Los Proverbios de la Administración según Herbert Simon
Casi para cada principio podemos encontrar uno contradictorio, y no encontraremos nada que nos indique cuál es el que debemos aplicar.
Entre los principios más comunes se encuentran:
- La eficiencia administrativa aumenta por una especialización de la tarea entre el grupo.
- La eficiencia administrativa aumenta si se dispone a los miembros del grupo en una determinada jerarquía de autoridad.
- La eficiencia administrativa aumenta si se limita el alcance del control, en cualquier punto de la jerarquía, a un número pequeño.
- La eficiencia administrativa aumenta si se agrupa a los trabajadores, con propósitos de control, según a) propósito, b) proceso, c) clientela, o d) lugar. (En realidad, esta es una elaboración del primer principio, pero merece ser considerada por separado).
Especialización
Se supone que la eficiencia administrativa aumentará si se incrementa la especialización.
Existen dos tipos de especialización: especialización por lugar y especialización por funciones. El principio de especialización no ayuda en absoluto a elegir entre ambas opciones.
La sencillez del principio de especialización es engañosa y oculta ambigüedades, pues la «especialización» no es condición de administración eficiente, sino una característica inevitable de todo esfuerzo de grupo, sea este eficiente o ineficiente.
La especialización significa que diferentes personas están haciendo distintas cosas, y puesto que es físicamente imposible que dos personas estén haciendo la misma cosa en el mismo lugar y al mismo tiempo, dos personas siempre están haciendo cosas diferentes.
El verdadero problema no consiste en especializar, sino en especializarse de maneras que conduzcan a la eficiencia administrativa.
La Unidad de Mando
El principio de unidad de mando, al igual que el principio de especialización, no se puede violar, pues es físicamente imposible que un individuo obedezca dos órdenes contradictorias.
Tal vez afirme esto: que es indeseable colocar a un miembro de una organización en un puesto en el que reciba órdenes de más de un superior. La auténtica falla de este principio es que resulta incompatible con el principio de especialización.
Por ejemplo, en cuestión de programación de trabajo, un obrero puede estar sometido a un sobrestante (especialista en programación de trabajo), y en cuestión de operación de máquinas, a otro jefe, especialista en operación de máquinas.
Pero ni el principio de unidad de mando ni el principio de especialización ayudan a resolver esta controversia.
Alcance del Control
La eficiencia se mejora si el número de subordinados que informan directamente a cualquier administrador se limita a un número pequeño.
Un proverbio de la administración contradictorio es que la eficiencia administrativa aumenta si se mantiene al mínimo el número de niveles jerárquicos por los cuales tiene que pasar un asunto antes de que se actúe sobre él. Esto implica una simplificación de procedimientos.
Un limitado alcance del control produce inevitablemente un excesivo papeleo, pues cada contacto entre los miembros de la organización debe hacerse hacia arriba, hasta llegar a un superior común.
La alternativa consiste en aumentar el número de personas que estén bajo las órdenes de cada funcionario, de modo que la pirámide llegue más rápidamente a su cúspide (con pocos niveles de intervención). Pero si se exige que un funcionario supervise a demasiados empleados, se debilitará su control sobre ellos.
Tanto el aumento como la disminución del ámbito de control tienen algunas consecuencias indeseables.
La Organización por Propósito, Proceso, Clientela y Lugar
Se supone que la eficiencia administrativa aumenta si se agrupa a los trabajadores por tipo: a) propósito, b) proceso, c) clientela, o d) lugar.
La incongruencia radica en que estas categorías compiten entre sí, y en cualquier punto dado de división hay que sacrificar las ventajas de tres para obtener las ventajas de la cuarta. Además, existen ambigüedades en los significados de los términos «propósito», «proceso», «clientela» y «lugar».
Por ejemplo, cualquier unidad que presta servicios médicos y de salud pública para niños en edad escolar en el condado de Multnomah puede considerarse como:
- Una organización de «área», si forma parte de una unidad que presta los mismos servicios al estado de Oregón.
- Una organización de «clientela», si forma parte de una unidad que presta servicios similares a niños de todas las edades.
- Una organización de «proceso» o de «propósito» (sería imposible decir cuál de las dos), si formara parte de un departamento de educación.
Cuando se seleccionan ejemplos concretos de esta índole, las líneas de demarcación entre estas categorías se vuelven muy borrosas y confusas.
Los Cuatro «Principios de Administración»
Estos principios son mutuamente incompatibles y, al parecer, igualmente aplicables a la situación administrativa. Sin embargo, si son útiles, la dificultad surgió de tratar como «principios de administración» lo que en realidad solo son normas para describir y diagnosticar situaciones administrativas. Son puntos que se deben considerar al planear una organización administrativa eficiente.
La norma guía deberá ser la eficiencia general. Las desventajas mutuamente incompatibles deben equilibrarse.
Un enfoque válido al estudio de la administración exige que se identifiquen todos los criterios diagnósticos pertinentes para una situación, incluso si son varias normas contradictorias. Y que se investigue para determinar qué pesos se pueden asignar a las diversas normas cuando sean incompatibles.
La Descripción de Situaciones Administrativas
La primera tarea de la teoría administrativa es crear un conjunto de conceptos que permitan la descripción, en términos aplicables a la teoría, de situaciones administrativas. Estos conceptos deben ser operativos; es decir, empíricamente observables.
De lo contrario, habrá pocas razones para esperar rápidos progresos hacia la identificación y verificación de algunos principios administrativos válidos.
El Diagnóstico de las Situaciones Administrativas
El «principio» de eficiencia se debe considerar más como una definición que como un principio; es una definición de lo que significa una conducta administrativa «buena» o «correcta». No nos dice cómo maximizar esas realizaciones.
¿Cuáles son los factores que determinan el nivel de eficiencia que ha logrado una organización administrativa?
Se debe preguntar al miembro particular de la organización administrativa cuáles son los límites:
- Límites de su capacidad de desempeño.
- Límites de su capacidad de tomar decisiones correctas.
En la medida en que se supriman estos límites, la organización administrativa se irá aproximando a su meta de alta eficiencia.
Por una parte, el individuo se ve limitado por aquellas capacidades, costumbres y reflejos inconscientes. En este ámbito, los principios de administración deben interesarse en la fisiología del cuerpo humano y en las leyes de desarrollo de habilidades y de hábitos.
Por otra parte, el individuo se ve limitado por sus valores y por aquellos conceptos de propósito que influyen en la toma de decisiones. En este terreno, deben interesarse por los factores que determinan cuál de las organizaciones se ha ganado la lealtad del individuo.
En tercer lugar, el individuo está limitado por la extensión de sus conocimientos, tanto el conocimiento básico requerido para tomar decisiones, como la información requerida para que sus decisiones sean apropiadas a la situación dada.
Esta enumeración servirá para señalar las consideraciones que deben intervenir en la construcción de principios válidos y no contradictorios de la administración.
Asignación de Pesos a los Criterios
El primer paso en la modificación de los proverbios de la administración consistirá en crear un vocabulario. El segundo paso, estudiar los límites de la racionalidad. La teoría administrativa también debe preocuparse por la cuestión de los pesos que se deben asignar a estos criterios en situaciones concretas.
Hay dos condiciones indispensables para lograr una buena investigación de esta problemática:
- Primera: que los objetivos de la organización administrativa estudiada estén definidos en términos concretos, para medir con precisión los resultados.
- Segunda: ejercer control experimental para que sea posible aislar el efecto particular que estemos estudiando.
La Administración Pública según Pérez de Arce
La Administración Pública (AP) es más que un conjunto de leyes y reglamentos dictados para regir intereses generales, sino una ciencia de variados estudios (Derecho, Economía, Estadística).
En situaciones de contingencia (incendios) y cotidianas (pagos de sueldo), la administración siempre actúa.
Los seres humanos se relacionan en el ámbito público gracias a la administración, donde confluyen intereses privados.
Diversas funciones de la AP son: recaudadora, distribuidora, organización en guerra, transporte.
Por todo lo anterior, estudiar las dinámicas de la Administración es relevante.
Todos reconocen en la Administración Pública la mano que les asegura tranquilidad y garantías para desarrollar sus intereses.
La necesidad de vivir bajo un sistema que garantizara el orden y asegurara el bienestar general fue arrastrando a los seres humanos a formar sociedades políticas. La AP tiene su origen en la propia naturaleza de los seres humanos y su necesidad de organizarse.
Lo anterior motiva la necesidad de generar un sistema que garantizara orden y bienestar, lo que lleva a la Definición de Estado (Weber).
Es en el poder ejecutivo donde reside la AP, encargada de llevar su acción hasta los más mínimos detalles del bienestar y progreso.
Administrar es ejecutar cada uno de los actos con que se da cumplimiento a las leyes de interés general cuya dirección superior tiene el gobierno, sin que este descienda a los detalles de su ejecución, que corresponde a los funcionarios administrativos. “El gobierno es la inteligencia que dirige, la administración es el brazo que ejecuta” (Wilson).
Puede definirse la AP como el conjunto de mecanismos con los que el poder ejecutivo mueve todos los servicios con miras al bienestar general. Para lograr sus propósitos, la AP necesita de varias ciencias.