UT 1 – Conceptos básicos de técnica contable
1. La contabilidad
La contabilidad es la ciencia que determina el conjunto de técnicas y procedimientos para registrar las operaciones que realiza la empresa y poder conocer su situación económica y financiera.
El patrimonio es el conjunto de bienes, derechos y obligaciones debidamente valorados. Las cuentas patrimoniales están en los grupos 1 al 5 del cuadro de cuentas.
Los elementos patrimoniales se pueden agrupar en las siguientes masas patrimoniales:
- Activo: representa un bien o un derecho.
- Pasivo no exigible o Patrimonio Neto (PN): recoge las aportaciones de los socios (capital social) y los beneficios no distribuidos (reservas).
Desde un punto de vista contable, el patrimonio puede presentar la siguiente estructura:
- Estructura económica (EE): compuesta de bienes y derechos (representa las inversiones de la empresa). Es igual al activo.
- Estructura financiera (EF): es la suma de los recursos propios y los recursos ajenos (son las fuentes de financiación). Está formada por el pasivo exigible y por el patrimonio neto.
En contabilidad siempre se tiene que verificar la siguiente igualdad, conocida como la ecuación fundamental del patrimonio:
Activo = Patrimonio neto + Pasivo
Los elementos patrimoniales se pueden dividir en submasas y agruparse de la siguiente forma:
Activo | Patrimonio neto y Pasivo | |
Activo no corriente | Patrimonio neto | Capitales permanentes |
– Inmovilizado intangible – Inmovilizado material – Inversiones financieras a L/P | – Capital – Autofinanciación | |
Activo corriente | Pasivo exigible | |
– Existencias – Deudores comerciales – Inversiones financieras a C/P – Efectivo | Pasivo no corriente | |
Pasivo corriente | Pasivo corriente | |
El balance de situación es un documento contable en el que se presentan los elementos patrimoniales que componen el patrimonio de la empresa, agrupados en masas y submasas patrimoniales, que informan de la situación económica y financiera de la empresa (artículos 34 y siguientes del Código de Comercio).
Para ordenar los elementos en el balance se sigue el criterio de liquidez y exigibilidad: el activo se ordena según el criterio de liquidez, es decir, de menor a mayor facilidad para convertirse en dinero (realización del activo), mientras que el PN y el pasivo se ordenan según el criterio de exigibilidad, es decir, de menor a mayor plazo de tiempo que van a tardar en exigirnos las obligaciones.
2. La metodología contable
El método contable es el conjunto de operaciones que, siguiendo unas normas, realizan las empresas durante el proceso contable, para que la contabilidad refleje en todo momento de manera fiel la situación de la empresa.
La cuenta es el instrumento utilizado para medir y representar la evolución y situación de un elemento patrimonial (refleja la situación inicial, las variaciones y el valor final de los elementos patrimoniales).
- Abrir una cuenta: anotar su título y hacer la primera anotación.
- Cargar, adeudar o debitar una cuenta: hacer una anotación en el debe.
- Abonar, acreditar o descargar una cuenta: hacer una anotación en el haber.
- Saldo de una cuenta: es la diferencia entre las sumas de las cantidades del debe y del haber. Si la suma del debe es mayor que la del haber, la cuenta tiene saldo deudor (SD); si la suma del haber es mayor que la del debe, la cuenta tiene saldo acreedor (SA); si ambas sumas son iguales, la cuenta tiene saldo nulo o cero.
- Liquidar una cuenta: determinar su saldo por diferencia entre la suma del debe y del haber.
- Saldar una cuenta: colocar el saldo en el lado que sume menos.
- Cerrar una cuenta: sumar los dos lados de la cuenta después de haberla saldado.
El convenio de cargo y abono nos indica cuándo hacer una anotación en el debe o en el haber, dependiendo de si las cuentas son de activo o de pasivo y PN:
- Si los elementos son de activo, el valor inicial y los incrementos se anotarán en el debe, y las disminuciones, en el haber.
- Si los elementos son de pasivo o PN, el valor inicial y los incrementos se anotarán en el haber, y las disminuciones, en el debe.
El sistema de partida doble indica que toda anotación contable debe realizarse de forma que conserve permanentemente la igualdad expresada en la ecuación fundamental del patrimonio. Para ello se deben seguir los principios básicos del sistema de partida doble:
- No hay deudor sin acreedor y viceversa (siempre debe haber una cuenta deudora y otra acreedora).
- Todo cargo en una o varias cuentas implica un abono en otra u otras cuentas.
- La suma de lo anotado en el debe tiene que ser igual a la suma de lo anotado en el haber.
3. Los libros contables
En el libro diario se representan día a día todas las operaciones relativas a la actividad de la empresa, de forma cronológica (artículo 25 del Código de Comercio). Es un libro obligatorio.
En el libro mayor se transcriben las operaciones registradas en el libro diario. Cada hoja del libro mayor representa un elemento patrimonial. El libro mayor no es un libro obligatorio.
Las cuentas de gestión son aquellas que inciden en el patrimonio de la empresa, es decir, las cuentas de gastos e ingresos (grupos 6 y 7).
Las cuentas de gastos están en el grupo 6 o 7 del cuadro de cuentas. Un gasto es aquella partida contable que contribuye a disminuir el beneficio o a aumentar la pérdida de la empresa. Incurrir en un gasto consiste en adquirir o utilizar un bien o servicio que no se integra en el patrimonio de la empresa.
Un pago se produce cuando existe una salida de dinero de tesorería.
Las cuentas de ingresos están en el grupo 7 o 6 del cuadro de cuentas. Un ingreso es aquella partida contable que contribuye a aumentar el beneficio o a disminuir la pérdida de la empresa. Incurrir en un ingreso consiste en prestar o vender algún bien o servicio que no se integra en el patrimonio de la empresa.
Un cobro se produce cuando existe una entrada de dinero en la tesorería de la empresa.
El resultado de la empresa puede ser pérdidas o beneficios, y se obtiene por diferencia entre los gastos y los ingresos de la empresa, restando a las ventas e ingresos (cuentas del grupo 7) las compras y gastos (cuentas del grupo 6).
El Impuesto sobre el Valor Añadido (IVA) es un impuesto indirecto que recae sobre el consumo en general (a diferencia de los impuestos especiales, que recaen sobre consumos específicos) y grava las entregas de bienes y prestaciones de servicios realizadas por los empresarios y profesionales en el ejercicio de su actividad económica.
- Por un lado, se soporta o se paga el IVA en las compras o adquisiciones: cuenta (472) HP IVA soportado (4727 para el IGIC).
- Por otro lado, se repercute o se recupera el IVA en las ventas o entregas de mercancías o prestaciones de servicios realizadas a terceros: cuenta (477) HP IVA repercutido (4777 para el IGIC).
Para contabilizar el IVA se pueden dar dos opciones:
- Si el IVA repercutido es mayor que el soportado deducible, tenemos un IVA a ingresar y lo contabilizamos en la cuenta (4750) HP acreedora por IVA.
- Si el IVA soportado deducible es mayor que el repercutido, tenemos un IVA a compensar o devolver y lo contabilizamos en la cuenta (4700) HP deudora por IVA.
El balance de comprobación de sumas y saldos es un instrumento contable que sirve para comprobar si se cumple la ecuación fundamental del patrimonio. En este documento, las sumas de las partidas del debe tienen que cuadrar con las partidas del haber, y las partidas con saldo deudor tienen que cuadrar con las partidas con saldo acreedor (aunque no tienen por qué cuadrar las cuatro columnas). Para obtenerlo se utilizan los datos del libro mayor.
El ciclo contable es el conjunto de operaciones que realiza una empresa durante un ejercicio económico, para ofrecer a los usuarios de la contabilidad, como mínimo con periodicidad anual, información sobre la marcha de la empresa, por motivos de carácter mercantil y fiscal.
El ciclo contable se compone de las siguientes fases:
- Inventario o balance de situación inicial.
- Libro diario:
- a) Asiento de apertura de la contabilidad.
- b) Registro de las operaciones.
- c) Asientos de regularización.
- d) Asiento de cierre.
- Libro mayor (que se realiza simultáneamente al diario).
- Balance de comprobación de sumas y saldos (que se realiza de forma simultánea al diario).
- Balance de situación final.