Documentación Clave en Operaciones Comerciales y Logísticas
Carta de Portes
La Carta de Portes es un documento que evidencia la existencia de un contrato de transporte. Es emitido por la agencia de transporte u operador logístico y refleja los términos del acuerdo entre el transportista y el cliente.
Características relevantes en el contexto del comercio electrónico:
- Variedad de servicios de entrega.
- El destinatario puede indicar horario preferente.
- Posibilidad de modificar el horario de entrega por parte del cliente.
- Seguimiento del pedido.
- Sirve como recibo o para presentar a la autoridad para comprobación.
Términos comunes:
- Portes pagados: Los gastos corren a cargo del proveedor.
- Portes debidos: Los gastos corren a cargo del cliente.
- Contra reembolso: El cliente paga al recibir la mercancía.
Incoterms (International Commercial Terms)
Los Incoterms son normas que ayudan a la interpretación de los términos comerciales en los contratos de compraventa mercantil internacional. Son publicados por la Cámara de Comercio Internacional (ICC).
Ejemplos de Incoterms:
- EXW (Ex Works): La mercancía se pone a disposición del cliente (importador) en la misma fábrica del proveedor (exportador).
- FCA, FAS, FOB, CFR, CIF, CPT y CIP: El cliente asume costes y riesgos relacionados con el transporte a partir de un punto determinado.
- DAP (Delivered at Place): El vendedor se hace cargo de todos los gastos y responsabilidades hasta que la mercancía desembarca en el puerto convenido.
- DAT (Delivered at Terminal) y DDP (Delivered Duty Paid): El exportador es responsable de las mercancías hasta la entrega final, incluyendo, en el caso de DDP, los derechos de importación.
La Factura
La Factura es el documento que acredita la operación de compraventa o prestación de servicios.
Cálculo de la Base Imponible (BI)
La Base Imponible (BI) es la cantidad sobre la que se aplica el tipo impositivo para obtener la cuota tributaria. A la BI se le sumará la cuota tributaria para obtener el total de la factura.
Fórmulas:
- Cuota de IVA = Tipo impositivo × BI
- BI + Cuota de IVA = Total factura
Cálculo detallado de la Base Imponible:
Precio × Cantidad = Importe bruto
– Descuento comercial
– Descuento funcional
– Rappels
– Descuento por pronto pago (p.p.p.)
= Importe neto
+ Portes y seguros
+ Envases y embalajes
+ Otros gastos
= Base Imponible
Tipos de Facturas
- Ordinaria: La factura estándar.
- Simplificada: Para operaciones de menor importe o específicas.
- Electrónica (e-factura): Emitida y recibida en formato electrónico.
- Rectificativa: Para subsanar errores en una factura ordinaria previamente emitida o para devoluciones.
- Recapitulativa: Agrupa varias operaciones realizadas con un mismo cliente en un periodo determinado para agilizar la facturación.
- Proforma: Documento informativo sin validez fiscal que detalla las condiciones de una futura venta.
Presupuesto y Pedido
El Presupuesto
El Presupuesto es un documento o informe que detalla el coste que tendrá un bien o un servicio. Lo emite el proveedor y, si el cliente lo acepta, el proveedor ha de atenerse a él sin cambiarlo.
El Pedido
El Pedido es la solicitud formal de compra de bienes o servicios.
Clases de Pedidos según el compromiso adquirido por proveedor y cliente:
- En firme: El proveedor y el cliente realizan una negociación previa y el pedido recoge el acuerdo pactado. Se emite la Nota de Pedido.
- Condicional: El cliente expone sus condiciones a su proveedor. Si este está conforme, el pedido pasará a emitirse en firme. En este caso se emite la Propuesta de Pedido.
Clases de Pedidos según la forma:
- Cerrado: Las condiciones del pedido (cantidad, plazo de entrega, etc.) son conocidas y fijas. Es el que realiza el cliente para un producto concreto del que se conoce su demanda.
- Abierto: El cliente acuerda con el proveedor suministrar materiales o servicios según unas condiciones acordadas, pero sin determinar aún las cantidades o plazos exactos, dentro de un periodo concreto.
Características de los Pedidos Online:
- Registro a través de la web.
- Gestión de los pedidos en tiempo real.
- Proporcionar al cliente un seguimiento del pedido online.
El Registro de Pedidos Emitidos es un documento interno en el que se registran los pedidos que emite una empresa para sus proveedores.
El Albarán
El Albarán es un documento que emite la empresa proveedora junto con la mercancía entregada. Este documento, debidamente firmado por el cliente, le sirve al proveedor como justificante de haber entregado la mercancía. De acuerdo a esto, se elaborará posteriormente la factura.
La emisión y entrega del albarán no es obligatoria.
Tipos de Albarán:
- Sin valorar: Solo se muestra la cantidad de mercancía y su descripción. No se indica ni el precio unitario de los productos ni el importe total.
- Valorado: Incluye cantidad y descripción, el precio unitario, importe total, descuentos, gastos e incluso el impuesto si el empresario lo cree conveniente.
Trazabilidad de la Documentación en Operaciones de Compraventa
La Trazabilidad de la Documentación en operaciones de compraventa se refiere a la posibilidad de conocer en cada momento el origen y destino de una operación a través de su documentación asociada.
Documento y Departamento Implicado:
- Requisición de compras: Emitida por el Departamento técnico (o cualquier otro que necesite productos o materiales) de la empresa cliente. Genera una solicitud de información a posibles proveedores.
- Carta de solicitud de información: Emitida por el Departamento de compras de la empresa cliente. Genera la solicitud de presupuesto u oferta, a menudo a través de correo electrónico.
- Presupuesto: Emitido por el Departamento de ventas de la empresa proveedora. Si se aprueba, genera el pedido, a través de una nota de pedido, que puede formalizarse por correo electrónico, conversación telefónica, etc.
- Nota de pedido: Emitida por el Departamento de Compras de la Empresa Cliente (DCEC). Si no se ha firmado previamente un contrato de compraventa mercantil, el pedido sienta las bases del contrato. Este a su vez genera el albarán.
- Hoja de solicitud interna: Se trata de un documento interno para solicitar mercancía de una sección de la empresa a otra.
- Albarán: Emitido por el Departamento de Ventas de la Empresa Proveedora (DVEP). Es el justificante de la entrega y genera la factura.
- Carta de porte: Emitida por la Agencia de transporte. Puede ser contratada por el proveedor o el cliente. Es el documento que autoriza el transporte de la mercancía.
- Factura ordinaria: Emitida por el DVEP. Si no hay devoluciones ni errores en este documento, supone el final de la cadena de trazabilidad en cuanto a documentación de compraventa.
- Factura rectificativa: Emitida por el DVEP. Se emite en caso de devolución o errores en la factura ordinaria.