El Documento Archivístico
1. El Concepto de Documento Archivístico
Puntualizaciones Preliminares
- Existen múltiples enfoques y definiciones, dependiendo de la óptica de la especialización.
- Etimológicamente: Del latín Documentum-Docere (todo aquello que sirve para instruir, enseñar, con independencia del soporte). Cabe destacar el artículo de José López Yepes, donde analiza las diversas definiciones de documento.
Algunas Definiciones Relevantes
A. Desde un Sentido Genérico
Un documento sería la fijación de información a un soporte; todo aquello que informa y se encuentra en algún soporte. Es decir, todo registro de información, independientemente de su soporte físico. Ejemplos incluyen un libro, un informe, una partitura, un hueso, etc.
B. Según la Ley de Patrimonio Histórico 16/1985
Según el Artículo 49.1: «Documento es toda expresión en lenguaje natural o convencional y cualquier otra expresión gráfica, sonora o en imagen, recogida en cualquier tipo de soporte, incluso en soportes informáticos.»
C. Según el Diccionario de la CIA (Central Intelligence Agency)
Documento es aquello que contiene información de cualquier fecha, forma y soporte, producido o recibido por cualquier persona física o jurídica, y por instituciones públicas y privadas en el ejercicio de su actividad.
2. Nuestra Definición de Documento Archivístico
Entendemos por documento archivístico: «la expresión, independientemente de su fecha, forma o soporte material, producido, recibido o acumulado naturalmente por cualquier persona —física o jurídica, pública o privada— en el ejercicio de sus funciones, actividades y procedimientos, de carácter obligatoriamente íntegro, auténtico, genuino y seriado, perteneciente a un conjunto orgánico y reunido, organizado y conservado como garantía de derecho y como fuente de información.»
De forma más breve: expresión generada naturalmente, de carácter íntegro, genuino y seriado, conservado como garantía jurídica y fuente de información.
3. Características Esenciales del Documento Archivístico
3.1. El Contexto como Elemento Determinante
- El contexto explica y determina el documento en sí, dado que las circunstancias y especificaciones de su entorno explican su origen y formalización.
- Dicho en otros términos, el documento archivístico, justamente por su carácter genuino, es fruto únicamente de las peculiaridades naturales del contexto.
- De ahí que sea imprescindible la normalización desde el origen.
3.2. La Unidad del Documento Archivístico
El documento archivístico debe ser único y original, condición esta que no comparte con el libro y que viene definida por la intersección de tres aspectos fundamentales:
- Integridad: El documento debe estar completo. Es decir, no puede carecer de ninguno de sus atributos, ya sean internos o externos.
- Autenticidad: El documento debe aportar, en palabras de Fuster, constancia fehaciente de la autoría del hecho, lo que no implica necesariamente la veracidad de los contenidos.
- Genuinidad: El documento debe ser objetivo, sin componentes subjetivos, consideraciones u opiniones. Debe ser realizado en la gestión natural de las funciones y actividades de la institución que le corresponde.
3.3. Carácter Seriado
Fruto de la naturaleza orgánica del archivo surge el carácter seriado de sus documentos, esto es, la relación intrínseca entre ellos, devenida especialmente de las actividades cumplimentadas por las instituciones productoras y desarrolladas a lo largo del tiempo. Es lo que se ha venido denominando como la interdependencia del documento archivístico, es decir, su sometimiento a la secuencia seriada.
3.4. Valor Testimonial y Científico-Informativo
El documento archivístico, además de ofrecernos información del procedimiento administrativo seguido, otorga valor testimonial e informativo del hecho que refiere. Como consecuencia de ello, el documento archivístico es fidedigno y fehaciente, lo que equivale a una garantía y aval verdadero.
4. Caracteres del Documento Archivístico
4.1. Caracteres Extrínsecos
Se refieren a la forma material del documento y a su estructura; aquello que no es interno y no pertenece al contenido.
Detalle de los Caracteres Extrínsecos
A. Clase
Medio por el que se transmite el mensaje. Existen diversas clasificaciones:
- Documentos simples/compuestos
- Textuales/gráficos/imagen/audiovisuales/electrónicos
B. Tipo
- Disposición de los elementos de la información dentro del documento.
- Se les identifica por la relación que tienen con la actividad que los ha producido (ej. informe-informar; recibo-recibir).
- Existe una gran variedad de tipos.
C. Formato
- Es la configuración física del documento.
- Depende del soporte.
- Ejemplo: legajos (documentos sueltos), volumen, etc.
D. Forma
- En Diplomática es la tradición documental.
- Es la forma en que el documento llega a nosotros.
- Existen diferentes formas:
- Minuta: Documento preparatorio al original, suelen ser breves y no van firmados. Se conserva en los archivos de oficina, no tiene valor jurídico, pero sí administrativo. Son muy útiles para la posterior elaboración del original.
- Originales: Documentos hechos por voluntad de su autor y conservados en la forma en la que fueron emitidos. Para que sea original, debe cumplir al menos dos condiciones: su carácter de primigenio y su condición de perfección (acabado). Implican autenticidad diplomática, ya que el hecho está validado por el autor que lo intitula.
- a) Autógrafos: Escritos de puño y letra, realizados por el propio autor.
- b) Heterógrafos: Escritos por una segunda persona, pero validados por el autor (ej. decretos reales).
- c) Múltiples: Cuando un mismo hecho implica a varias personas o instituciones (ej. circulares, actas, etc.).
- Copias: Presentan un documento tal y como resulta a partir de otro documento anterior, con la finalidad de reproducir los originales. No todas las copias deben guardarse, dependiendo del tipo de copia se podrán o no conservar.
- a) Autógrafas: Realizadas por el propio autor del documento.
- b) Certificadas: Realizadas por la propia institución productora del documento o por una autoridad superior. Estas copias tienen fe pública.
- c) Figuradas: No solo se copia el texto, sino también todos los elementos externos del documento.
- d) Simples: Copias de documentos no certificadas, por lo tanto, no garantizan jurídicamente al documento original.
- e) Diplomáticas: Se dividen en dos tipos: los registros y los cartularios.
- Los registros: Son asientos donde se recoge de forma abreviada el contenido de los documentos que expide una institución. Se corresponderían con un registro de salida.
- Los cartularios: Asientos donde se recoge de forma abreviada el contenido del documento que llega a una institución; serían como un registro de entrada.
- Categorías Intermediarias: Un documento intermediario entre un documento original y una copia, que tiene el carácter de copia y a la vez de original (ej. resoluciones confirmadas).
E. Cantidad
- Es el volumen o cantidad física.
- Determina la política a seguir en los archivos.
- Vinculado al expurgo, la descripción, etc.
4.2. Caracteres Intrínsecos
Se refieren al contenido del documento.
Detalle de los Caracteres Intrínsecos
- La entidad productora (institución o persona que produce el documento).
- El destinatario (institución o persona a la que se dirige el documento).
- Origen funcional (la razón o motivo por el que se produce ese documento).
- Lugar y fecha (data crónica, data tópica, data completa).
- Asunto o contenido:
- Intensivo: Aquel documento que tiene muchos datos sobre una misma cosa (ej. informe policial).
- Extensivo: Contiene muy pocos datos de un gran número de personas (ej. censo electoral).
- Diversificado: Contiene variedad de datos sobre variedad de temas o personas (ej. correspondencia).