Administración de Stocks o Existencias en la Empresa
Las empresas industriales se caracterizan por su actividad transformadora y cumplen tres funciones básicas:
- Aprovisionamiento de materias primas y otros bienes almacenables.
- Transformación de los materiales en productos terminados.
- Distribución a los clientes de los productos fabricados.
En la empresa industrial, los stocks están almacenados hasta que son incorporados en el proceso productivo o demandados por los clientes en caso de que se trate de productos elaborados. Las empresas comerciales centran su actividad en las funciones de aprovisionamiento y distribución. En este caso, los stocks o existencias son los bienes adquiridos con el fin de venderlos a terceros sin transformación previa.
Diferencias en el Aprovisionamiento y Distribución Comercial
El aprovisionamiento en las empresas comerciales mayoristas proviene directamente del fabricante; mientras que en las detallistas, el proveedor puede ser un fabricante o un distribuidor mayorista. En el caso de empresas mayoristas, la distribución se lleva a cabo para empresas detallistas, y en el caso de estas últimas, el producto va directamente al consumidor final.
Tipos de Existencias o Stocks
Podemos clasificar los stocks a partir de diversos criterios. En función de la finalidad que la empresa otorga a los stocks, podemos hacer la siguiente clasificación:
- Stock activo, normal o de ciclo.
- Stock de seguridad.
- Stock óptimo.
- Stock cero.
- Stock estacional o de temporada.
- Stock de especulación.
- Stock en tránsito.
- Stock de recuperación.
- Stock muerto.
Stock Activo, Normal o de Ciclo
Está formado por los artículos con los que cuenta la empresa para hacer frente a la demanda normal que proviene de los clientes. Este stock evoluciona entre un nivel máximo y uno mínimo: el máximo lo determina o bien la propia capacidad del almacén, o bien el capital invertido en mercancías y en costes derivados de la gestión de almacenamiento. El mínimo se establece ante la probabilidad de que se produzcan roturas en el stock y no podamos atender la demanda.
Stock de Seguridad
Sirve para hacer frente a demandas imprevistas de clientes o a demoras en el plazo de entrega de proveedores. Cuando la demanda es superior a la estimada puede tener lugar una rotura de stock, por la cual carecemos de existencias para hacer frente a las ventas solicitadas. El stock de seguridad es complementario al stock activo y se crea para evitar la rotura de stock durante el plazo de entrega.
Stock Cero (Just In Time – JIT)
Es una estrategia logística de almacenamiento que consiste en aplicar la técnica del JIT (Just In Time). Ésta se basa en aprovisionarse solo cuando es estrictamente necesario y en la cantidad requerida. Los stocks en almacén no tienen razón de ser y por ello no existen. Este sistema es utilizado en la industria del automóvil.
La utilización del stock cero está condicionada por dos factores fundamentales: la rapidez en el suministro y el encarecimiento en el precio de adquisición. En este último aspecto, la estrategia podrá ser rentable siempre que los costes financieros y los costes de almacenamiento sean superiores a los ahorros en las compras, al poder aprovechar ofertas, precios de oportunidad o rappels por adquirir grandes partidas.
Gestión de Stocks o Existencias
La función de la gestión de stocks consiste en determinar cuáles son las cantidades óptimas de cada artículo que hay que demandar cuando se realiza un pedido (¿cuánto pedir?) y la periodicidad óptima en que hay que realizar los pedidos (¿cuándo pedir?) para alcanzar el mínimo coste de aprovisionamiento posible y satisfacer la demanda de la clientela.
Gestionar el stock necesario plantea varios problemas:
- La dificultad de prever con exactitud el comportamiento futuro del consumidor.
- La necesidad de disponer de un surtido variado y suficientemente cuantioso.
- Problemas de suministro.
- Costes periódicos y repetitivos.
La gestión de stocks de una empresa será tanto más acertada cuanto menor sea el coste de su realización y cuanto más y mejor se logre satisfacer las necesidades de materiales y artículos de la propia empresa y de sus clientes.
Si la empresa tiene un stock elevado, podrá atender a sus clientes en todo momento. Pero hay que tener en cuenta que mantener en almacén un stock elevado cuesta caro. En ese caso, ¿no se podría dar el mismo servicio al cliente a un menor coste?
Por otro lado, la empresa puede atender las ventas anuales de un artículo encargando a su proveedor un único pedido o bien encargando dos, tres o más pedidos, con lo que las cantidades en cada pedido serían más pequeñas y los stocks y los costes de almacenamiento se reducirían.
¿Qué se debe hacer? ¿Cuándo debemos emitir una orden de pedido? ¿Qué cantidad debemos solicitar en cada pedido? ¿Cuántas unidades de cada artículo debemos mantener en stock?
La gestión de stocks trata de dar respuesta a estas preguntas, y para ello, deberá tener en cuenta las siguientes variables, de gran importancia en la decisión:
- El nivel de servicio al cliente.
- Las previsiones de venta.
- Los costes de la gestión de stocks.
- Los plazos de entrega del proveedor.
Estructura y Tamaño del Stock
Un stock excesivo cuesta caro, pero también un stock insuficiente llega a resultar costoso, ya que puede suponer roturas de stocks, cuyas consecuencias son pérdida de ventas, insatisfacción de los clientes y, en ocasiones, pérdida de clientes.
El stock total debe estar formado por:
- El stock de presentación. Representa el stock de artículos que deben estar expuestos en el lineal para atender las ventas. No debe faltar nunca.
- El stock de reserva, normal o de ciclo. Cubre las ventas entre dos pedidos consecutivos y las que se produzcan durante el plazo de entrega del proveedor.
- El stock de seguridad. Es un stock de protección para hacer frente a las oscilaciones no previsibles de las ventas y/o aprovisionamiento por parte de los proveedores.
Sistemas de Reaprovicionamiento
La reposición de stocks o reaprovisionamiento tiene lugar antes de que se produzca el desabastecimiento, por ello, debemos emitir un nuevo pedido cuando lleguemos a un nivel de existencias que nos permita cubrir la demanda hasta que llegue el siguiente suministro.