Objetivos Operacionales o Específicos
Se establecen en niveles o secciones más específicas de la empresa, se refieren a actividades más detalladas e invariablemente son a corto plazo. Se determinan en función de los objetivos departamentales y, obviamente, de los generales.
Los objetivos operacionales pueden ser:
- Seccionales: Cuando se refieren a una sección o grupo. Ejemplo: Vender medio millón de pesos semanales del producto X por medio del grupo de ventas de la zona centro.
- Individuales: Son metas personales. Ejemplo: Cada vendedor adscrito a la sección Y venderá diariamente cien cajas de las válvulas «JGM».
Políticas
Las políticas son guías para orientar la acción; son lineamientos generales a observar en la toma de decisiones sobre algún problema que se repite una y otra vez dentro de una organización.
En este sentido, las políticas son criterios generales de ejecución que auxilian al logro de los objetivos y facilitan la implementación de las estrategias.
Clasificación de las políticas
- Estratégicas o generales: Se formulan a nivel de alta gerencia y su función es establecer y emitir lineamientos que guíen a la empresa como una unidad integrada. Ejemplo: «Los empleados que laboran en la empresa tendrán la posibilidad de ascender de puesto, de acuerdo con su eficiencia y antigüedad».
- Tácticas o departamentales: Son lineamientos específicos que se refieren a cada departamento. Ejemplo: «El departamento de producción determinará los turnos de trabajo conforme a sus necesidades, siguiendo las disposiciones legales».
- Operativas o específicas: Se aplican principalmente en las decisiones que tienen que ejecutarse en cada una de las unidades de las que consta un departamento. Ejemplo: «Sección de tornos; de ocurrir una falla en el equipo, es conveniente reportarla inmediatamente al supervisor en turno o, en su caso, al departamento de mantenimiento».
Las políticas, sin importar su nivel, deben estar interrelacionadas y contribuir a lograr las aspiraciones de la empresa; asimismo, su redacción debe ser clara, accesible y de contenido realista, de tal forma que su interpretación sea uniforme.
Origen de las políticas
En cuanto a su origen, las políticas pueden ser:
- Externas: Cuando se originan por factores externos a la empresa, como la competencia, el gobierno, los sindicatos, los proveedores, los clientes, etc.
- Consultadas: Normalmente, dentro de una empresa existen actos esporádicos que dan lugar a que el personal tenga que recurrir a su jefe inmediato para poder solucionar algún problema, originándose así estas políticas.
- Formuladas: Son emitidas por diversos niveles superiores con el propósito de guiar la correcta acción y decisión del personal en sus actividades.
- Implícitas: En las actividades diarias de una empresa, el personal se enfrenta a situaciones de decisión en donde no existe una política previamente establecida, lo que origina ciertos lineamientos que, sin estar escritos, se aceptan por costumbre en la organización. Ejemplo: «Una empresa no ha determinado cuál será el límite de entrada de su personal, y a este se le acepta hasta con 15 minutos de retraso».
Programas
Son un esquema en donde se establece la secuencia de actividades específicas que habrán de realizarse para alcanzar los objetivos, el tiempo requerido para efectuar cada una de sus partes y todos aquellos eventos involucrados en su consecución.
Clasificación de los programas
- Tácticos: Son aquellos que se establecen únicamente para un área de actividad; su función consiste en establecer el programa, así como coordinar y supervisar que se realice de acuerdo con lo establecido.
- Operativos: Son aquellos que se establecen en cada una de las unidades o secciones de las que consta un área de actividad, siendo más específicos que el táctico.
Presupuestos
Los presupuestos son programas en los que se les asignan cifras a las actividades; implican una estimación de capital, de los costos, de los ingresos y de las unidades o productos requeridos para lograr los objetivos.
Los presupuestos son un elemento indispensable al planear, ya que a través de ellos se proyectan, en forma cuantificada, los elementos que necesita la empresa para cumplir con sus objetivos. Sus principales finalidades consisten en determinar la mejor forma de utilización y asignación de los recursos, a la vez que controlar las actividades de la organización en términos financieros.
Clasificación de los presupuestos
En relación con el nivel jerárquico:
- Estratégicos o corporativos: Cuando se establecen en el más alto nivel jerárquico de la empresa y determinan la asignación de recursos de toda la organización. Ejemplo: El presupuesto de resultados.
- Tácticos o departamentales: Aquellos que son formulados para cada una de las áreas de actividad de la empresa. Ejemplo: Presupuesto de ventas.
- Operativos: Se calculan para secciones de los departamentos. Ejemplo: Presupuesto de la sección de mantenimiento.
Por la forma en que se calculan:
- Fijos o rígidos: Cuando se estiman las diferentes operaciones con base en metas definidas de operación.
- Flexibles: En estos se hacen cálculos a distintos niveles de operación, lo que permite conocer los resultados en diversas situaciones sin necesidad de hacer cálculos sobre la marcha.
- Por programas: Se calculan con base en programas de cada una de las áreas de la empresa, para que la distribución de los recursos se dirija a las actividades que reditúen mayores beneficios.
Por su utilización:
- Presupuestos de operación: Abarcan presupuestos de ventas, compras, producción, mano de obra, gastos diversos, etc.
- Presupuestos de capital: Comprenden las inversiones capitalizables que realiza la empresa y activos fijos tales como maquinaria, equipo, edificios, construcciones, mobiliario, etc.
- Presupuesto financiero: En él se contemplan el balance, estado de resultados, flujo de caja, etc.
Procedimientos
Los procedimientos permiten establecer la secuencia para efectuar las actividades rutinarias y específicas; se establecen de acuerdo con la situación de cada empresa, su estructura organizacional, clase de producto, turnos de trabajo, disponibilidad de equipo y material, incentivos, etc.
Establecen el orden cronológico y la secuencia de actividades que deben seguirse en la realización de un trabajo repetitivo. No indican la manera de realizarse, pues de eso se encargan los métodos, los cuales van implícitos en el procedimiento. Ambos están íntimamente relacionados: los primeros determinan el orden cronológico y los segundos indican cómo efectuar dichas actividades; por lo tanto, los métodos son parte de los procedimientos.
Ejemplo: Procedimiento para la fabricación de un soporte de motor
- Corte de lámina.
- Doblez de lámina.
- Embutido de tornillos.
- Fosfatizado de estas piezas.
- Preparación de gomas.
- Rebabeo.
- Ensamble.
- Pintura y acabado.
- Almacenamiento.
Los métodos indicarían la forma de realizar el corte y el doblez de la lámina, la manera de llevar a cabo el fosfatizado, el modo de realizar el ensamble, etc.
Investigación
Es un proceso que, mediante la aplicación del método científico, procura obtener información relevante y fidedigna con el fin de aplicar, describir y predecir la conducta de los fenómenos.
La investigación es trascendental en la planeación, ya que proporciona información a las etapas de la misma para que se lleven a cabo racionalmente. El considerarla en esta etapa del proceso administrativo no excluye su existencia en las demás, aunque se utiliza más al planear por ser una actividad netamente intelectual.
Etapas de la investigación
- Definición del problema: En esta fase se determina y analiza el problema que se desea resolver. La falta de una definición exacta implica esfuerzos inútiles y pérdidas innecesarias.
- Obtención de información: Consiste en recopilar el mayor número posible de datos a fin de visualizar el problema y proponer su posible solución. Se realiza a través de las siguientes técnicas:
- Observación: No se limita a hechos; puede ser documental (análisis de registros, informes, estadísticas), de laboratorio o de conductas.
- Experimentación: Reproducción de un hecho o fenómeno para observar sus características y modificarlas a voluntad.
- Encuesta: Recopilación de datos a través de cuestionarios y entrevistas.
- Muestreo: Aplicación de técnicas probabilísticas a una parte de la población para determinar resultados representativos.
- Determinación de hipótesis: Es la proposición o respuesta tentativa que se establece como solución, la cual debe ser sometida a prueba.
- Comprobación o desaprobación de la hipótesis: Consiste en someter a prueba la hipótesis mediante las técnicas enunciadas para comprobar su validez o rechazarla.
- Presentación del informe: Una vez comprobada la hipótesis, se elabora un informe de resultados para contar con bases sólidas en la toma de decisiones.