectángulos
La información que se coloca en estos es la siguiente:
- El nombre de las funciones y/o personas.
- Además de lo expuesto en a), se incluye el código del cargo, número de la cuenta presupuestaria, centro de costo y número de personas a cargo.
Tamaño de los Rectángulos
En los diagramas, los rectángulos que indican el nombre de la función y/o persona, el tamaño inferior será de 2 cm de ancho por 1 cm de alto, aumentando la jerarquía o necesidad alternativamente de 1 cm de ancho y 0,5 cm de alto. Los diagramas en cuyos rectángulos figura el nombre de la función, código, número de la cuenta presupuestaria y número de personas a cargo, se diferencian del anterior porque en la base del rectángulo se forma otro de 0,5 cm de alto por el mismo ancho, particionado en tres, donde se colocarán los números correspondientes, variando el tamaño igual que en el caso anterior.
Distancia de los Rectángulos
Verticalmente está dada por el alto del rectángulo superior; horizontalmente está en función de la cantidad de rectángulos correspondientes a ese nivel.
Representaciones Gráficas Equivalentes
La elección de la forma de graficar depende del espacio disponible y la preferencia personal.
Características de la Hoja de Organigramas
Debe reunir las siguientes características:
- Tamaño de la hoja adecuado al propósito.
- Recuadro respecto del borde de la hoja:
- Marco superior de 9 mm.
- Marco derecho de 10 mm.
- Marco inferior de 8 mm.
- Marco izquierdo de 30 mm.
- Recuadro de identificación: el tamaño es de 10 x 3 cm.
- Este recuadro va ubicado en el vértice superior izquierdo.
- El dibujo del diagrama se extiende hasta 0,5 cm antes del marco de la hoja.
- Líneas guías: las hojas preimpresas contienen 55 líneas horizontales de 0,5 cm cada una de otra, 37 líneas verticales a 1 cm una de otra.
Extensión del Organigrama
La extensión del organigrama puede no permitir su dibujo en la hoja normal y, por razones de claridad, diseño y dimensiones del papel, puede obligar a dividir el organigrama total en dos o más partes. Para la continuidad de unas a otras se utiliza el número de código asignado a los respectivos diagramas como conector, ubicándolo dentro de un recuadro, en el vértice superior izquierdo de la hoja.
Diagramas de sectores de la organización: Cuando el gráfico se limita a un sector en especial por motivos diferentes, tendremos que mostrar que es parte de otro mayor, para lo cual las líneas horizontales, que vinculan el sector con las restantes, serán dibujadas en líneas de trazos partidos.
Simplicidad
El organigrama debe ser simple. Nos brinda información acerca de la organización; por eso debe estar bien presentado en su aspecto general.
Equilibrio
Los rectángulos deben estar distribuidos de forma tal que muestren un gráfico del diagrama equilibrado y simétrico.
Codificación de los Cargos del Diagrama
Una vez diseñado el diagrama, puede asignarse un número de código a cada uno de los puestos o funciones que representan. Esto permite identificar más rápidamente dichos puestos o funciones.
Salida de las Líneas
Las líneas deben partir del punto medio del lado inferior del rectángulo del mayor nivel al punto medio del rectángulo de nivel inferior.